Organiser une balade en tuk-tuk pour un enterrement de vie de célibataire

Une balade en tuk-tuk fonctionne bien pour un EVJF si l’itinéraire, les arrêts et les horaires sont fixés avant d’envoyer les invitations. Commencez par vérifier le nombre de tuk-tuks disponibles, la capacité de chacun et les conditions de circulation. Réservez ensuite le dîner, recueillez les besoins alimentaires et prévoyez une solution en cas de pluie. Le jour J, la répartition des passagères, les contacts et le matériel de navigation évitent les retards et les groupes qui se perdent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner l’itinéraire et les arrêts
2 personnes
2
Envoyer les invitations
3
Réserver les tuk-tuks
4
Confirmer la réservation du dîner
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir l’itinéraire avec des étapes
2 personnes
8
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
9
Vérifier les autorisations et les accès
10
Répartir les conducteurs et les passagers
11
Créer une liste de contacts pour les participants
12
Vérifier l’assurance du tuk-tuk
13
Confirmer le rendez-vous pour le réservoir et le retour
14
Vérifier les prévisions météo
15
Préparer l'itinéraire en cas de mauvais temps
16
Confirmer définitivement les participants
17
Faire les courses
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer le repas pique-nique
3 personnes
20
Emballer séparément les repas diététiques
21
Recharger les équipements de navigation
22
Imprimer les cartes de parcours et la liste de contacts
23
Préparer le point de départ
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Préparer le pique-nique et les boissons
3 personnes
27
Récupérer les tuk-tuks
3 personnes
28
Contrôler techniquement les tuk-tuks
3 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
31
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
32
Distribuer les casques et les gilets
2 personnes
33
Répartir les tuk-tuks
2 personnes
34
Animer la balade en tuk-tuk
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir le pique-nique
3 personnes
37
Prendre une photo de groupe
38
Encadrer le dîner
2 personnes
39
Ramener les tuk-tuks
3 personnes

Suivi

40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Ranger le matériel au sec et complet
2 personnes
44
Retourner les matériels de location
2 personnes
45
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 16
Couverture de pique-niqueqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 16
Verres réutilisablesqté 24
Gobelets à café réutilisablesqté 16
Couvertsqté 16
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Supports de navigationqté 3
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceinte portable
Supports de téléphoneqté 3

Sécurité

Casques de véloqté 12
Gilets réfléchissantsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Triangles de signalisationqté 3
Lampes de pocheqté 4

Itinéraire

Cartes d'itinéraireqté 6
Chemises imperméables pour documentsqté 6
Talkies-walkiesqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 3
Ballonsqté 30
Décoration de tableqté 4
Accessoires photo

Nettoyage

Poubellesqté 3
Brosses à mainqté 2
Chiffons microfibresqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez un itinéraire avec deux ou trois arrêts maximum et repérez-le à l’avance. Vérifiez notamment les accès, les lieux de rendez-vous et les possibilités de stationnement pour chaque tuk-tuk.
Réservez les tuk-tuks et le dîner avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires, puis confirmez définitivement les participantes quelques jours avant l’événement.
Attribuez à chaque tuk-tuk un conducteur, une liste de passagères et un moyen de contact. Imprimez la liste des contacts et les cartes, même si les téléphones sont chargés.
Préparez un plan pluie avec un itinéraire raccourci ou des étapes couvertes. Consultez les prévisions 48 heures avant, puis prévoyez des vêtements imperméables pour les documents et le matériel électronique.
Organisez le pique-nique séparément des boissons et des repas adaptés aux régimes alimentaires. Gardez les boissons dans des glacières et rechargez les téléphones, batteries externes et appareils de navigation la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver les tuk-tuks pour un EVJF ?: Réservez les tuk-tuks dès que la date et le nombre approximatif de participantes sont connus, idéalement 6 à 8 semaines avant. Confirmez ensuite le nombre définitif de passagères quelques jours avant le départ.
Combien d’arrêts prévoir pendant une balade en tuk-tuk ?: Prévoyez généralement 2 ou 3 arrêts pour une demi-journée, afin de garder du temps pour les déplacements et les imprévus. Ajoutez la durée de stationnement et au moins 15 minutes de marge à chaque étape.
Que faire s’il pleut le jour de la balade en tuk-tuk ?: Préparez un itinéraire de remplacement au moins 48 heures avant, avec des étapes couvertes ou un parcours plus court. Protégez les cartes, les téléphones et les documents dans des pochettes imperméables et vérifiez les conditions le matin même.
Comment répartir les participantes dans plusieurs tuk-tuks ?: Répartissez les participantes dès que la liste finale est confirmée, en tenant compte de la capacité de chaque véhicule. Donnez à chaque groupe un conducteur, une liste de contacts et un point de rendez-vous précis pour les pauses.

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