Organiser un tournoi de hockey sans rien laisser au hasard

Un tournoi de hockey se prépare dans un ordre précis : commencez par bloquer la date et les terrains, puis construisez la formule avant d’inscrire les équipes. Les arbitres, le programme et la restauration doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Prévoyez aussi une solution météo, vérifiez l’assurance et contrôlez le matériel sportif avant l’arrivée des joueurs. Ce plan vous aide à répartir les préparatifs jusqu’au jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du tournoi
2 personnes
2
Réserver les terrains de hockey
3
Finaliser les arbitres
4
Définir la formule du tournoi
2 personnes
5
Inviter les équipes
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le programme de la compétition
2 personnes
9
Envoyer le programme de compétition
10
Commander les prix
11
Commander le catering
12
Vérifier l’assurance
13
Vérifier les prévisions météo
14
Définir le scénario météo alternatif
2 personnes
15
Imprimer la liste de présence
16
Imprimer les formulaires de compétition
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer les prix
19
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
20
Préparer le service traiteur
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
23
Envoyer la mise à jour météo
24
Récupérer les clés du lieu
25
Contrôler le site
2 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Délimiter les espaces
3 personnes
29
Installer les buts
4 personnes
30
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
31
Installer la table d'inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le matériel de premiers secours
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

37
Accueillir les arbitres
2 personnes
38
Enregistrer les équipes
3 personnes
39
Informer les capitaines d’équipe
2 personnes
40
Assurer l’ouverture
2 personnes
41
Encadrer les matchs
6 personnes
42
Enregistrer les résultats
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
45
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
46
Préparer le barbecue
3 personnes
47
Servir le barbecue
4 personnes
48
Encadrer la finale
5 personnes
49
Saisir les résultats finaux
2 personnes
50
Assurer la remise des prix
3 personnes
51
Prononcer le discours de remerciement
52
Rassembler les objets perdus

Suivi

53
Collecter les déchets
4 personnes
54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
56
Ranger les buts et le matériel de terrain
4 personnes
57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Vider les glacières
2 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Bancs de brasserieqté 8
Tables pliantesqté 3
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Buts de hockeyqté 4
Filets de but de hockeyqté 4
Balles de hockeyqté 40
Bâtons de hockey de rechangeqté 12
Chasubles d’entraînementqté 40
Cônesqté 40
Marquages au solqté 16
Sifflets d’arbitreqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Sacs de ballons de rechangeqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Packs de pochettes de froidqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Imprimante

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Câbles d'éclairageqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Barbecuesqté 2
Grilles de barbecueqté 2
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux d’équipeqté 8
Bannière de départ et d’arrivée
Panneau du programme de la compétitionqté 2
Panneaux d’orientationqté 10
Nappesqté 8
Trophées pour les gagnantsqté 3
Rubans de médailleqté 30

Nettoyage

Balais à main et pellesqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez les terrains avant d’inviter les équipes : vous devez connaître le nombre de terrains et les créneaux disponibles pour choisir la formule et la durée des matchs.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de confirmer la répartition des équipes, le programme et les besoins alimentaires.
Confirmez les arbitres avant d’envoyer le programme de compétition. Prévoyez un chronomètre, un sifflet et au moins un bâton de rechange par terrain pour limiter les interruptions.
Traitez la météo deux fois : vérifiez les prévisions quelques jours avant, puis envoyez une mise à jour aux équipes la veille. Votre scénario alternatif doit préciser si le tournoi est déplacé, raccourci ou annulé.
Ne gardez pas le matériel et la restauration pour le matin même. Récupérez les prix, rassemblez les buts, filets, balles, chasubles et cônes, puis refroidissez les boissons et préparez le service la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de hockey ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les terrains, finaliser les arbitres, inviter les équipes et commander les prix et le catering.
Quand faut-il fermer les inscriptions des équipes ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant le tournoi. Il vous restera quelques jours pour équilibrer les équipes, recueillir les informations alimentaires et établir le programme.
Quand envoyer le programme du tournoi ?: Envoyez une première version 5 à 7 jours avant la compétition, puis confirmez la répartition des équipes la veille si nécessaire. Indiquez les heures d’arrivée, les terrains et les matchs.
Que prévoir en cas de mauvais temps pour un tournoi de hockey ?: Définissez une solution alternative au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez les prévisions à 3 jours, puis envoyez la décision finale et les consignes aux équipes la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.