Organiser une course caritative, étape par étape

Une course caritative se prépare d’abord comme un événement sportif, puis comme une collecte de fonds. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la sécurité et les signaleurs doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance, pas la veille. Ce plan vous aide à enchaîner les décisions, à suivre les participants et à préparer un départ fluide, des ravitaillements aux remerciements des sponsors.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu et le terrain
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Vérifier et mesurer l’itinéraire
3 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Communiquer les objectifs de collecte
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Désigner les signaleurs
2 personnes
15
Assurer la présence des secours
16
Concevoir les dossards
17
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
18
Préparer les flèches de direction
2 personnes
19
Préparer les remerciements aux sponsors
2 personnes
20
Tester la musique et le micro
2 personnes
21
Commander les prix et médailles
22
Établir la liste finale des participants
2 personnes
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
3 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

30
Inspecter le site
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
34
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
35
Installer des rubans de signalisation
3 personnes
36
Installer le système son
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la table de premiers secours
2 personnes
39
Installer le point d'eau
3 personnes
40
Installer la table traiteur
3 personnes
41
Mettre en place la table des prix
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
46
Accompagner les participants au départ
4 personnes
47
Assurer le mot de bienvenue
48
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
49
Don de solidarité de départ
3 personnes
50
Tenir le poste de route
8 personnes
51
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
52
Distribuer de l'eau à l'arrivée
3 personnes
53
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
56
Prendre des photos
2 personnes
57
Collecter les résultats
2 personnes
58
Remettre les prix
2 personnes
59
Prononcer les remerciements
60
Servir le catering du soir
4 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Ramasser les déchets autour du site
3 personnes

Suivi

63
Démonter la sono
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
67
Retirer les barrières
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Traiter les fonds de sponsoring
2 personnes
73
Remercier les participants
2 personnes
74
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
75
Partager les photos
76
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Tabouretsqté 6
Pinces de nappeqté 20

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 12
Plots de balisageqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Chronomètresqté 4
Compteurs de tableqté 6
Siffletsqté 12
Drapeauxqté 12
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 6
Prixqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 200
Bannières sponsorsqté 8
Bannières fléchéesqté 12
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Chemises à pinceqté 12
Stylosqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12
Blocs-notesqté 12
Téléphones portablesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et mesurez l’itinéraire avant de réserver le terrain. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, les déclarations et les ajustements de sécurité.
N’ouvrez les inscriptions qu’après avoir défini le parcours, les horaires et les besoins alimentaires à recueillir. Envoyez les informations finales aux participants au plus tard 7 jours avant la course.
Répartissez les bénévoles par postes précis : inscription, signaleurs, ravitaillement, arrivée et rangement. Désignez les signaleurs et transmettez-leur leur emplacement avant le jour J, avec un plan de sécurité commun.
Préparez le balisage et les dossards en fonction de la liste finale des participants. Comptez les numéros, les porte-dossards, les flèches et les plots au moins 3 jours avant l’événement pour éviter une impression ou un achat en urgence.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les batteries avant l’accueil du public. Vérifiez aussi la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, l’éclairage, les gobelets et la présence des secours si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et finaliser la sécurité.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course caritative ?: Ouvrez-les dès que la date, le parcours, les horaires et les règles de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant l’événement pour établir la liste finale et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de signalisation, plus une équipe pour les inscriptions, le ravitaillement, l’arrivée et le rangement. Faites le décompte à partir du parcours réel et ajoutez 2 à 3 personnes de réserve.
Quand vérifier la météo et envoyer les dernières informations ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant la course et envoyez les consignes finales au plus tard 7 jours avant. Renvoyez un message le jour précédent si l’horaire, le parcours ou l’équipement doit changer.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.