Comment organiser une course familiale sans rien oublier

Une course familiale se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions et la logistique du jour J. Prévoyez un responsable pour le départ, un autre pour l’arrivée et assez de bénévoles pour orienter les participants. Les détails souvent oubliés sont le balisage de rechange, les besoins alimentaires, les rallonges et le matériel de premiers secours. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’au montage de l’arche, des tentes et des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Vérifier le parcours
2 personnes
4
Gérer les autorisations et les déclarations
5
Vérifier les informations d'assurance
6
Rédiger les invitations
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Répartir les dossards
2 personnes
12
Briefer les bénévoles
2 personnes
13
Faire les réservations
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
3 personnes
16
Récupérer le matériel
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Préparer les flèches d’orientation
2 personnes
19
Vérifier le matériel de premiers secours
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
2 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Monter l’arche de départ
3 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Aménager la zone d'arrivée
3 personnes
28
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
29
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
30
Aménager le point boissons
3 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
32
Tester le son et le micro
2 personnes
33
Préparer la playlist
34
Préparer les dossards
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
2 personnes
36
Installer les poubelles
2 personnes
37
Vérifier les toilettes

Événement

38
Accueillir les bénévoles
2 personnes
39
Distribuer les dossards
4 personnes
40
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
41
Informer les participants
2 personnes
42
Animer l'échauffement
2 personnes
43
Donner le signal de départ
2 personnes
44
Tenir le poste de route
6 personnes
45
Occuper les points de circulation
4 personnes
46
Encourager les participants
3 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Enregistrer les arrivants
3 personnes
51
Gérer la remise des médailles
2 personnes
52
Animer le moment photo
2 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Fournir la musique
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Organiser la remise des prix
3 personnes
57
Préparer le barbecue
3 personnes
58
Servir le barbecue
4 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Dégager les tables
3 personnes
62
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

64
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
65
Récupérer le matériel de circulation
3 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger le service traiteur
3 personnes
69
Démonter les tentes
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Conserver les objets trouvés
76
Partager les photos des participants
77
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 12
Portant à vêtements
Pieds de parasolqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épingles de sûretéqté 250
Médailles de finisherqté 120
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 6
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Chronomètresqté 4
Prixqté 12
Cordes à sauterqté 8
Craie de couleurqté 12
Ballons de footballqté 4
Matériel de jeu

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Réchauds à gazqté 2
Barbecuesqté 3
Thermosqté 6
Batteries externesqté 4

Décoration

Arche de départ
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Bannières de parcoursqté 4
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 12
Mur photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 10
Petits bolsqté 16
Tasses à caféqté 80
Porte-serviettesqté 8
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Poêlesqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le trajet et les lieux de départ et d’arrivée. Vérifiez le parcours à pied avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez des flèches, des cônes et du ruban de balisage en réserve.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et mettez la liste à jour chaque semaine. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la course afin d’adapter les en-cas et le buffet.
Attribuez les dossards avant le jour J et préparez-les par ordre alphabétique ou par numéro. Ajoutez des épingles de sûreté : il en faut au minimum 2 par participant, avec 10 % de réserve.
Briefez les bénévoles 30 à 45 minutes avant le départ. Donnez à chacun un emplacement précis, une heure de présence et un moyen de communication, surtout pour les points où le parcours change de direction.
Installez d’abord les éléments indispensables au fonctionnement : tables d’inscription, balisage, premiers secours et sono. Montez ensuite les tentes, les tables du buffet et les chaises, puis refroidissez les boissons au moins 3 heures avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course familiale ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier le parcours, gérer les autorisations, envoyer les invitations, recruter les bénévoles et réserver le matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une course familiale ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le départ, 1 pour l’arrivée et 1 à chaque changement de direction important. Pour une petite course, prévoyez généralement 6 à 10 personnes afin d’assurer aussi le ravitaillement et le rangement.
Quand installer le balisage d’une course familiale ?: Installez-le le jour même, 1 à 2 heures avant le départ, après une dernière vérification du parcours. Préparez les flèches et le ruban la veille pour ne pas perdre de temps sur place.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une course familiale ?: Prévoyez environ 50 cl par participant pour la course, puis 25 à 50 cl supplémentaires pour l’accueil et l’arrivée selon la météo. Ajoutez une réserve d’au moins 10 % et mettez les boissons au frais 3 heures avant le début.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.