Organiser une clinique d'aviron sans rien laisser au hasard

Une clinique d'aviron se prépare d'abord sur l'eau, puis autour de l'accueil. Commencez par confirmer la date, le lieu, les bateaux, les instructeurs et le bateau de sécurité avant d'ouvrir les inscriptions. Vous devrez ensuite répartir les participants par groupes, vérifier les besoins alimentaires et transmettre les consignes vestimentaires. Le jour même, prévoyez du temps pour le briefing de sécurité, le balisage, la mise à l'eau et l'installation du repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les bateaux
3
Réserver les instructeurs
4
Réserver un bateau de sécurité
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste des participants
10
Faire la répartition des groupes
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Informer les participants sur la tenue vestimentaire
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier les bateaux et les rames
3 personnes
15
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
16
Balisage de l’itinéraire et de la zone de navigation
2 personnes
17
Préparer les amuse-bouches et le dîner
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Amener les bateaux à la jetée
4 personnes
21
Préparer le matériel d’aviron
3 personnes
22
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
26
Donner les consignes du terrain
3 personnes
27
Animer l'échauffement
2 personnes
28
Répartir les participants sur les bateaux
3 personnes
29
Accompagner le premier bloc d’aviron
5 personnes
30
Distribuer les boissons de pause
2 personnes
31
Encadrer le deuxième bloc d'aviron
5 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Rapporter les bateaux
4 personnes
34
Rincer le matériel d’aviron
3 personnes
35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
36
Servir le buffet du dîner
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Laisser sécher le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Ranger les restes au frais
2 personnes
47
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 5
Ramesqté 10
Gilets de sauvetageqté 24
Bateau de coach
Lignes de lancerqté 2
Landergometersqté 2
Bouées de sauvetageqté 2
Gants d’avironqté 12
Sacs de rangement étanchesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 4
Mégaphone
Chronomètreqté 2
Enceinte Bluetooth
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Bancsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Glacièresqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 6
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Étiquettes nominativesqté 30
Marqueurs indélébilesqté 4
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les réservations au moins 4 à 6 semaines avant la clinique : bateaux, instructeurs et bateau de sécurité doivent être confirmés avant l'envoi des invitations.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l'événement afin de constituer les groupes, vérifier les niveaux et transmettre à chaque participant l'horaire et la tenue adaptée.
Contrôlez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Une sortie d'aviron nécessite un itinéraire balisé, un bateau de sécurité et des moyens de communication opérationnels.
Préparez le matériel la veille : bateaux, rames, gilets de sauvetage, lignes de lancer, bouées et trousses de premiers secours doivent être vérifiés avant d'arriver à la jetée.
Gardez au moins 60 minutes avant l'accueil pour installer les tables, les chaises et la table d'accueil, mettre les boissons au frais et préparer café, thé et repas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance organiser une clinique d'aviron ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les bateaux, les instructeurs et le bateau de sécurité, puis de gérer les inscriptions et les groupes.
Quand fermer les inscriptions pour une clinique d'aviron ?: Fermez le formulaire environ 5 à 7 jours avant l'événement. Vous pourrez ainsi établir la liste définitive, répartir les groupes et recueillir les dernières informations alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la sécurité en aviron ?: Prévoyez un gilet de sauvetage par participant, un bateau de sécurité, des bouées de sauvetage, des lignes de lancer et une trousse de premiers secours. Faites un briefing de sécurité avant la mise à l'eau et vérifiez la météo le jour même.
Combien de temps prévoir pour l'installation le jour J ?: Réservez au moins 60 minutes avant l'arrivée des participants. Il faut notamment amener les bateaux à la jetée, préparer les rames et le matériel, installer l'accueil et organiser les boissons et le repas.

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