Organiser une course caritative sans rien laisser au hasard

Une course caritative se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les sponsors, les inscriptions et la sécurité. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir l’accord lié à l’itinéraire et confirmer les bénévoles. Le jour J, les postes de parcours, le balisage, les dossards et les points d’eau doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Ce guide vous aide à structurer la préparation et à repérer les oublis fréquents.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
6
Composer les packs de sponsoring
2 personnes
7
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Distribuer la promotion locale
3 personnes
11
Contacter les sponsors
3 personnes
12
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Mettre à jour la liste des participants
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
18
Attribuer les postes de parcours
2 personnes
19
Créer les dossards
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
21
Commander les prix et médailles
22
Composer la musique
23
Tester le son
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Composer les kits de démarrage
4 personnes
27
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
28
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
29
Préparer les vêtements et les gilets
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
33
Vérifier les prévisions météo
34
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes

Événement

35
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
36
Tracer l’itinéraire
6 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Monter les tentes de réception
4 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
41
Installer des points d'eau
3 personnes
42
Aménager le point de restauration
4 personnes
43
Approvisionner les postes de ravitaillement
4 personnes
44
Inscrire les bénévoles
2 personnes
45
Distribuer les dossards
4 personnes
46
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
47
Informer les participants
2 personnes
48
Don de solidarité de départ
3 personnes
49
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
50
Distribuer de l'eau
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Rassembler la vaisselle
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Enregistrer les dons
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Remercier les sponsors
2 personnes
58
Fournir la musique
59
Allumer l’éclairage
2 personnes
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
62
Ranger le site
6 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Collecter les dons de sponsoring
2 personnes
71
Transférer le produit
72
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Gilets de sécuritéqté 25
Flèches de directionqté 35
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisage pour la routeqté 6
Robinets d’eau potableqté 4
Glacièresqté 6
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 12
Siffletsqté 12
Cartes du parcoursqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Bannières sponsorsqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 6
Panneau de table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 200
Couverts réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Râteliers de refroidissementqté 4
Gants thermiquesqté 4

Catering

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Panneaux de menuqté 4
Coffrets sponsorsqté 6
Médaillesqté 180
Trophées pour les gagnantsqté 6
Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis demandez l’autorisation de circulation avant de communiquer publiquement. Faites un contrôle du parcours au moins une semaine avant la course pour repérer les croisements dangereux et les points mal signalés.
Préparez les sponsors avant l’ouverture des inscriptions : créez plusieurs packs, un formulaire clair et un suivi séparé des fonds reçus. Réservez aussi un emplacement visible pour les bannières des sponsors au départ et à l’arrivée.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de mettre à jour la liste des participants, les dossards et les besoins alimentaires. Envoyez ensuite les horaires, le plan du parcours et les consignes pratiques dans un seul message.
Attribuez chaque poste de parcours à un bénévole précis et organisez un briefing des régulateurs de trafic avant le départ. Prévoyez des gilets de sécurité, des sifflets, des cônes, des flèches et des cartes du parcours pour chaque équipe concernée.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture des inscriptions. Gardez des batteries externes, des lampes LED et une trousse de premiers secours accessibles, plutôt que rangées dans un véhicule difficile à déplacer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles sans tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il demander l’autorisation pour le parcours ?: Faites la demande dès que la date et l’itinéraire sont définis, idéalement 8 semaines avant la course. N’imprimez pas les supports et n’envoyez pas les invitations avant d’avoir vérifié que le parcours peut être utilisé.
Quand fermer les inscriptions à une course caritative ?: Fermez-les généralement 3 à 7 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de préparer les numéros de départ, de mettre à jour la liste des participants et de traiter les besoins alimentaires signalés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Prévoyez au moins une personne par poste de parcours, en plus des équipes d’inscription, d’accueil, de ravitaillement et de secours. Confirmez les affectations 7 jours avant l’événement et gardez 2 à 3 personnes disponibles pour les remplacements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.