Organiser une exposition d’aquarium étape par étape

Une exposition d’aquarium se prépare d’abord autour des animaux, puis autour du parcours des visiteurs. Commencez par les inscriptions et la confirmation des exposants afin de connaître le nombre de bacs, d’animaux et d’installations nécessaires. Planifiez ensuite le transport, la qualité de l’eau et l’alimentation électrique avant de construire les stands. Le jour précédent, installez les aquariums et testez chaque filtre, pompe, chauffage et éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir les inscriptions
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste des participants
6
Confirmer les exposants
7
Inventorier les animaux d’aquarium
2 personnes
8
Planifier le transport des animaux
2 personnes
9
Répartir les installations d’aquarium
2 personnes
10
Imprimer le plan
11
Concevoir des panneaux d’information
2 personnes
12
Élaborer le programme
13
Confirmer les fournisseurs
14
Vérifier la liste des courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler les fournitures pour aquarium
2 personnes
17
Contrôler les aquariums
2 personnes
18
Nettoyer les aquariums
3 personnes
19
Préparer l’eau
2 personnes
20
Installer les tables et les stands
4 personnes
21
Installer les aquariums
4 personnes
22
Brancher les filtres et les pompes
3 personnes
23
Brancher l’éclairage
2 personnes
24
Installer la décoration
3 personnes
25
Placer les panneaux d’information
2 personnes
26
Acclimater les animaux
3 personnes
27
Tester les paramètres de l’eau
2 personnes
28
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
29
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Installer le point café
2 personnes
32
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
33
Vérifier le parcours
2 personnes
34
Briefing des accompagnateurs du public
4 personnes

Événement

35
Ouvrir les portes
3 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Vérifier l’entrée et les billets
2 personnes
38
Accompagner les visites guidées
3 personnes
39
Assurer les démonstrations d’aquarium
2 personnes
40
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Vérifier l’eau et les animaux
2 personnes
45
Sécher immédiatement les sols mouillés
2 personnes
46
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
47
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

48
Remettre les animaux en sécurité
3 personnes
49
Éteindre le matériel d'aquarium
2 personnes
50
Ranger le service traiteur
3 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
53
Vider les aquariums
3 personnes
54
Nettoyer les aquariums
3 personnes
55
Nettoyer le lieu
4 personnes
56
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
57
Inventorier le matériel
2 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
59
Stocker les restes
60
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Bureau d’accueil
Tables hautesqté 4

Aquarium

Aquariumsqté 12
Supports pour aquariumsqté 12
Filtres d'aquariumqté 12
Pompes à airqté 8
Tuyaux d’airqté 30
Pierres à airqté 16
Chauffages d'aquariumqté 8
Éclairage de l’aquariumqté 12
Gravier d’aquariumqté 60
Plantes d'aquariumqté 45
Décoration d’aquariumqté 20
Filets de pêcheqté 8
Bacs de transportqté 12
Seaux d'eauqté 10
Tuyaux d’arrosageqté 6
Produit de traitement de l’eauqté 4
Kits de test de la qualité de l’eauqté 4
Poissons d’aquariumqté 80
Invertébrés d'aquariumqté 30

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Microphone à main
Haut-parleur

Décoration

Décors d’aquariumqté 12
Panneaux d'informationqté 20
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 30
Nappesqté 12
Bacs à plantesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Pincesqté 4
Carafesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Raclettes de vitresqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant l’exposition. Vous pourrez ainsi établir la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires et répartir les aquariums sans improviser.
Prévoyez le transport des poissons et des invertébrés dans des bacs adaptés, avec seaux, tuyaux et épuisettes disponibles sur place. Gardez une marge d’au moins 30 minutes pour les manipulations et l’acclimatation.
Préparez l’eau avant l’installation des animaux et contrôlez sa qualité avec un kit de test. Faites un essai complet au moins 24 heures à l’avance pour repérer une fuite, une température instable ou un filtre insuffisant.
Installez les tables, supports et aquariums avant de poser les panneaux d’information. Laissez des passages d’au moins 1,20 mètre et fixez les câbles avec des passe-câbles afin d’éviter les chutes.
Testez chaque multiprise, rallonge, pompe, filtre et éclairage avant l’ouverture, puis gardez une personne responsable de la surveillance technique pendant les premières heures. Les câbles et prises sont souvent vérifiés trop tard, quand les visiteurs sont déjà présents.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’aquarium ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions, organiser le transport et préparer les supports d’information. Réservez les 48 dernières heures à l’installation et aux essais techniques.
Quand faut-il préparer l’eau des aquariums ?: Préparez l’eau au moins 24 heures avant l’arrivée des animaux lorsque la situation le permet. Testez ensuite la qualité de l’eau et vérifiez la température avant de les installer dans les bacs.
Comment transporter les poissons pour une exposition ?: Utilisez des bacs de transport adaptés et limitez le temps entre le départ et l’installation. Prévoyez au moins 30 minutes à l’arrivée pour acclimater les animaux et contrôler les conditions de chaque aquarium.
Quand installer les aquariums et les panneaux d’information ?: Installez les tables, supports, aquariums et équipements techniques la veille, puis placez les panneaux après avoir validé le parcours du public. Gardez au moins 2 heures le jour même pour une dernière vérification.

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