Organiser un tournoi d’échecs, étape par étape

Un tournoi d’échecs se prépare d’abord sur le papier : choisissez le format, fixez le nombre de rondes et rédigez des règles compréhensibles. Réservez ensuite la salle, ouvrez les inscriptions et attribuez clairement les rôles aux bénévoles. Le jour venu, le bon déroulement dépend surtout d’une installation terminée avant l’arrivée des joueurs : échiquiers, pendules, feuilles de score et affichage doivent être prêts. Prévoyez aussi du temps pour les retards, les repas et les résultats.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format du tournoi
2
Réserver le lieu
3
Rédiger le règlement du tournoi
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
9
Commander les prix
10
Commander le catering
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Préparer le plan d'aménagement
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Imprimer les feuilles de score
16
Préparer les prix et les certificats
17
Remplir les glacières
2 personnes
18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer les échiquiers
3 personnes
22
Régler les horloges
2 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
25
Suspendre les cartes de tour

Événement

26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Expliquer les règles du tournoi
28
Annoncer la composition des groupes
2 personnes
29
Accompagner la première session de jeu
3 personnes
30
Traiter les résultats
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Encadrer le deuxième tour
3 personnes
33
Encadrer le troisième tour de jeu
3 personnes
34
Servir les en-cas de pause
3 personnes
35
Encadrer la quatrième manche
3 personnes
36
Encadrer le cinquième tour
3 personnes
37
Animer le dernier tour
3 personnes
38
Vérifier le score final
2 personnes
39
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

40
Rassembler le matériel d'échecs
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Rapporter le matériel
2 personnes
46
Publier les résultats
47
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Matériel de sport

Échiquiersqté 30
Pièces d’échecsqté 30
Pendules d’échecs numériquesqté 30
Réveils d'échecs de réserveqté 3
Tableau des scores
Stylosqté 70
Presse-papiersqté 6
Coupes de prixqté 3
Médaillesqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Téléphone mobileqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Pinces et cuillères de serviceqté 6

Décoration

Bannières du tournoiqté 3
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lampes de bureauqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de rondes, la cadence, les horaires et le nombre maximal de participants. Sans ces informations, les joueurs s’inscrivent difficilement et les appariements deviennent instables.
Fermez les inscriptions au moins 3 jours avant le tournoi. Utilisez ce délai pour vérifier les doublons, confirmer les besoins alimentaires et établir une liste de participants exploitable à l’accueil.
Préparez un échiquier et une pendule par table, puis ajoutez au moins 2 pendules de réserve. Testez chaque pendule avant l’ouverture : une panne au premier tour retarde immédiatement toute la salle.
Terminez l’installation 45 minutes avant l’accueil. Les tables, chaises, échiquiers, feuilles de score et cartes de tour doivent être en place avant que les joueurs cherchent leur nom ou leur numéro de table.
Ne repoussez pas les prix et certificats à la fin du tournoi. Regroupez-les avant le premier tour et vérifiez les noms imprimés : une correction de dernière minute ralentit la remise des récompenses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi d’échecs ?: Prévoyez environ 3 à 4 semaines pour un tournoi ouvert au public. Réservez la salle dès la première semaine, ouvrez les inscriptions pendant au moins 10 jours et gardez les 3 derniers jours pour les vérifications.
Combien de rondes prévoir pour un tournoi d’échecs ?: Pour une journée, 4 à 6 rondes constituent un format généralement gérable. Prévoyez environ 60 à 90 minutes par ronde, installation et changements de tables compris, selon la cadence choisie.
Combien de pendules d’échecs faut-il prévoir ?: Prévoyez une pendule par échiquier et au moins 2 pendules de réserve. Pour 30 échiquiers, préparez donc 32 pendules et testez-les avant l’arrivée des participants.
Quand faut-il préparer la salle pour un tournoi d’échecs ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant le premier tour et terminez 45 minutes avant l’accueil. Il reste ainsi du temps pour régler les pendules, afficher les appariements et résoudre un problème de matériel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.