Organiser une fête costumée, étape par étape

Pour organiser une fête costumée, commencez par fixer la date, réserver la salle et estimer le nombre d’invités. Les invitations doivent préciser le thème, l’heure, la date limite de réponse et les besoins alimentaires. Ensuite, construisez le programme, prévoyez les jeux et commandez le catering avant de passer aux achats. Le jour même, gardez l’installation, le buffet et les tests techniques pour les dernières heures afin que les boissons restent fraîches et que l’accueil soit prêt.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date de la fête
3
Établir la liste des invités
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Établir le programme
2 personnes
8
Composer la playlist
9
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
10
Acheter des décorations
11
Commander le catering
12
Préparer les cadeaux de remerciement
2 personnes
13
Vérifier les stocks
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Installer la table du buffet
2 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Aménager le mur photo
2 personnes
22
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
23
Installer les coins de jeu
2 personnes
24
Préparer la table d’accueil

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Encadrer le concours de déguisements
2 personnes
27
Animer le moment photo
2 personnes
28
Animer les jeux
3 personnes
29
Mettre le buffet en place
3 personnes
30
Servir à manger et à boire
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
33
Animer l’activité danse
2 personnes
34
Remettre les prix
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Ranger le mobilier
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Conserver les restes de nourriture
42
Rassembler les objets trouvés
43
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 30
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeur de téléphoneqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décoration de table sans confettisqté 6
Fond de mur photo
Accessoires photoqté 20
Cintresqté 60
Badges nominatifsqté 60
Trophéesqté 6
Sacs-cadeauxqté 55

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Cerceauxqté 6
Balles souplesqté 8
Cônesqté 20
Corde de tir à la corde
Cartes pause musiqueqté 30

Nettoyage

Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Réservez la salle avant d’acheter la décoration. Vérifiez notamment l’espace nécessaire pour les portants à vêtements, le mur photo, les tables de buffet et les coins de jeu.
Préparez le programme au moins 7 jours à l’avance et limitez les animations à 2 ou 3 temps forts. Testez la playlist, l’enceinte Bluetooth, le microphone et l’éclairage avant l’arrivée des invités.
Pour le buffet, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant et gardez une glacière de réserve.
Commencez l’installation 3 à 4 heures avant le début : tables, chaises, décoration, buffet, table d’accueil et jeux. Gardez les desserts et les en-cas couverts jusqu’au dernier moment, et placez les poubelles à plusieurs endroits visibles.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une fête costumée ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et envoyez les invitations au plus tard 4 à 6 semaines avant, puis finalisez le catering et le programme pendant les 2 dernières semaines.
Quand envoyer les invitations pour une fête costumée ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête, surtout si les invités doivent préparer un costume. Demandez une réponse au plus tard 10 jours avant afin de confirmer les quantités de nourriture, de boissons et de vaisselle.
Que prévoir pour le buffet d’une fête costumée ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez des assiettes, assiettes à dessert, verres, couverts, louches, saladiers et plateaux en fonction du nombre confirmé d’invités.
Quand installer la décoration et tester la musique ?: Installez les tables, les chaises et la décoration 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Testez la musique, le microphone, les rallonges et l’éclairage au moins 2 heures avant, puis gardez ce matériel accessible pour un réglage rapide.

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