Organiser un tournoi de beach-volley, étape par étape

Un tournoi de beach-volley se prépare dans un ordre précis : sécurisez d’abord la date et les terrains, puis construisez la compétition autour du nombre d’équipes inscrites. Les autorisations, les arbitres et la météo peuvent modifier le déroulement, alors ne les laissez pas pour la dernière semaine. Prévoyez aussi un responsable du matériel et un planning de bénévoles par créneau. Le jour J, les scores, les boissons fraîches et les informations visibles doivent être accessibles sans interrompre les matchs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du tournoi
2
Réserver les terrains de beach
3
Vérifier les autorisations
4
Définir le format de la compétition
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les sponsors
2 personnes
8
Contacter les arbitres
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Gérer les prix et les coupes
12
Établir le programme de la compétition
2 personnes
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Créer le plan
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations météorologiques
20
Faire les courses
3 personnes
21
Préparer les prix et les documents
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les sandwiches
4 personnes
24
Préparer les fruits et les snacks
2 personnes
25
Inspecter les espaces
2 personnes
26
Balisage des terrains
3 personnes
27
Monter les filets
4 personnes
28
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer une protection solaire
3 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Expliquer le tournoi
2 personnes
36
Encadrer les matchs
6 personnes
37
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir les amuse-bouches et les sandwiches
3 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Encadrer la finale
4 personnes
42
Récompenser les gagnants
3 personnes
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
45
Démonter le mobilier
4 personnes
46
Rassembler les déchets
4 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer le site
4 personnes
49
Rapporter le matériel
2 personnes
50
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
51
Restituer la caution et les clés
52
Gérer les objets trouvés
53
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Bancs de brasserieqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Parasolsqté 4

Matériel de sport

Ballons de beach-volleyqté 8
Filets de beach-volleyqté 2
Jeux de marquage de terrainqté 4
Antennes de filetqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Sifflets d’arbitreqté 6
Chronomètresqté 4
Maillots de compétitionqté 24

Équipement

Presse-papiersqté 6
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichetsqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 4
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Bac à vaisselleqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poche de glaceqté 8
Distributeurs de crème solaireqté 4

Conseils

Commencez par réserver les terrains et vérifier les autorisations, puis fixez le format de la compétition. Gardez une marge dans le programme pour les retards entre deux matchs.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre réel d’équipes. Confirmez les participants avant d’imprimer le programme, les documents et les tableaux de score.
Désignez les arbitres et les bénévoles par mission et par horaire. Une personne doit être chargée du matériel, une autre des scores et une autre de l’accueil pour éviter les postes vacants.
Contrôlez le matériel la veille : ballons, filets, antennes, jeux de marquage, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Testez aussi les rallonges et les lampes de travail si l’installation se poursuit en soirée.
Vérifiez les prévisions météo avant le tournoi et envoyez les consignes aux participants. Préparez les boissons au frais, les sandwiches, les fruits et les snacks suffisamment tôt pour ne pas gérer le ravitaillement pendant les matchs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un tournoi de beach-volley ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les terrains, vérifier les autorisations, contacter les arbitres et ouvrir les inscriptions avant de préparer le programme.
Quand faut-il confirmer les équipes inscrites ?: Fixez une date limite environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous pourrez alors établir le format, répartir les matchs, prévoir les repas et finaliser les besoins en matériel.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un tournoi de beach-volley ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les scores et 1 pour le matériel, puis ajoutez une personne par terrain si les matchs sont simultanés. Pour 4 terrains, comptez donc au moins 6 à 8 personnes selon le niveau d’encadrement souhaité.
Quand vérifier la météo pour un tournoi de beach-volley ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière la veille au soir. Envoyez les informations météorologiques aux participants dès qu’une adaptation du programme ou de l’équipement devient nécessaire.

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