Organiser un pique-nique d’anniversaire, étape par étape

Commencez par réserver l’aire de pique-nique et fixer une date avant d’envoyer les invitations. Ensuite, suivez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et prévoyez une solution en cas de pluie. La dernière semaine sert à confirmer le nombre d’invités, les locations et les achats. Le jour J, gardez l’installation simple : tentes, tables, couvertures, buffet, boissons fraîches et table des cadeaux doivent être prêts avant l’arrivée des premiers invités.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’aire de pique-nique
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Enregistrer les inscriptions
4
Envoyer un rappel
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
7
Vérifier les prévisions météo
8
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
9
Confirmer les matériels de location
10
Partager le programme en route
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
13
Faire les courses de produits frais
2 personnes
14
Récupérer le matériel
2 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Nettoyer les glacières
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Trier la décoration
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Préparer la table des cadeaux
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Contrôler le site
2 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises et les couvertures
4 personnes
26
Installer les tables de buffet
3 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les boissons fraîches
2 personnes
32
Réfrigérer les salades et les garnitures
2 personnes
33
Installer le pain et les amuse-bouches
3 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Accueillir les invités
3 personnes
37
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
38
Ouvrir le buffet
2 personnes
39
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir le toast d’anniversaire
3 personnes
43
Animer le mot d’anniversaire
44
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
45
Allumer l’éclairage
46
Servir le dernier tour
2 personnes
47
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

48
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
52
Démonter les tentes de fête
4 personnes
53
Nettoyer le site
3 personnes
54
Retirer la décoration
2 personnes
55
Emballer le matériel
2 personnes
56
Distribuer les restes
2 personnes
57
Nettoyer le matériel
2 personnes
58
Retourner les matériels de location
2 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Couvertures de pique-niqueqté 10
Tables de buffetqté 2
Table des cadeaux

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2

Cuisine

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 3
Boîtes de rangementqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Décoration en chiffresqté 2
Compositions floralesqté 6
Cadres photoqté 8

Matériel de sport

Jeux d’extérieur en boisqté 3
Frisbeesqté 3
Ballons de pique-niqueqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations dès que l’horaire et l’adresse sont confirmés. Demandez une réponse avant une date précise afin de connaître le nombre de portions et de places assises.
Relancez les invités 7 jours avant la fête. Profitez-en pour vérifier les allergies, régimes particuliers, besoins d’accessibilité et éventuelles arrivées tardives.
Consultez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis confirmez le plan B au plus tard 48 heures avant. Une tente de réception ne remplace pas toujours un lieu couvert : vérifiez les règles du site et la protection disponible contre le vent.
Faites les achats en deux temps : produits non périssables quelques jours avant, produits frais la veille. Refroidissez les boissons dans les glacières avec les pains de glace dès que possible et gardez les aliments sensibles au froid jusqu’au service.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes d’installation avant l’arrivée des invités. Montez les tentes, installez tables et couvertures, contrôlez le matériel, puis préparez le buffet, les boissons, la musique et la table des cadeaux.

Questions fréquentes

Quand réserver un lieu pour un pique-nique d’anniversaire ?: Réservez idéalement 4 à 6 semaines avant la date, surtout si le lieu est très demandé. Vérifiez dès la réservation les horaires d’ouverture, les règles concernant les tentes, la musique, les déchets et le mauvais temps.
Combien de temps faut-il pour installer un pique-nique d’anniversaire ?: Comptez 60 à 90 minutes pour installer les tentes, tables, chaises, couvertures et buffet. Ajoutez du temps si le matériel est loué ou si le lieu est éloigné du parking.
Quand acheter la nourriture pour un pique-nique d’anniversaire ?: Achetez les produits non périssables 2 à 4 jours avant et les produits frais la veille. Refroidissez les boissons et rangez les aliments sensibles dans les glacières avant le départ, sans les laisser plusieurs heures au soleil.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant la fête, puis confirmez le nombre final 5 à 7 jours avant. Ce délai permet d’ajuster les portions, la vaisselle, les sièges et les besoins alimentaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.