Organiser une ascension du clocher, étape par étape

Une ascension du clocher se prépare d’abord comme une activité encadrée, pas comme une simple visite. Commencez par obtenir l’autorisation, définir le parcours et limiter le nombre de participants par créneau. Faites ensuite contrôler la tour, fixez les critères d’arrêt selon la météo et ouvrez les inscriptions. Le jour venu, l’accueil, la file d’attente, les bénévoles et les points de repos doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner l’autorisation d’escalade
2
Définir le parcours de la tour et la capacité
2 personnes
3
Effectuer l’inspection de sécurité de la tour
2 personnes
4
Définir les prévisions météo et les critères d'arrêt
5
Ouvrir le formulaire d'inscription et les créneaux horaires
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les créneaux horaires et les participants
2 personnes
10
Enregistrer les réservations pour les visites de groupe
11
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
12
Préparer les consignes de sécurité
13
Créer les panneaux de signalisation et les consignes de sécurité
2 personnes
14
Organiser les clés et l’accès
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Installer les collations et le café
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer la table d’accueil et d’inscription
2 personnes
21
Installer la file d’attente avec des barrières
2 personnes
22
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
23
Vérifier les escaliers et les points de repos
2 personnes
24
Tester l’éclairage et les lampes de poche
2 personnes
25
Installer le matériel de premiers secours et d’urgence
2 personnes
26
Aménager le point café et boissons
3 personnes
27
Briefer les bénévoles
2 personnes
28
Donner le briefing aux accompagnateurs de la tour
2 personnes
29
Préparer la liste d'inscription et les bracelets
2 personnes

Événement

30
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Vérifier les inscriptions
2 personnes
33
Informer les visiteurs des consignes de sécurité
2 personnes
34
Accompagner les groupes vers la tour
3 personnes
35
Sécuriser l'escalier et le passage
4 personnes
36
Accompagner les visiteurs au point de vue
2 personnes
37
Encadrer la descente et la circulation
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
43
Accompagner la dernière montée
4 personnes
44
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

45
Fermer la tour
2 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Retirer les barrières
2 personnes
48
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
4 personnes
50
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
51
Éteindre l’éclairage et le matériel
2 personnes
52
Compter et ranger le matériel
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Poteaux de balisage avec rubanqté 12
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Plateauxqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Lampes rechargeablesqté 8
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 20
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux du règlement intérieurqté 4
Braceletsqté 150
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Définissez la capacité de chaque créneau avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des groupes assez petits pour garder un encadrement visible dans les escaliers et éviter les croisements difficiles.
Ne laissez pas la sécurité pour la dernière semaine : faites inspecter les escaliers, les points de repos, l’éclairage et les accès avant d’ouvrir les inscriptions. Notez aussi clairement les conditions qui imposent l’arrêt de l’ascension.
Fermez les inscriptions assez tôt pour confirmer les horaires, les participants et les besoins alimentaires. Une confirmation envoyée 48 heures avant permet de limiter les absences et les arrivées au mauvais créneau.
Répartissez les bénévoles par poste avant le jour J : accueil, contrôle des inscriptions, accompagnement dans la tour et surveillance de la file. Donnez-leur des consignes courtes et un moyen de communiquer, comme des talkies-walkies.
Installez l’accueil, les barrières et les panneaux avant la première arrivée. Testez les lampes, préparez les trousses de premiers secours et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour ne pas gérer ces tâches pendant les montées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une ascension du clocher ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir l’autorisation, inspecter la tour, organiser les créneaux et recruter les bénévoles. Gardez les derniers 3 jours pour confirmer les participants et vérifier le matériel.
Comment gérer les inscriptions pour une ascension du clocher ?: Ouvrez un formulaire avec des créneaux horaires et une limite de participants par groupe. Envoyez une confirmation 48 heures avant, avec l’heure d’arrivée, les règles de sécurité et les éventuelles restrictions d’accès.
Que faut-il vérifier dans la tour avant l’événement ?: Contrôlez les escaliers, les points de repos, l’éclairage, les accès et les zones glissantes au moins 7 jours avant. Refaites un passage complet le jour même avant l’ouverture au public.
Que faire si la météo se dégrade pendant l’ascension ?: Définissez les critères d’arrêt avant les inscriptions : vent fort, pluie, orage ou visibilité insuffisante, par exemple. Désignez une personne responsable de la décision et prévoyez une information rapide des participants par créneau.

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