Organiser une course d’obstacles, étape par étape

Une course d’obstacles se prépare d’abord sur le terrain, pas avec le matériel. Commencez par fixer la date, vérifier le parcours et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, choisissez les obstacles, répartissez les bénévoles et préparez l’accueil, le départ et l’arrivée. Les oublis les plus fréquents concernent l’assurance, la météo, les besoins alimentaires et la réinspection du parcours juste avant l’épreuve.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier le terrain et l’itinéraire
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Sélectionner les obstacles
2 personnes
6
Réserver les obstacles
7
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
8
Ouvrir l’enregistrement des participants
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux participants
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Faire les réservations
17
Vérifier les prévisions météo
18
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Trier les dossards
2 personnes
22
Tester la musique et le micro
2 personnes
23
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Dégager les obstacles
4 personnes
26
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
27
Mettre en place le parcours
6 personnes
28
Monter les obstacles
8 personnes
29
Vérifier la sécurité des obstacles
4 personnes
30
Installer les tables et les tentes
4 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
32
Indiquer le vestiaire
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
2 personnes
34
Préparer les dossards et les bracelets
2 personnes
35
Installer des points d'eau
3 personnes
36
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
37
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
3 personnes
40
Remplir la zone de départ
3 personnes
41
Donner les consignes de bienvenue
2 personnes
42
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
43
Gérer les obstacles
12 personnes
44
Aider les participants aux points d’eau
4 personnes
45
Balisage du parcours
4 personnes
46
Enregistrement des horaires
3 personnes
47
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
50
Enregistrer les arrivants
3 personnes
51
Gérer la remise des médailles
2 personnes
52
Tenir le stand photo
2 personnes
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Remettre les prix
3 personnes
55
Servir le repas des participants
5 personnes
56
Réapprovisionner les boissons pendant le repas
2 personnes
57
Fournir la musique
2 personnes
58
Allumer l’éclairage
2 personnes
59
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

60
Démonter les obstacles
8 personnes
61
Rassembler le matériel du parcours
5 personnes
62
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger les restes
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Remercier les participants
74
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Paravents de vestiaireqté 6
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Panneaux d'obstaclesqté 2
Tunnels de crawlqté 2
Bottes de pailleqté 20
Filets d’escaladeqté 2
Bacs à boueqté 2
Poutres en boisqté 12
Cordesqté 8
Bacs à eauqté 4
Tapis en caoutchoucqté 30
Épongesqté 100
Cônesqté 80
Rubansqté 300
Numéros de départqté 250
Gilets de sécuritéqté 30
Médailles de finisherqté 220
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Prixqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 8
Lampes de pocheqté 8
Téléphones portablesqté 6
Batteries externesqté 6
Caméraqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 6
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 12
Bacs de rangementqté 20
Louchesqté 10

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Aspirateurs à eauqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 2

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de directionqté 25
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux indicateursqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 40

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours avant de réserver les obstacles. Mesurez les passages, repérez les zones boueuses ou glissantes et prévoyez des tapis en caoutchouc aux endroits où les participants retombent.
Ne publiez pas le formulaire d’inscription avant d’avoir clarifié les horaires, le niveau de difficulté et les consignes de sécurité. Envoyez ces informations aux participants dès que leur inscription est traitée.
Prévoyez les bénévoles par zone plutôt qu’en un seul groupe. Affectez notamment des personnes au départ, à l’arrivée, aux obstacles difficiles et aux premiers secours, puis confirmez leur répartition quelques jours avant.
Contrôlez la météo deux fois : une première fois pour adapter l’organisation, puis à nouveau juste avant l’événement. Une dernière inspection du parcours permet de dégager les obstacles dangereux et de déplacer les éléments instables.
Préparez séparément le matériel de course et celui de l’accueil. Les dossards, chronomètres, gilets de sécurité, médailles, sonorisation, boissons et matériel de premiers secours doivent être vérifiés et regroupés avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier le terrain, les autorisations et l’assurance, de réserver les obstacles, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les après validation du parcours, des horaires et des principales mesures de sécurité, généralement 4 à 6 semaines avant la course. Vous pourrez ainsi répondre clairement aux questions sur les obstacles, l’équipement et l’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’obstacles ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone présentant un risque particulier, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et les premiers secours. Pour un parcours comportant 8 obstacles surveillés, prévoyez souvent 10 à 15 personnes selon la fréquentation.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Consultez les prévisions environ 72 heures avant, puis le matin même. Réinspectez aussi l’itinéraire le jour de la course afin de retirer les branches, flaques profondes ou obstacles déplacés.

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