Organiser un relais par équipe sans rien laisser au hasard

Un relais par équipe se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des horaires et des zones de transition. Commence par fixer la date, le lieu et le format de la compétition avant d’ouvrir les inscriptions. Les équipes, les bénévoles et le matériel doivent être répartis plusieurs jours à l’avance, pas le matin de la course. Ce plan t’aide à enchaîner les préparatifs, des autorisations jusqu’au briefing et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier le parcours
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Définir le format de la compétition
2 personnes
7
Définir les horaires de départ
2 personnes
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la répartition des équipes
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Créer la carte du parcours
17
Rédiger le briefing
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Distribuer le plan de circulation
20
Vérifier les prévisions météo
21
Imprimer la liste des participants
22
Trier les dossards
2 personnes
23
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer les flèches d'itinéraire
2 personnes
28
Charger le matériel technique
29
Communiquer le plan météo

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Informer l'équipe de montage
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager la table de catering
3 personnes
36
Installer le système de sonorisation
2 personnes
37
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
38
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
39
Marquer les zones de transition
3 personnes
40
Mettre en place le parcours
6 personnes
41
Tenir les postes de circulation
8 personnes
42
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
43
Tester le chronométrage
2 personnes
44
Préparer les dossards
2 personnes
45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Enregistrer les équipes
3 personnes
47
Distribuer les dossards
3 personnes
48
Récupérer les sacs
2 personnes
49
Faire le briefing des participants
2 personnes
50
Animer l'échauffement
2 personnes
51
Guider le public vers la zone de départ
3 personnes
52
Lancer le relais
3 personnes
53
Vérifier les zones de transition
6 personnes
54
Tenir les postes du parcours
8 personnes
55
Effectuer le chronométrage
2 personnes
56
Accompagner les participants
4 personnes
57
Distribuer de l'eau
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
61
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
62
Préparer la remise des médailles
3 personnes
63
Annonce des gagnants
2 personnes
64
Organiser la remise des médailles
3 personnes
65
Guider le public vers la restauration
2 personnes
66
Servir le catering du soir
4 personnes
67
Fournir la musique
68
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

71
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
72
Ranger le service traiteur
4 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Récupérer le matériel du parcours
6 personnes
75
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
76
Nettoyer le lieu
5 personnes
77
Évacuer les déchets
3 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Publier les résultats
81
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 20
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Ruban d'arrivéeqté 2
Cônes de signalisationqté 60
Panneaux de zone de transitionqté 10
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 40
Rubans de médailleqté 120
Médaillesqté 120
Étiquettes de sacsqté 150
Cartes du parcoursqté 30
Feuilles de scoreqté 30
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Mètres rubansqté 2
Drapeaux de départqté 2
Siffletsqté 12
Mégaphonesqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 500

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Décoration

Arche de départ-arrivée
Bannières événementiellesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commence par vérifier le parcours à pied ou à vélo : repère les croisements, mesure les distances et place les zones de transition avant de créer le plan de circulation. Prévois aussi une solution si la météo rend une portion impraticable.
Fixe les horaires de départ après avoir défini le nombre d’équipes et le format. Garde au moins 30 minutes entre l’ouverture des inscriptions et le premier briefing pour distribuer les dossards et répondre aux questions.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir la répartition des équipes, attribuer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires. Un délai de 5 à 7 jours évite de refaire les listes au dernier moment.
Attribue chaque bénévole à une zone précise : inscription, parcours, transition, arrivée ou ravitaillement. Donne-leur le plan de circulation, les horaires et un moyen de communication avant le jour du relais.
Rassemble le matériel et teste la sonorisation la veille : témoins, chronomètres, feuilles de score, cônes, flèches, mégaphones et rallonges. Trie les dossards et les étiquettes de médaille dans l’ordre des équipes pour réduire l’attente à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais par équipe ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les bénévoles et lancer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les listes, le matériel, la météo et le briefing.
Quand faut-il fermer les inscriptions d’un relais ?: Ferme-les idéalement 5 à 7 jours avant le départ. Ce délai permet de former les équipes, attribuer les dossards, imprimer la liste des participants et adapter les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais par équipe ?: Compte au minimum 1 bénévole pour l’inscription, 1 pour le départ, 1 par zone de transition et 1 à 2 personnes pour l’arrivée et les scores. Pour un parcours comportant plusieurs croisements, ajoute 1 bénévole par point à sécuriser.
Que faut-il vérifier la veille d’un relais par équipe ?: Vérifie le parcours, les prévisions météo, les autorisations, la sonorisation et l’ensemble du matériel. Prépare aussi les dossards, les feuilles de score, les cartes du parcours et les affectations des bénévoles avant la fin de la journée.

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