Organiser une course de lévriers, étape par étape

Une course de lévriers se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date et le lieu, obtenir l’autorisation de course et rédiger les règles du concours et du bien-être animal. Ensuite, gérez les inscriptions, les groupes de départ, les rendez-vous vétérinaires et les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à vérifier la piste, le matériel, la météo et l’accueil des chiens et du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier l’autorisation de course
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Établir les règles de bien-être animal
2 personnes
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Former les groupes de départ
2 personnes
10
Publier le programme de départ
11
Envoyer la confirmation aux participants
12
Réserver le matériel de compétition
13
Réserver les tentes et les tables
14
Confirmer les rendez-vous vétérinaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer l’inscription à la course
2 personnes
17
Imprimer les dossards
18
Créer les panneaux et les cartes d’itinéraire
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Inspecter la piste de course
2 personnes
21
Retirer les obstacles du terrain
3 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

25
Tracer le circuit
4 personnes
26
Installer les starting-boxes
3 personnes
27
Marquer la ligne d’arrivée
2 personnes
28
Monter les tentes
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
3 personnes
30
Installer la table d'inscription
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Tester le chronométrage
2 personnes
35
Aménager l’espace vétérinaire
2 personnes
36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Vérifier les chiens
2 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Accueillir les spectateurs
3 personnes
40
Expliquer les règles du match
41
Donner le briefing d'ouverture
42
Amener les chiens au départ
4 personnes
43
Encadrer les courses
6 personnes
44
Enregistrement des horaires
2 personnes
45
Annoncer l’ordre de départ
46
Guider le public le long du parcours
3 personnes
47
Remplir l’eau des chiens
2 personnes
48
Vérifier la zone de repos
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Afficher les classements intermédiaires
53
Vérifier les gagnants
2 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Faire les annonces de clôture
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Vider la zone de repos pour chiens
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Démonter la piste de course
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le site
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Envoyer les résultats numériquement
65
Remercier les participants
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Archiver les données du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bancs pliantsqté 6
Tables pour cages à chiensqté 8
Comptoir d'inscription

Matériel de sport

Box de départqté 4
Marquages de pisteqté 24
Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 2
Rubans de départqté 4
Ruban d'arrivée
Chronomètresqté 6
Drapeaux de départqté 2
Gamelles pour chiensqté 12
Laisses pour chiensqté 20
Colliersqté 20
Muselières pour chiensqté 12
Serviettes pour chiensqté 30
Tapis rafraîchissants pour chiensqté 8
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 24

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caches de prisesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Affichage de chronométrage
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Numéros de départqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 40
Étiquettes nominativesqté 100
Prixqté 12
Rubans de médailleqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations au moins 8 semaines avant la course. Le règlement doit préciser les conditions de participation, le déroulement des départs et les règles de bien-être animal avant l’envoi des invitations.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour former les groupes de départ et publier un programme fiable. Prévoyez au minimum 7 jours entre la confirmation aux participants et le jour de la course.
Ne laissez pas les contrôles vétérinaires au dernier moment : confirmez les rendez-vous avant de répartir les chiens dans les groupes. Demandez aussi les besoins alimentaires lors de l’inscription afin de prévoir les achats et le stockage réfrigéré.
Inspectez la piste entre 48 et 72 heures avant l’événement, puis tracez le circuit après avoir retiré les obstacles. Vérifiez les barrières, les cônes, les marquages, le départ, l’arrivée et les zones réservées aux cages.
Attribuez chaque poste bénévole avec une heure d’arrivée précise. Le jour J, installez d’abord l’inscription, les dossards et la signalétique, puis testez les chronomètres, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de lévriers ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions, confirmer les rendez-vous vétérinaires et organiser les bénévoles.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une course de lévriers ?: Clôturez-les au moins 7 jours avant la course, et plus tôt si le nombre de participants est élevé. Il faut ensuite former les groupes, imprimer les dossards et envoyer le programme de départ.
Quand vérifier la piste avant la course ?: Faites une première inspection 48 à 72 heures avant l’événement, puis un dernier contrôle le matin même. Retirez les obstacles, installez les marquages et vérifiez que les barrières délimitent bien les zones de circulation.
Que faut-il prévoir pour le bien-être des chiens le jour de la course ?: Prévoyez des gamelles, de l’eau, des laisses, des colliers, des muselières si elles sont requises, ainsi que des serviettes et des tapis rafraîchissants. Organisez aussi les contrôles vétérinaires et placez des sacs à déjections à plusieurs points du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.