Organiser un tournoi de mini-golf, étape par étape

Un tournoi de mini-golf se prépare d’abord autour du parcours et du nombre de participants. Réservez la piste, fixez les règles, puis construisez les groupes de départ à partir des inscriptions confirmées. Prévoyez ensuite le suivi des scores, l’accueil et la remise des prix : ce sont les moments où l’organisation peut vite ralentir. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, avec le matériel et les contrôles nécessaires le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le mini-golf
2
Définir les règles du tournoi
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Clôturer la liste des participants
7
Répartir les groupes de départ
2 personnes
8
Confirmer la réservation de la piste
9
Récupérer les prix et les médailles
10
Faire les courses
2 personnes
11
Préparer les cartes de score
2 personnes
12
Imprimer le planning du match
13
Préparer la table des prix
14
Remplir les glacières
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Préparer la table d'inscription
2 personnes
18
Afficher les informations du match
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Vérifier le matériel de mini-golf
2 personnes

Événement

21
Accueillir les participants
3 personnes
22
Distribuer les dossards
2 personnes
23
Expliquer les règles du tournoi
24
Encadrer la première manche
4 personnes
25
Saisir les scores du premier tour
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
29
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
30
Servir le buffet du dîner
4 personnes
31
Animer la finale
4 personnes
32
Vérifier les scores finaux
2 personnes
33
Annonce des gagnants
2 personnes
34
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Emballer les restes
2 personnes
42
Retourner le matériel de minigolf
2 personnes
43
Vider les glacières
2 personnes
44
Partager les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Clubs de mini-golfqté 60
Balles de mini-golfqté 60
Fiches de scoreqté 180
Crayonsqté 60
Numéros de départqté 60
Cônesqté 12
Bac doseur pour les scoresqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 6
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Coupesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le mini-golf avant d’envoyer les invitations, puis confirmez la réservation une dernière fois une semaine avant l’événement. Demandez aussi les horaires d’accès pour installer les tables et la table d’inscription.
Clôturez les inscriptions avant de répartir les groupes de départ. Préparez un planning imprimé et des numéros de départ : sans cette répartition, les participants se regroupent spontanément et le premier tour prend du retard.
Préparez une fiche de score et un crayon pour chaque groupe, avec quelques exemplaires de secours. Saisissez les scores dès la fin du premier tour plutôt que d’attendre la remise des prix.
Traitez les besoins alimentaires avant les courses et séparez les encas, les boissons et la vaisselle sur des tables distinctes. Remplissez les glacières juste avant l’accueil pour garder les boissons fraîches sans encombrer la zone de jeu.
Installez la table d’inscription, l’affichage des règles et le planning avant l’arrivée des participants. Gardez les prix et les médailles à part jusqu’à la fin, et vérifiez le matériel de mini-golf avant de lancer la première manche.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un tournoi de mini-golf ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant le tournoi pour réserver la piste et envoyer les invitations. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant afin de préparer les groupes et le planning.
Quand faut-il répartir les groupes de départ ?: Répartissez les groupes dès que la liste des participants est clôturée, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Imprimez ensuite le planning et prévoyez quelques changements possibles le jour même.
Que faut-il préparer pour compter les scores au mini-golf ?: Prévoyez une fiche de score et un crayon par groupe, plus 10 à 15 % de matériel supplémentaire. Désignez une personne pour saisir les résultats après chaque manche afin d’éviter les fiches perdues ou illisibles.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Préparez les encas et la vaisselle le jour même, puis remplissez les glacières 30 à 60 minutes avant l’accueil. Cette marge laisse le temps d’installer le buffet sans retarder le départ du tournoi.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.