Organiser une course féminine, étape par étape

Une course féminine se prépare d’abord sur le papier, puis sur le parcours. Commence par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonne les autorisations, les bénévoles, les besoins alimentaires et le balisage. Les dernières heures servent surtout à vérifier la météo, préparer les dossards, remplir les glacières et installer chaque poste dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier le parcours
2 personnes
4
Demander l’autorisation nécessaire
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les bénévoles
2 personnes
8
Répartir les postes du parcours
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Préparer le matériel
3 personnes
19
Inspecter à nouveau le parcours
2 personnes

Événement

20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
23
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
24
Aménager le point d’eau
3 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les dossards
2 personnes
29
Accueillir les participants
4 personnes
30
Distribuer les kits de départ
3 personnes
31
Animer l'échauffement
2 personnes
32
Donner les consignes de départ
2 personnes
33
Donner le coup d’envoi
34
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
35
Distribuer de l'eau
3 personnes
36
Enregistrer les arrivants
3 personnes
37
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Distribuer les médailles souvenir
2 personnes
40
Animer la remise des prix
3 personnes
41
Remercier les participants
2 personnes

Suivi

42
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
43
Démonter le mobilier
4 personnes
44
Rassembler les déchets
4 personnes
45
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
4 personnes
47
Contrôler et stocker le matériel
2 personnes
48
Vider et faire sécher les glacières
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Gérer les objets trouvés
51
Publier les résultats
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tables pliantesqté 2

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 35
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 24
Numéros de départqté 130
Épingles de sûretéqté 300
Médailles souvenirqté 120
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Gilets réfléchissantsqté 16
Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12

Équipement

Enceinte sur batterie
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Mégaphonesqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 130
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant d’envoyer les invitations : vérifie les croisements, les points dangereux et le temps nécessaire pour installer les flèches, le ruban de balisage et les cônes.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et l’itinéraire sont confirmés. Demande les besoins alimentaires dans le formulaire afin de ne pas devoir rappeler chaque participante à la dernière minute.
Répartis les bénévoles par poste, pas seulement par créneau : prévois des personnes pour l’inscription, le point d’eau, l’orientation, l’arrivée et les premiers secours.
Prépare les dossards, bracelets et épingles par ordre de retrait. Garde une marge pour les inscriptions modifiées et installe le comptoir d’inscription avant l’arrivée des participantes.
Fais une seconde inspection du parcours le jour même. Vérifie notamment les flèches, les cônes, l’accès des secours, les glacières et les batteries de l’enceinte et du micro sans fil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course féminine ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une course avec inscriptions, bénévoles et autorisations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participantes, contrôler la météo et préparer le matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course féminine ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la course, une fois la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée confirmés. Envoie les informations pratiques finales 3 à 5 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course féminine ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 à chaque point de ravitaillement et plusieurs personnes pour l’orientation et l’arrivée. Pour un petit parcours, commence avec 6 à 10 bénévoles, puis augmente selon le nombre de participantes et les croisements.
Quand installer le départ et l’arrivée d’une course féminine ?: Installe les tables, tentes, panneaux et l’arche 2 à 3 heures avant le départ. Termine le balisage avant l’accueil des participantes, puis inspecte tout le parcours une dernière fois dans l’heure qui précède la course.

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