Organiser un tournoi de karaté étape par étape

Un tournoi de karaté se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation des tatamis. Commence par fixer la date, réserver le gymnase et définir les catégories, les âges et le règlement. Ensuite, ouvre les inscriptions, réunis les arbitres et les bénévoles, puis vérifie les données et les frais de chaque participant. La dernière phase sert à établir le programme, répartir les poules, préparer les documents et contrôler le matériel le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver le gymnase
3
Définir le règlement du concours
3 personnes
4
Définir les catégories et les âges
3 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Inviter les arbitres
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les données des participants
2 personnes
13
Vérifier les frais d’inscription
2 personnes
14
Établir le programme de la compétition
3 personnes
15
Répartir les poules
3 personnes
16
Répartir les arbitres
2 personnes
17
Imprimer les cartes de compétition
2 personnes
18
Informer les participants
2 personnes
19
Commander les prix
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les prix et les médailles
2 personnes
23
Préparer les documents
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
27
Poser les tapis de compétition
6 personnes
28
Installer les tables de compétition
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables du jury
3 personnes
31
Installer le système de sonorisation
2 personnes
32
Installer les bannières
2 personnes
33
Aménager le point de restauration
3 personnes
34
Installer la table de premiers secours
2 personnes
35
Tester la technique
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
4 personnes
37
Donner le briefing aux arbitres
8 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
4 personnes
39
Vérifier l'inscription
3 personnes
40
Vérifier les bandages et protections
2 personnes
41
Encadrer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
42
Annoncer les compétitions
2 personnes
43
Suivi du programme de la compétition
3 personnes
44
Enregistrer les points
8 personnes
45
Suivre les temps et les manches
8 personnes
46
Accompagner les participants vers les tapis
4 personnes
47
Guider le public
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Contrôler les tapis entre-temps
2 personnes
53
Distribuer les collations de pause
3 personnes
54
Annoncer les finales
2 personnes
55
Préparer les prix
2 personnes
56
Animer la remise des prix
4 personnes
57
Prendre une photo de groupe
2 personnes
58
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

59
Ranger les tapis de compétition
6 personnes
60
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Trier les déchets
3 personnes
65
Vérifier les vestiaires
2 personnes
66
Nettoyer le gymnase
4 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Compter le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Remercier les participants
2 personnes
72
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de tatamiqté 120
Bords de tapisqté 8
Bandeaux de compétition rougesqté 12
Bandeaux de compétition bleusqté 12
Bavoirs rougesqté 6
Protège-tétons bleusqté 6
Protège-têtesqté 12
Protège-tibiasqté 12
Protège-dentsqté 12
Sifflets de compétitionqté 10
Drapeaux rougesqté 12
Drapeaux bleusqté 12
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 8
Plots d’entraînementqté 12
Bandages de réserveqté 20

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 3
Tables du juryqté 4
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 160
Bancs de vestiaireqté 12
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Mégaphonesqté 2
Clés USBqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Pochettes chauffantes et poches de glaceqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bouilloiresqté 3

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Bannières du tournoiqté 4
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 180

Éclairage

Lampes de bureau LEDqté 6

Nettoyage

Têtes de serpillièreqté 4
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-essuie-tout en papierqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le gymnase avant d’ouvrir les inscriptions : il te faut assez d’espace pour les tatamis, les tables du jury, l’accueil et les vestiaires. Prévois aussi le temps nécessaire au montage et au rangement.
Écris le règlement et les catégories avant d’envoyer les invitations. Les âges, niveaux et modalités de compétition doivent être identiques sur le formulaire, les invitations et les cartes de compétition.
Ferme les inscriptions suffisamment tôt pour vérifier les noms, les catégories, les frais et les besoins alimentaires. Une vérification finale quelques jours avant le tournoi évite de refaire les poules au dernier moment.
Construis le programme seulement après validation des inscrits et des arbitres. Prépare une répartition claire des poules, des arbitres et des tables de score, puis imprime les cartes de compétition et les documents nécessaires.
Ne garde pas les achats pour la veille : contrôle les médailles, les prix, les boissons, les encas et le matériel de secours à l’avance. Le jour du tournoi, teste aussi les chronomètres, les sifflets, la sonorisation, les microphones et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de karaté ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le gymnase, inviter les arbitres, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 à 10 derniers jours pour vérifier les participants et finaliser le programme.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un tournoi de karaté ?: Ouvre les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant la compétition. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant le tournoi afin d’avoir le temps de contrôler les catégories, les frais et les besoins alimentaires.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du nombre de tatamis et de poules, mais prévois au minimum une équipe dédiée par aire de compétition, plus des personnes à l’accueil, au score, aux vestiaires et au catering. Confirme les disponibilités au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Quand préparer le programme et les poules ?: Prépare une première version dès que les inscriptions sont closes et que les données sont vérifiées. Finalise les poules, les arbitres et les horaires 5 à 7 jours avant le tournoi, puis informe les participants sans attendre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.