Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour des inscriptions et de la sécurité. Commencez par réserver le lieu, obtenir l’autorisation de compétition et informer le gestionnaire des eaux. Ensuite, fixez les distances, le parcours, les horaires et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à vérifier les équipages, répartir les bénévoles, organiser le chronométrage et préparer l’accueil le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Informer le gestionnaire des eaux
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Établir le règlement du concours
2 personnes
6
Définir les distances de course
2 personnes
7
Réserver la zone de départ et d’arrivée
8
Réserver un canot de sauvetage
9
Réserver le chronométrage
10
Réserver le photographe
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier le formulaire d'inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Établir le tableau de départ
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Envoyer les informations sur la compétition
19
Planifier les bénévoles
2 personnes
20
Instruire les officiels
3 personnes
21
Briefer l’équipe de secours
3 personnes
22
Commander le catering
23
Commander les prix et médailles
24
Vérifier les prévisions météo
25
Imprimer la liste des participants
26
Imprimer les listes de départ
27
Faire les courses
2 personnes
28
Récupérer le matériel
3 personnes
29
Contrôler les bateaux
3 personnes
30
Vérifier les ceintures
2 personnes
31
Balisage du site
3 personnes
32
Monter les tentes
4 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
37
Installer le système de sonorisation
2 personnes
38
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
39
Mettre en place le balisage du parcours
4 personnes
40
Installer la ligne de départ
3 personnes
41
Installer la ligne d’arrivée
3 personnes
42
Tester le chronométrage
2 personnes
43
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
44
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Distribuer les dossards
2 personnes
47
Attribuer les bateaux
2 personnes
48
Faire le briefing des participants
2 personnes
49
Animer l'échauffement
2 personnes
50
Amener les bateaux au départ
4 personnes
51
Lancer la première course
3 personnes
52
Encadrer les courses
8 personnes
53
Enregistrement des horaires
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Animer la remise des prix
3 personnes
62
Animer l’après-soirée
3 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

64
Retirer le marquage du terrain
4 personnes
65
Rassembler le matériel
4 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Ramener le canot de sauvetage
2 personnes
72
Retourner le matériel loué
3 personnes
73
Nettoyer les bateaux et les rames
3 personnes
74
Publier les résultats
75
Envoyer les remerciements aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 20
Sangles de rechangeqté 4
Numéros de départqté 40
Bouées de couloirqté 40
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Rouleaux de cordeqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Chaussures d’eauqté 4
Pagaiesqté 4

Équipement

Canot de sauvetage
Haut-parleur extérieurqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Arche d'arrivée
Drapeaux de matchqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 80
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteurqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le canot de sauvetage et définissez le dispositif de secours avant de publier le formulaire d’inscription. Le plan de sécurité doit préciser les zones surveillées, les moyens de communication et la procédure en cas d’incident.
Fixez les distances, les couloirs et les zones de départ et d’arrivée au moins 4 semaines avant la course. Vous pourrez ainsi positionner les bouées, les drapeaux, les fanions et le balisage sans modifier le parcours au dernier moment.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour vérifier les noms, catégories et besoins alimentaires. Prévoyez ensuite le tableau de départ, les numéros et l’envoi des informations de compétition plusieurs jours avant l’épreuve.
Attribuez les rôles des bénévoles et briefez les officiels avant le jour J. Pour une course avec plusieurs points sur l’eau, distribuez des talkies-walkies et testez le haut-parleur, le microphone, les rallonges et les multiprises la veille.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le départ. Imprimez la liste des participants, le tableau de départ et les consignes de sécurité après la dernière vérification, afin d’éviter des feuilles périmées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course locale. Ce délai couvre la réservation du lieu, les autorisations, le plan de sécurité, les inscriptions et la coordination du secours sur l’eau.
Quand demander l’autorisation de compétition ?: Lancez la demande dès que le lieu et la date sont envisagés, idéalement 8 semaines avant la course. Vérifiez aussi les délais du gestionnaire des eaux, car son accord peut être nécessaire séparément.
Quand fermer les inscriptions à une course d’aviron ?: Fermez-les environ 7 à 10 jours avant l’épreuve. Il vous restera assez de temps pour contrôler les données, attribuer les numéros, établir le tableau de départ et envoyer les horaires aux participants.
Que faut-il prévoir pour la sécurité sur l’eau ?: Prévoyez au minimum un canot de sauvetage, des gilets de sauvetage, des bouées de sauvetage et des moyens de communication fiables. Briefer l’équipe de secours au moins 24 heures avant le départ et intégrer ses consignes au plan de sécurité.

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