Organiser un tournoi de badminton sans perdre le fil

Un tournoi de badminton se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle et le matériel, puis les inscriptions, les catégories et le programme des matchs. Prévoyez ensuite l’arbitrage, les documents imprimés et l’accueil, sans oublier les autorisations des bénévoles mineurs. Le jour J, contrôlez les terrains, les sorties de secours et la circulation avant l’arrivée des joueurs. Ce plan vous aide à répartir les 64 tâches et à rassembler les 68 éléments nécessaires au bon moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Répartir les équipes et les niveaux
3 personnes
6
Établir le programme de la compétition
3 personnes
7
Répartir les arbitres
2 personnes
8
Réserver la salle de sport
9
Créer une réservation de matériel
10
Gérer l'autorisation des parents bénévoles
11
Envoyer les règles de la compétition
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer le planning du match
14
Imprimer les feuilles de score
15
Préparer les certificats
2 personnes
16
Commander les prix
17
Briefer les bénévoles
3 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Portionner le catering
2 personnes
23
Ouvrir le gymnase
2 personnes
24
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
25
Contrôler le sol et les terrains de jeu
2 personnes
26
Monter les filets de badminton
4 personnes
27
Numéroter les terrains de match
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer la table traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Distribuer les ballons de match
2 personnes
35
Installer les tableaux de score
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

40
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
43
Encadrer les matchs
8 personnes
44
Enregistrer les scores
3 personnes
45
Remplacer les ballons de match
2 personnes
46
Informer les participants
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
50
Contrôler les terrains de jeu entre-temps
2 personnes
51
Encadrer les finales
4 personnes
52
Assurer la remise des prix
3 personnes
53
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

54
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
55
Démonter les filets et les poteaux
4 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
57
Emballer le catering restant
2 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Nettoyer le gymnase
5 personnes
60
Vérifier le matériel
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
62
Envoyer les résultats et les photos
63
Traiter les frais
64
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Filets de badmintonqté 8
Poteaux de filetqté 16
Volants de compétitionqté 120
Navettes de secoursqté 40
Panneaux de scoreqté 8
Siffletsqté 10
Chaises de juryqté 8
Panneaux de numérotation des terrainsqté 8
Raquettes de badmintonqté 40
Housses de raquettesqté 20
Sacs de sportqté 4
Cônesqté 20
Disques de marquageqté 20

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Micro de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Colle repositionnableqté 4
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Chariot de nettoyage

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Prixqté 12
Certificatsqté 120

Conseils

Bloquez la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez le nombre de terrains disponibles, leur état et le temps nécessaire pour installer les filets et les panneaux de numérotation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les joueurs par niveau et établir un programme réaliste. Gardez une marge pour les forfaits et prévoyez des volants de compétition ainsi que des navettes de secours.
Ne laissez pas l’arbitrage au dernier moment : attribuez un arbitre à chaque terrain et préparez les sifflets, les feuilles de score et les panneaux de score avant le briefing des bénévoles.
Imprimez plusieurs exemplaires de la liste des participants, du planning et des feuilles de score. Une imprimante ou un ordinateur indisponible le matin du tournoi ne doit pas bloquer l’accueil.
Préparez les boissons et les encas avant l’ouverture du gymnase. Refroidissez les boissons à l’avance, portionnez le catering et installez les tables sans encombrer les accès ni les sorties de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de badminton ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et le matériel en premier, puis ouvrez les inscriptions ; gardez les 7 derniers jours pour les impressions, les achats et le briefing.
Quand fermer les inscriptions à un tournoi de badminton ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, répartir les niveaux, construire le programme et affecter les arbitres.
Combien de terrains faut-il pour un tournoi de badminton ?: Le nombre dépend du format et du nombre de matchs, mais prévoyez au moins un terrain par match joué en parallèle. Ajoutez une marge de 10 à 15 minutes par série pour les changements, les retards et la saisie des scores.
Que faut-il vérifier dans le gymnase le jour du tournoi ?: Faites un contrôle au moins 60 minutes avant l’accueil : sol dégagé et non glissant, terrains installés, sorties de secours accessibles et matériel disponible. Testez aussi la sonorisation, les prises, l’imprimante et les câbles de recharge.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.