Organiser une course familiale : la méthode

Une course familiale se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un accueil fluide pour les participants. Commence par fixer la date, mesurer l’itinéraire et vérifier les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, le plan de circulation et les postes tenus par les bénévoles doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, les dossards, le balisage, les boissons et les trousses de premiers secours doivent être prêts avant l’arrivée des familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander une autorisation
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Vérifier le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Mesurer le parcours
2 personnes
7
Itinéraire jugé sûr
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Composer les dossards
3 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les postes du parcours
2 personnes
17
Confirmer les réservations
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Préparer les gilets
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager la table de catering
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Tracer l’itinéraire
4 personnes
34
Approvisionner les postes de ravitaillement
4 personnes
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Préparer les dossards
3 personnes
38
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

39
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
40
Distribuer les dossards
4 personnes
41
Accueillir les participants
3 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Donner le signal de départ
2 personnes
44
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
45
Surveiller les points de circulation
6 personnes
46
Distribuer de l'eau
4 personnes
47
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
48
Distribuer les médailles
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Accompagner les enfants pendant les jeux
4 personnes
53
Fournir la musique
54
Rassembler les objets perdus
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Fermer l’arrivée
2 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
59
Récupérer le matériel de circulation
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Rapporter le matériel
4 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Stocker les restes
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Informer les participants des résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 4
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 6
Glacièresqté 4
Caisses de rangementqté 10

Équipement

Enceintes sans filqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Téléphonesqté 4
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 30
Gobelets d'eauqté 500
Presse-papiersqté 8
Chronomètresqté 4
Sacs de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Arche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Mesure le parcours avant d’annoncer la distance. Vérifie chaque croisement, passage étroit et point où un bénévole devra orienter les coureurs.
Lance les inscriptions seulement après avoir confirmé le lieu et les autorisations nécessaires. Prévois une date limite située au moins 7 jours avant la course pour traiter les besoins alimentaires et préparer les dossards.
Répartis les bénévoles par poste et donne-leur un horaire précis. Pour un parcours avec plusieurs intersections, prévois une personne à chaque point de circulation et un responsable joignable par talkie-walkie.
Prépare le matériel par zone plutôt que dans une seule caisse : inscription, départ, parcours, arrivée et ravitaillement. Les flèches, cônes, rubans de balisage, gilets et chronomètres doivent être regroupés avant le montage.
Ne garde pas les boissons et les encas pour la dernière minute. Mets les boissons au frais la veille, puis installe les gobelets, les poubelles et les couvertures de survie avant le début des départs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course familiale ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, mesurer le parcours, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course familiale ?: Ouvre-les après validation du parcours, du lieu et des autorisations, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Ferme le formulaire au moins 7 jours avant pour imprimer les dossards et finaliser les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course familiale ?: Compte au minimum 1 bénévole à chaque point de circulation ou de changement de direction, plus 2 à 3 personnes à l’inscription et à l’arrivée. Ajoute un coordinateur joignable pendant toute la course.
Que préparer la veille d’une course familiale ?: Prépare les dossards triés, les listes de participants, les panneaux, les gilets et les caisses par zone. Mets aussi les boissons au frais et vérifie les prévisions météo, les batteries, les trousses de premiers secours et les réservations.

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