Organiser une course de plage, étape par étape

Une course de plage se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Fixez le parcours, obtenez les autorisations et réservez les zones de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, le balisage, les points d’eau et la circulation des participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, imprimer les listes et transmettre des consignes claires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
3 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les règles de la plage
2 personnes
4
Enregistrer les informations d'assurance
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Vérifier le parcours sur la plage
3 personnes
8
Publier les horaires de départ et d’arrivée
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Établir le plan de circulation et de sécurité
3 personnes
13
Déterminer les points d’eau
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Imprimer les listes de départ
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les dossards
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Refroidir l’eau et les boissons isotoniques
2 personnes

Événement

23
Accueillir les bénévoles
2 personnes
24
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
25
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
26
Installer la table d’inscription
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Mettre en place le parcours
6 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
31
Installer des points d'eau
4 personnes
32
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
33
Tenir la table d’inscription
4 personnes
34
Distribuer les dossards
4 personnes
35
Assurer l'accueil des bagages
3 personnes
36
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
37
Donner le signal de départ
2 personnes
38
Tenir les postes le long du parcours
8 personnes
39
Effectuer le chronométrage
3 personnes
40
Assurer les points d’eau
6 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Enregistrer les arrivants
3 personnes
43
Distribuer les médailles
2 personnes
44
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
45
Rendre les bagages
3 personnes
46
Vérifier les résultats
2 personnes
47
Remettre les prix
3 personnes
48
Informer les participants du départ
2 personnes
49
Vérifier l’itinéraire pour les retardataires
3 personnes

Suivi

50
Rassembler les déchets
5 personnes
51
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
52
Démonter les tentes, les tables et les chaises
5 personnes
53
Nettoyer le matériel
3 personnes
54
Nettoyer la plage et les environs
5 personnes
55
Emballer les restes
2 personnes
56
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
58
Publier les résultats
59
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 20
Stand pliantqté 2

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Chronomètreqté 4
Mégaphoneqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Médailles de finisherqté 180
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Panneaux de directionqté 24
Panneaux indicateursqté 16
Giletsqté 30
Prixqté 12
Numéros de bagagesqté 180
Bacs à bagagesqté 10
Contenants d'eau potableqté 8
Gobeletsqté 800
Glacièresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Gilets pour postes de circulationqté 12
Presse-papiersqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Housses de tables hautesqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier le parcours complet à pied à marée et à horaires comparables à ceux de la course. Repérez les passages étroits, les zones très fréquentées et les endroits où les panneaux ou le ruban de balisage devront être renforcés.
N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir confirmé les règles de la plage, les autorisations et l’assurance. Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire afin d’éviter des achats de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable identifiable et un gilet pour les zones de circulation. Prévoyez aussi une personne pour l’accueil, les dossards, les bagages et les points d’eau.
Annoncez les horaires de départ et d’arrivée plusieurs jours avant la course, puis envoyez un dernier message avec le parcours, les consignes de sécurité et les changements liés à la météo. Imprimez les listes de départ avant l’installation pour ne pas dépendre d’une connexion sur la plage.
Refroidissez l’eau et les boissons isotoniques suffisamment tôt et installez les contenants près des points prévus. Le matin même, montez l’arche, testez le chronomètre et le mégaphone, puis faites un briefing de sécurité avec tous les bénévoles avant l’accueil des coureurs.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de plage ?: Ouvrez-les après avoir confirmé le parcours, les autorisations et les assurances, idéalement au moins 3 à 4 semaines avant la course. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course sur la plage ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation ou de sécurité, plus 2 à 3 personnes pour l’accueil, les dossards et les bagages. Ajoutez une personne responsable des points d’eau et une autre pour coordonner l’ensemble.
Quand faut-il vérifier la météo avant une course de plage ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin de la course. Utilisez cette dernière mise à jour pour confirmer le parcours, les horaires et les consignes envoyées aux participants.
Combien de points d’eau faut-il installer sur une course de plage ?: Prévoyez un point d’eau au départ et à l’arrivée, puis au moins 1 point supplémentaire sur le parcours si la distance ou la chaleur le justifie. Placez-les à des endroits accessibles aux bénévoles et aux participants sans créer de croisement dangereux.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.