Organiser une course de la Saint-Sylvestre, étape par étape

Une course de la Saint-Sylvestre se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, les secours et le suivi du temps doivent être réglés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, structurez les inscriptions, les départs, les bénévoles et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Demander des mesures de circulation
6
Réserver le poste de premiers secours
7
Gérer le suivi du temps
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer les dossards
2 personnes
18
Vérifier les données médicales
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Trier les dossards
3 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
23
Informer les bénévoles
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Décharger le matériel
6 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les comptoirs d’inscription
4 personnes
30
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
31
Installer le système de chronométrage
2 personnes
32
Balisage du parcours
8 personnes
33
Installer des barrières de circulation
6 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
3 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les dossards
3 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes

Événement

41
Inscrire les bénévoles
2 personnes
42
Enregistrer les participants
5 personnes
43
Distribuer les dossards
4 personnes
44
Encadrer le vestiaire
2 personnes
45
Encadrer le sas de départ
4 personnes
46
Renvoyer les coureurs
3 personnes
47
Tenir le poste de route
10 personnes
48
Tenir le point d'eau
4 personnes
49
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
50
Remettre la médaille
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Surveiller la zone d’arrivée
3 personnes
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Animer le moment photo
2 personnes
58
Encadrer le passage à la nouvelle année
4 personnes
59
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
61
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
62
Démonter le mobilier
6 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
5 personnes
67
Charger le matériel
6 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Publier les résultats
70
Remercier les participants
2 personnes
71
Retourner le matériel
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médailles de course à piedqté 350
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 25
Ruban de balisageqté 10
Bouteilles de sportqté 12
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Lampes de pocheqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Prixqté 12

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Lampes de pocheqté 8
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettes réutilisablesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 150

Catering

Courses

Décoration

Décorations du Nouvel An
Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Rubans de balisageqté 6
Bannières de parcoursqté 10
Nappe pour table des prixqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords nécessaires, organiser les mesures de circulation et vérifier l’assurance.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini les horaires, les groupes de départ et les informations médicales à recueillir. Envoyez les consignes finales au moins 7 jours avant la course.
Faites une reconnaissance complète du parcours 1 à 2 semaines avant l’épreuve, puis contrôlez la météo 48 heures avant. Vérifiez notamment les points de balisage, l’éclairage et les zones où les coureurs peuvent se croiser.
Attribuez chaque bénévole à un poste précis et transmettez-lui son horaire, son emplacement et son numéro de contact au moins 3 jours avant. Prévoyez des gilets réfléchissants et des lampes pour les postes en extérieur ou dans l’obscurité.
Préparez les dossards, les épingles, les médailles et les listes d’inscription la veille. Installez les tables d’accueil, l’arche, la sonorisation et le système de chronométrage avant l’ouverture du site, avec des batteries externes en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de la Saint-Sylvestre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de traiter les autorisations, l’assurance, les mesures de circulation, les secours, les inscriptions et le recrutement des bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de la Saint-Sylvestre ?: Ouvrez-les dès que le parcours, les horaires et les conditions de participation sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Clôturez-les quelques jours avant l’épreuve pour répartir les départs et imprimer les dossards.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’inscription, puis les horaires, le lieu, le parcours et les consignes pratiques au plus tard 7 jours avant. Un rappel météo et sécurité peut partir 24 à 48 heures avant le départ.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de la Saint-Sylvestre ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez au minimum des personnes pour l’accueil, le départ-arrivée, le balisage, le suivi du temps et les points sensibles. Finalisez les affectations au moins 3 jours avant et gardez 1 ou 2 remplaçants disponibles.

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