Organiser un rallye de camping-cars, étape par étape

Un rallye de camping-cars se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les lieux, puis les inscriptions, les étapes et la logistique d’accueil. Réservez rapidement le départ et les hébergements, car ils conditionnent le nombre de participants. Testez ensuite l’itinéraire et chaque mission avec un camping-car avant d’imprimer les cartes. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, vérifier la météo et préparer le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le parcours et le point d’arrivée
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Réserver les hébergements
4
Vérifier les autorisations de parcours
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Concevoir les cartes du rallye
10
Imprimer les cartes de rallye
11
Tester le parcours et les missions
2 personnes
12
Définir les postes de contrôle
2 personnes
13
Définir les catégories de prix
2 personnes
14
Acheter les prix
15
Répartir les bénévoles
16
Préparer le briefing des bénévoles
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
20
Rassembler le matériel de camping-car
2 personnes
21
Inspecter le lieu de départ
2 personnes
22
Marquer les places de parking
2 personnes
23
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
28
Installer les postes de contrôle
4 personnes
29
Préparer les packs du rallye
2 personnes
30
Installer les lots
31
Préparer le buffet et le barbecue
3 personnes
32
Préparer les en-cas
2 personnes
33
Mettre en place le point café
34
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité

Événement

35
Tenir la table d’inscription
2 personnes
36
Accueillir les participants
2 personnes
37
Distribuer les packs du rallye
2 personnes
38
Indiquer les emplacements de parking aux camping-cars
2 personnes
39
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
40
Donner le briefing de sécurité
41
Expliquer le parcours du rallye
42
Annoncer l'ordre de départ
43
Faire démarrer les camping-cars
3 personnes
44
Tenir le poste de contrôle 1
2 personnes
45
Tenir le poste de contrôle deux
2 personnes
46
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Allumer le barbecue
2 personnes
50
Préparer les salades et le pain
2 personnes
51
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
52
Servir le buffet
3 personnes
53
Mettre les repas spéciaux à part
54
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Traiter les résultats du rallye
2 personnes
56
Remettre les prix
2 personnes
57
Encadrer le programme du soir
2 personnes
58
Communiquer les heures de départ

Suivi

59
Collecter les déchets
3 personnes
60
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Récupérer les panneaux indicateurs
2 personnes
66
Ranger les points de contrôle
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Envoyer les résultats aux participants
72
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Nappeqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone

Navigation

Cartes d'itinéraireqté 35
Livrets du rallyeqté 35
Boussoleqté 8
Presse-papiersqté 35
Stylosqté 50
Flèches de directionqté 30
Cônesqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeau de départ
Drapeau d'arrivée
Étiquettes nominativesqté 70

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 10
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le parcours, le point d’arrivée et le nombre maximal d’équipages. Réservez le lieu de départ et les hébergements avant d’envoyer les invitations, puis vérifiez les autorisations nécessaires pour chaque tronçon.
Testez l’intégralité du parcours au moins une fois, avec les cartes et les missions définitives. Notez le temps réel entre les contrôles et prévoyez une solution si une route devient impraticable.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir une liste fiable et recueillir les besoins alimentaires. Pour un départ le matin, consolidez ces informations au plus tard 7 jours avant le rallye.
Préparez un briefing court pour les bénévoles, avec leur poste, leur horaire et un moyen de communication. Les talkies-walkies sont utiles lorsque les postes de contrôle sont éloignés et que le réseau téléphonique est incertain.
La veille, contrôlez l’électricité, l’éclairage et le marquage du parking sur le lieu de départ. Installez la table d’inscription, les tables et les chaises, puis placez les cartes, stylos, cônes et flèches dans l’ordre d’utilisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye de camping-cars ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les réservations, les autorisations de parcours et le test des missions prennent généralement plus de temps que l’impression des cartes.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un rallye de camping-cars ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le départ, avec la date limite d’inscription. Fixez cette limite environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer les hébergements, les repas et les supports imprimés.
Comment tester le parcours d’un rallye de camping-cars ?: Faites le trajet avec un camping-car et chronométrez chaque étape. Vérifiez chaque mission, l’accès aux postes de contrôle, les possibilités de stationnement et une alternative pour les passages difficiles.
Que faut-il préparer la veille du rallye ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer l’accueil, marquer les places, tester l’alimentation électrique et disposer le mobilier. Regroupez aussi les cartes, livrets, stylos, cônes et flèches par poste pour éviter les recherches le matin.

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