Organiser un relais sportif, étape par étape

Un relais sportif se prépare d’abord sur le parcours et la sécurité, avant de lancer les inscriptions. Mesurez l’itinéraire, fixez les zones de départ, d’arrivée et de transition, puis vérifiez les autorisations et les besoins de circulation. Ensuite, construisez une organisation précise des équipes, des bénévoles, du balisage et du matériel. Cette méthode vous aide à éviter les oublis fréquents : postes sans responsable, dossards incomplets, ravitaillement livré trop tard ou chronométrage non testé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Déterminer et mesurer l’itinéraire
3 personnes
3
Choisir le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
5
Demander des mesures de circulation
2 personnes
6
Créer la répartition des dossards
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
14
Coordonner l’itinéraire avec les postes de circulation
3 personnes
15
Confirmer les réservations
16
Commander les prix et médailles
17
Vérifier les prévisions météo
18
Finaliser la liste des participants
2 personnes
19
Créer les dossards et les bracelets
3 personnes
20
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
21
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier le matériel
3 personnes
24
Préparer les dossards
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Trier les flèches de parcours
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
32
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
33
Installer le balisage le long de l’itinéraire
4 personnes
34
Prendre les postes de circulation
6 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Enregistrer les participants
3 personnes
37
Distribuer les dossards
3 personnes
38
Distribuer les bâtons de relais
2 personnes
39
Aménager le point de dépôt des bagages
2 personnes
40
Accompagner les participants au départ
3 personnes
41
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
42
Donner le coup de départ
2 personnes
43
Encadrer les passages aux points de relais
8 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
45
Canaliser les finishers
3 personnes
46
Distribuer de l'eau
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
49
Fournir la musique
50
Vérifier les résultats
3 personnes
51
Remettre les médailles
3 personnes
52
Animer la remise des prix
2 personnes
53
Servir les amuse-bouches
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

57
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
58
Retirer le balisage
4 personnes
59
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Trier le matériel emprunté
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 80
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 30
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Flèches de directionqté 60
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de zone de transitionqté 10
Bornes kilométriquesqté 10
Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 8
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40
Siffletsqté 10
Giletsqté 20
Médaillesqté 150
Trophées pour les gagnantsqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante
Balance

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 6
Serviettesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer et parcourir l’itinéraire en conditions réelles. Repérez les changements de direction, les points dangereux et chaque zone de transition avant de créer les cartes et le balisage.
Réglez les autorisations et les mesures de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour corriger le parcours ou obtenir les validations nécessaires.
Attribuez chaque poste à un bénévole identifié, avec une heure d’arrivée et une consigne claire. Pour un parcours comportant plusieurs intersections, préparez aussi un responsable de remplacement.
Fermez les inscriptions avant la dernière semaine afin de finaliser les participants, les numéros de départ, les bracelets et les besoins alimentaires. Imprimez quelques exemplaires de secours, mais ne comptez pas sur une impression improvisée le matin du relais.
Testez le chronométrage, le microphone, les enceintes et les rallonges au moins la veille. Remplissez les glacières et regroupez le matériel par zone pour éviter qu’un bénévole doive chercher des cônes, des sifflets ou des panneaux au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais sportif ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un relais avec parcours extérieur, autorisations, circulation et bénévoles. Commencez encore plus tôt si plusieurs communes ou services de sécurité doivent valider l’itinéraire.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un relais ?: Ouvrez les inscriptions dès que le parcours, les règles et les zones de transition sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture environ 7 jours avant le départ pour préparer les dossards et les listes.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais sportif ?: Comptez au minimum un bénévole par poste de circulation ou de transition, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, le ravitaillement et l’arrivée. Ajoutez 10 % de remplaçants afin de couvrir les désistements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un relais ?: Vérifiez la météo, les réservations, le matériel, les numéros de départ, les cartes et les affectations des bénévoles. Faites aussi un test de chronométrage et de sonorisation, puis préparez les glacières et les lots par zone avant la fin de la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.