Organiser une course de Noël : le déroulé complet

Une course de Noël se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une fête pour les participants. Commencez par fixer la date, le parcours et la zone de départ avant de lancer les inscriptions. Les autorisations, le balisage et les bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu. Ensuite, traitez les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel, puis gardez la veille pour le tri et le contrôle. Le jour J, installez le départ, l’arrivée, le café, l’éclairage et le chronométrage dans cet ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le site et la zone de départ
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Demander des mesures de circulation
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
11
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Concevoir les dossards
14
Imprimer la carte d'itinéraire
15
Imprimer les dossards et les listes
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Vérifier le lot de médailles et de prix
2 personnes
18
Trier le matériel du parcours
2 personnes
19
Préparer les dossards par participant
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

21
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
22
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
3 personnes
25
Balisage du parcours
6 personnes
26
Installer les postes de secours
4 personnes
27
Installer la table d'inscription
3 personnes
28
Enregistrer les participants
4 personnes
29
Distribuer les dossards
3 personnes
30
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
31
Faire le briefing de départ
2 personnes
32
Donner le coup d’envoi
2 personnes
33
Tenir les postes de circulation
12 personnes
34
Assurer le chronométrage
3 personnes
35
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
6 personnes
36
Accueillir les finishers
3 personnes
37
Distribuer les médailles et les boissons chaudes
4 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Vérifier les résultats
2 personnes
41
Remettre les prix
3 personnes
42
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

43
Retirer les balises et les rubans du parcours
6 personnes
44
Rassembler le matériel
5 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Rassembler les déchets
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Remettre le mobilier en place
4 personnes
49
Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés
51
Stocker le matériel au sec et au complet
3 personnes
52
Inventorier les restes de nourriture
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
54
Publier les résultats et les photos
55
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de sport

Piquets de parcoursqté 80
Rubans de balisageqté 12
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 700
Rubans de médailleqté 320
Médailles de finisherqté 320
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Marqueurs thermiquesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Drapeaux de Noëlqté 12
Bannière de départ et d’arrivéeqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettes réutilisablesqté 350
Couvertsqté 350
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et les autorisations au moins 8 semaines avant la course. Prévoyez aussi les mesures de circulation et les agents nécessaires aux carrefours avant d’ouvrir les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le départ. Ce délai permet de préparer les dossards par participant, les listes, le pointage et les quantités de boissons et de restauration.
Comptez au minimum 1 bénévole par point de circulation et 1 responsable pour chaque zone clé : départ, arrivée, ravitaillement et résultats. Remettez-leur des gilets réfléchissants et des talkies-walkies avant le briefing.
Préparez le balisage en lots distincts la veille : piquets, rubans, lampes de poche et matériel de secours. Contrôlez le parcours une dernière fois le matin, car un ruban déplacé ou manquant peut désorienter les coureurs.
Installez la zone de départ et d’arrivée 2 à 3 heures avant le départ. Branchez les rallonges et multiprises avant de mettre en place les bouilloires, les glacières, l’éclairage et les tables d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de Noël ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour une course avec parcours extérieur, autorisations et mesures de circulation. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, l’impression des dossards et le contrôle du matériel.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de Noël ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la date prévue, une fois le parcours et le site de départ confirmés. Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la course pour pouvoir traiter les besoins alimentaires et préparer chaque dossard.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de Noël ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de circulation, puis ajoutez 2 personnes au départ, 2 à l’arrivée et 1 à 2 pour le ravitaillement. Pour une petite course de 50 à 100 participants, cela représente souvent 10 à 15 bénévoles.
Que faut-il installer le matin d’une course de Noël ?: Commencez 2 à 3 heures avant le départ par les tables, les chaises, le balisage proche, le pointage et les dossards. Terminez par les boissons au frais, l’espace café et thé, les médailles et l’éclairage, afin de garder une équipe disponible pour les imprévus.

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