Organiser une course offshore de bateaux à moteur

Une course offshore se prépare d’abord à terre : définissez le format, obtenez les autorisations et sécurisez la zone avant d’inviter les équipages. Le parcours, les postes de secours et le paddock doivent être arrêtés assez tôt pour que les participants reçoivent des consignes claires. À l’approche du départ, concentrez-vous sur les inscriptions, les numéros, le carburant, l’impression des documents et la météo. Le jour J, une organisation radio et un plan de repli évitent les décisions improvisées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Réserver la zone d’eau
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Mettre en place le parcours
3 personnes
6
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Établir le plan du paddock
2 personnes
8
Inviter les participants
2 personnes
9
Publier les informations au public
2 personnes
10
Commander les panneaux sponsor
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Envoyer la lettre aux participants
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les réservations
16
Vérifier les prévisions météo
17
Préparer un plan météo de secours
2 personnes
18
Imprimer le règlement du concours
19
Imprimer les listes de départ
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le carburant et l'huile
2 personnes
22
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Délimiter le paddock
4 personnes
26
Délimiter la zone du public
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Aménager la tour de contrôle
3 personnes
31
Tester les radios VHF
3 personnes
32
Tester la communication de secours
2 personnes
33
Installer des bouées sur le parcours
4 personnes
34
Marquer la ligne de départ
3 personnes
35
Marquer la ligne d’arrivée
3 personnes
36
Vérifier les bateaux de secours
3 personnes
37
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
38
Placer les extincteurs
2 personnes
39
Préparer le service traiteur
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

42
Ouvrir l’inscription
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
45
Effectuer les contrôles techniques
4 personnes
46
Faire le briefing des skippers
3 personnes
47
Informer le public
2 personnes
48
Accompagner les bateaux jusqu’au départ
4 personnes
49
Exécuter la procédure de départ
4 personnes
50
Suivre la course en direct
6 personnes
51
Enregistrement des horaires
3 personnes
52
Surveiller la zone de sécurité
6 personnes
53
Fixer l'ordre d'arrivée
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les résultats
3 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
4 personnes
60
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
61
Servir le catering du soir
4 personnes
62
Effectuer le dernier tour du public
2 personnes
63
Fermer le paddock
3 personnes

Suivi

64
Vérifier le parcours
4 personnes
65
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
3 personnes
67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Recharger le matériel
4 personnes
73
Faire le plein des bateaux de sauvetage
2 personnes
74
Nettoyer le matériel
3 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Publier les résultats
77
Remercier les participants
78
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Bancs de brasserieqté 12
Barrières de fouleqté 80
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 20

Équipement

Radiosqté 8
Radios de secoursqté 4
Mégaphoneqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 10
Stations de rechargeqté 4

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Bouées de réserveqté 4
Drapeaux de départqté 6
Fanions d’arrivéeqté 4
Cornes de signalisationqté 4
Numéros de départqté 40
Bouées de sauvetageqté 8
Cordes de sauvetageqté 8
Ancresqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Bateaux de secoursqté 4
Jerricanes d’essenceqté 8
Trousses de premiers secoursqté 6
Gilets de sauvetageqté 20
Casquesqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Extincteursqté 8
Câbles de remorquageqté 4
Aussièresqté 12
Balles de Fenderqté 16
Couvertures de survieqté 20
Sacs imperméablesqté 12
Jumellesqté 4
Mètres rubansqté 3
Rallonges à enrouleurqté 4

Décoration

Banderoles de sponsoringqté 20
Panneaux directionnelsqté 20
Flyers du programmeqté 500
Panneaux de dossardqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100
Pichets de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 10
Conteneurs à glaceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Brûleurs à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 3

Nettoyage

Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Pompes de gel hydroalcooliqueqté 8
Distributeurs de papierqté 4
Supports de sacs poubelleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et la réservation de la zone d’eau. Faites-le plusieurs semaines avant la course : sans validation administrative, le parcours et la date restent incertains.
Dessinez le parcours avec les bouées de compétition, les bouées de réserve, les ancres et les lignes d’ancrage. Prévoyez aussi les emplacements du départ, de l’arrivée et des bateaux de secours avant l’installation sur site.
Écrivez le plan de sécurité comme un document opérationnel : qui surveille chaque secteur, quel canal radio utiliser et comment déclencher une intervention. Testez les radios principales et les radios de secours avant l’arrivée des équipages.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez ensuite une lettre aux participants avec le règlement, le numéro de départ, les horaires et les informations alimentaires. Imprimez les listes de départ le jour précédent, puis gardez une version modifiable sur l’ordinateur portable.
Ne reportez pas la météo au matin de la course. Vérifiez les prévisions la veille et préparez un scénario précis de report ou de modification ; contrôlez également le carburant, l’huile, les batteries et les glacières avant l’acheminement du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course offshore de bateaux à moteur ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour les autorisations, la réservation de la zone d’eau, le parcours et les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 2 à 3 semaines avant la course, puis une confirmation finale 3 à 5 jours avant. Cette dernière doit rappeler le règlement, le numéro de départ, les horaires, l’accès au paddock et les éventuels besoins alimentaires.
Comment préparer la sécurité d’une course offshore ?: Établissez le plan de sécurité avant de tracer définitivement le parcours et affectez un responsable à chaque zone. Prévoyez au minimum des bateaux de secours, des bouées de sauvetage, des cordes de sauvetage et deux moyens radio par poste critique.
Que faire si la météo se dégrade le jour de la course ?: Définissez avant l’événement les seuils qui déclenchent un report, une modification du parcours ou un arrêt. Consultez les prévisions la veille, puis faites une dernière vérification au moins 2 heures avant le briefing des participants.

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