Organiser une course d’un jour sans rien laisser au hasard
Une course d’un jour se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et le parcours, puis les bénévoles, le matériel et la logistique du site. Les problèmes apparaissent souvent quand le tracé n’est pas vérifié sur place, quand les croisements restent sans responsable ou quand les dossards sont triés trop tard. Prévoyez aussi le montage des tentes, le balisage, les secours et les tests techniques avant l’arrivée des participants. Ce plan vous aide à passer de la préparation à l’ouverture sans improviser.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Établir la liste de départ
2 personnes
- 5
Vérifier le parcours et les intersections
3 personnes
- 6
Confirmer les réservations
- 7
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 8
Distribuer le plan de circulation
- 9
Imprimer les numéros d’urgence
- 10
Trier les dossards
2 personnes
- 11
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
- 12
Faire les courses
3 personnes
- 13
Remplir les glacières
2 personnes
- 14
Préparer les flèches de direction
2 personnes
- 15
Distribuer le déroulé
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Balisage des zones de départ et d’arrivée
6 personnes
- 18
Monter les tentes et les tables
6 personnes
- 19
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 20
Tester le son et le micro
2 personnes
- 21
Balisage du parcours
6 personnes
- 22
Sécuriser les croisements
10 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Installer le point de premiers secours et de matériel
2 personnes
- 25
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
- 26
Briefing des bénévoles
3 personnes
Événement
- 27
Effectuer l'enregistrement des coureurs
4 personnes
- 28
Distribuer les dossards
3 personnes
- 29
Vérifier les vélos et le matériel
3 personnes
- 30
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
- 31
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
- 32
Lancer la course
3 personnes
- 33
Enregistrer l’évolution de la course
3 personnes
- 34
Tenir les intersections
10 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
- 37
Enregistrer le passage à l’arrivée
4 personnes
- 38
Vérifier les résultats
3 personnes
- 39
Organiser la cérémonie sur scène
4 personnes
- 40
Raccompagner le public et les coureurs
3 personnes
Suivi
- 41
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
- 42
Démonter les barrières de circulation
6 personnes
- 43
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
- 44
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
- 45
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
- 46
Remettre le lieu propre
3 personnes
- 47
Inventorier le matériel
2 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 49
Envoyer les résultats et un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 40
- Barrières de circulationqté 30
- Poubellesqté 8
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 80
- Numéros de départqté 150
- Porte-dossardsqté 150
- Assiettes rondesqté 6
- Arche d'arrivée
- Scène
- Pompes à vélo de rechangeqté 3
- Démonte-pneusqté 6
- Chambres à airqté 12
- Outillage de base pour vélosqté 3
Équipement
- Horloges de chronométrageqté 3
- Chronomètresqté 4
- Ordinateurs portablesqté 2
- Imprimantesqté 2
- Talkies-walkiesqté 12
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Tasses à caféqté 100
Cuisine
- Glacièresqté 8
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pince de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Décoration
- Rubans de podiumqté 3
- Médaillesqté 12
- Trophées pour les gagnantsqté 6
- Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Nettoyage
- Balaisqté 4
- Pinces à déchetsqté 4
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires : fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant la course pour établir une liste de départ fiable et prévoir le service traiteur.
- Vérifiez le parcours à pied ou à vélo au moins 3 à 5 jours avant l’événement. Contrôlez chaque intersection et préparez les flèches, les barrières et les responsables des points sensibles.
- Répartissez les bénévoles avec des horaires précis, puis transmettez le plan de circulation et le déroulé au moins 24 heures avant. Un bénévole doit savoir où se placer et qui appeler sans chercher l’information le matin même.
- Préparez les dossards par ordre de départ et installez la table d’inscription avant l’ouverture du lieu. Gardez les numéros, les porte-dossards et les listes à portée de main pour éviter une file dès les premières minutes.
- Testez le son, le micro, les chronomètres et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public, idéalement 60 à 90 minutes à l’avance. Remplissez les glacières et installez le point de premiers secours avant le départ, pas pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une course d’un jour ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la course et fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et la liste de départ.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une course ?
- Comptez au moins 3 heures pour ouvrir le lieu, monter les tentes et les tables, brancher l’électricité, installer le départ et l’arrivée, puis baliser les zones. Ajoutez 60 à 90 minutes pour tester le son, les chronomètres et les communications.
- Quand faut-il vérifier le parcours et les intersections ?
- Faites une première vérification 3 à 5 jours avant, puis un contrôle final le matin de la course. Vérifiez notamment les changements de circulation, les barrières, les flèches et la présence des bénévoles à chaque croisement.
- Que faut-il préparer la veille d’une course d’un jour ?
- Triez les dossards, confirmez les réservations, imprimez les numéros d’urgence et distribuez le déroulé aux bénévoles la veille. Préparez également le matériel de balisage et les glacières pour limiter les tâches urgentes le matin.
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