Organiser une compétition de voile pour jeunes, étape par étape

Une compétition de voile pour jeunes se prépare d’abord à terre : format, autorisations, assurance et plan de sécurité doivent être validés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, vous répartissez les participants par âge, préparez les départs et transmettez aux parents des consignes précises. La dernière phase consiste à contrôler les bateaux, les voiles, les équipements de secours et les moyens de communication. Ce déroulé permet d’éviter les changements improvisés le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Réserver les bateaux de sécurité
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance de la compétition
6
Élaborer le format du tournoi
2 personnes
7
Rédiger les règles du concours
2 personnes
8
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
9
Rassembler les numéros d’urgence
10
Créer le formulaire d'inscription
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir les inscriptions
13
Tenir à jour la liste des participants
14
Vérifier les contacts parents
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Répartir les tranches d'âge
2 personnes
17
Former les groupes de départ
2 personnes
18
Envoyer l’e-mail d’instructions
19
Imprimer le briefing de la compétition
20
Préparer les dossards
2 personnes
21
Commander les prix
22
Vérifier les prévisions météo
23
Évaluer les risques de sécurité
2 personnes
24
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
25
Contrôler les bateaux et les voiles
2 personnes
26
Tester les talkies-walkies
2 personnes
27
Vérifier la liste des courses
28
Faire les courses
2 personnes
29
Récupérer les prix et les médailles
30
Charger le matériel de compétition
3 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
2 personnes
37
Installer les panneaux et l’itinéraire de navigation
4 personnes
38
Délimiter les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
39
Mettre les bateaux de sécurité à l'eau
4 personnes
40
Préparer les équipements de sauvetage
2 personnes
41
Préparer le matériel de premiers secours
42
Briefer l'organisation de la compétition
5 personnes
43
Briefer l'équipe de sécurité
6 personnes
44
Briefing de l’équipe traiteur
3 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
47
Distribuer les dossards
2 personnes
48
Vérifier les bateaux et l’équipement
3 personnes
49
Faire le briefing des participants
3 personnes
50
Donner les consignes de sécurité
3 personnes
51
Accompagner les participants au départ
4 personnes
52
Donner le signal de départ
2 personnes
53
Encadrer la compétition sur l’eau
8 personnes
54
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
55
Effectuer des rondes de sécurité en bateau
6 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
58
Enregistrer les arrivants
3 personnes
59
Éloigner les bateaux du chenal
4 personnes
60
Vérifier les résultats
3 personnes
61
Préparer la remise des prix
3 personnes
62
Servir le repas chaud
4 personnes
63
Organiser la remise des prix
3 personnes
64
Prendre une photo de groupe
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
66
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

67
Ranger le service traiteur
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Récupérer les panneaux et l'itinéraire nautique
4 personnes
72
Décharger les bateaux de sécurité
4 personnes
73
Trier le matériel de compétition
3 personnes
74
Nettoyer le site
4 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Laisser sécher le matériel
2 personnes
78
Ranger les bateaux et les voiles
3 personnes
79
Publier les résultats
80
Remercier les participants
81
Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Housses de nappesqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ligne de départ et d’arrivée
Drapeaux pour le parcoursqté 12
Numéros de départqté 70
Maillots de compétitionqté 20
Bâches de rechangeqté 4
Pagaies de rechangeqté 6
Cordes de remorquageqté 8
Chaussures d’eauqté 10
Bacs de rangement étanchesqté 8

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Ruban de signalisationqté 4
Lampes de pocheqté 8
Étuis étanches pour téléphoneqté 10

Équipement

Bateaux de sécuritéqté 2
Mégaphone d’extérieur
Talkies-walkiesqté 8
Radiosqté 3
Chronomètreqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs au bain-marieqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Bouilloiresqté 2
Gants isolantsqté 4

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Ruban de scène

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le site, les autorisations et les bateaux de sécurité. Faites valider l’assurance et le plan de sécurité avant d’envoyer les invitations, idéalement plusieurs semaines avant la compétition.
Fixez les règles et le format avant de former les groupes. Indiquez le nombre de manches, la procédure de départ, les conditions d’annulation et l’âge requis dans le formulaire d’inscription.
Demandez un contact parent joignable le jour J pour chaque jeune. Vérifiez la liste au moins 7 jours avant l’événement et regroupez séparément les informations médicales ou alimentaires nécessaires.
Préparez un briefing imprimé et les numéros de départ à l’avance. Prévoyez un mégaphone, des talkies-walkies ou des radios afin que les instructions restent audibles depuis la zone de départ et les bateaux de sécurité.
Ne reportez pas le contrôle du matériel au matin même. Vérifiez les bateaux, les voiles, les gilets de sauvetage, les bouées, les cordes de remorquage et les trousses de premiers secours au moins la veille, puis consultez les prévisions météo le jour de la course.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de voile pour jeunes ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, les bateaux de sécurité, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les groupes, les contacts parentaux, la météo et le matériel.
Quand faut-il envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez l’e-mail d’instructions environ 7 jours avant la compétition. Rappelez ensuite l’heure d’arrivée, les règles, les vêtements ou chaussures adaptés, les documents requis et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.
Combien de bateaux de sécurité faut-il prévoir ?: Le nombre dépend de la zone de course, de la distance entre les concurrents et des règles locales de sécurité. Faites valider le dispositif par le responsable de sécurité et prévoyez des moyens de communication fonctionnels pour chaque équipe sur l’eau.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de voile ?: Contrôlez les bateaux, les voiles, les gilets de sauvetage, les bouées, la ligne de départ et d’arrivée, les radios et les trousses de premiers secours. Vérifiez aussi les dossards, les prix, les listes de départ et les prévisions météo avant la fermeture du site.

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