Organiser une course de 20 kilomètres, étape par étape

Une course de 20 kilomètres se prépare d’abord sur papier, avant de réserver le départ ou d’ouvrir les inscriptions. Commencez par faire valider l’itinéraire et les mesures de circulation, puis fixez la capacité d’accueil, les postes d’eau et le dispositif de sécurité. Les dernières semaines servent à traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et commander les dossards. La veille, concentrez-vous sur le tri du matériel, les boissons au frais et le briefing de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Demander l’autorisation de parcours
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver des mesures de circulation
6
Réserver les toilettes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
13
Définir les points d'eau
2 personnes
14
Commander les dossards
15
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
16
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Préparer le briefing des bénévoles
19
Préparer le kit de démarrage
4 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Trier les dossards
3 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
25
Préparer les postes d’eau
3 personnes

Événement

26
Monter la zone de départ
6 personnes
27
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
28
Installer la table d'information
2 personnes
29
Installer les panneaux de signalisation
5 personnes
30
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
31
Installer des points d’eau
6 personnes
32
Tester le chronométrage
2 personnes
33
Préparer les dossards
3 personnes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes
35
Inscrire les participants
5 personnes
36
Distribuer les kits de départ
4 personnes
37
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
38
Aménager la zone de départ
3 personnes
39
Encadrer le coup de départ
4 personnes
40
Tenir le poste de route
10 personnes
41
Approvisionner les participants
8 personnes
42
Enregistrement des horaires
2 personnes
43
Accueillir les finisseurs
5 personnes
44
Distribuer les médailles
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
47
Fournir les premiers secours
2 personnes
48
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
49
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
50
Publier les résultats
2 personnes
51
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

52
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
53
Retirer les matériaux de signalisation
5 personnes
54
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
55
Rassembler les déchets
5 personnes
56
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Stocker le matériel au sec
3 personnes
60
Nettoyer le lieu de départ
4 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
62
Envoyer les résultats et les photos
63
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 24
Barrières de sécuritéqté 20
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Téléphones portablesqté 10
Batteries externesqté 6
Mégaphoneqté 2
Chronomètresqté 4
Horloges de départqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 700
Bracelets de dossardqté 650
Puces de chronométrageqté 650
Médailles souvenirqté 650
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 20
Gobeletsqté 2500
Bidons d'eauqté 20
Tables de dégustation pliantesqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
DAE

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Éclairage

Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation du parcours avant d’annoncer la date aux participants : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et réserver les mesures de circulation.
Dessinez les points d’eau sur la carte avant de commander les gobelets et les bidons. Pour 20 kilomètres, prévoyez un premier ravitaillement autour du 5e ou 6e kilomètre, puis un autre vers le 12e-15e kilomètre.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des participants, trier les dossards et préparer le chronométrage. Gardez une marge d’au moins 10 % pour les changements de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par poste et par horaire, pas seulement par zone. Chaque point d’eau doit connaître son responsable, son heure d’installation et la personne à appeler en cas de manque de matériel.
Faites un test complet du départ et de l’arrivée la veille : horloges, chronomètres, puces, mégaphone, téléphones et batteries externes. Vérifiez aussi les flèches, les bornes kilométriques, les cônes et les gilets réfléchissants sur le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 20 kilomètres ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les autorisations de parcours, les mesures de circulation, le lieu de départ et les toilettes doivent être réglés au moins 8 à 12 semaines avant la course.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 20 kilomètres ?: Ouvrez-les dès que l’itinéraire, la date et la capacité d’accueil sont confirmés, généralement 8 à 12 semaines avant le départ. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les participants et préparer les dossards.
Combien de postes de ravitaillement prévoir sur 20 kilomètres ?: Prévoyez au moins 2 postes d’eau, par exemple autour des kilomètres 5-6 et 12-15, puis un ravitaillement à l’arrivée. Ajustez l’emplacement selon la météo, le dénivelé et la durée prévue des coureurs.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 20 kilomètres ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais répartissez l’équipe entre le départ, l’arrivée, chaque poste d’eau, le chronométrage et la circulation. Finalisez les affectations au moins 7 jours avant et donnez à chacun un horaire et un téléphone de contact.

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