Organiser un pique-nique caritatif sans rien oublier

Commencez par fixer la date, le lieu, le programme et l’objectif de collecte avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les quantités, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. Pour un pique-nique en plein air, prévoyez un plan météo et une solution de repli plusieurs jours à l’avance. Le jour J, installez d’abord l’accueil, le point de dons, le buffet et les boissons, puis briefez les bénévoles avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Définir le budget et l’objectif de collecte
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Définir la procédure de don
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Confirmer les livraisons
12
Faire les courses
3 personnes
13
Vérifier les courses
2 personnes
14
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
15
Préparer les salades
4 personnes
16
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
2 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
22
Installer la décoration
3 personnes
23
Installer le point de dons
2 personnes
24
Préparer la nourriture et la vaisselle
4 personnes

Événement

25
Briefer les bénévoles
2 personnes
26
Accueillir les invités
3 personnes
27
Enregistrer les dons
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
32
Traiter les derniers dons
2 personnes
33
Fermer le buffet
3 personnes

Suivi

34
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
35
Faire la vaisselle
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Démonter les tentes de fête
4 personnes
38
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
39
Nettoyer le site
4 personnes
40
Retourner les matériels
2 personnes
41
Transférer les dons en toute sécurité
2 personnes
42
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 10
Couvertures de pique-niqueqté 15

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Louchesqté 10
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 10
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs d'eauqté 2
Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Décorations de tableqté 10
Panneaux d'informationqté 4
Boîtes à donsqté 2
Panneaux QR-codeqté 3
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Frisbeesqté 6
Jeux de pique-niqueqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4

Conseils

Fixez l’objectif de collecte en même temps que le budget : cela permet de choisir une procédure de don simple et de l’expliquer clairement sur les invitations. Prévoyez au moins une boîte à dons visible à l’accueil.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement. Utilisez les réponses pour compter les repas, noter les allergies ou régimes alimentaires et répartir les bénévoles par créneaux.
Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis de nouveau la veille. Les tentes de réception, les glacières et les pains de glace doivent être confirmés avant les achats et les livraisons.
Le matin, installez les tables et chaises, puis séparez nettement le buffet, le point boissons et le point de dons. Gardez les boissons au frais et placez les panneaux d’itinéraire et de parking avant l’arrivée du public.
Prévoyez un briefing de 10 à 15 minutes pour les bénévoles. Indiquez à chacun son poste, le fonctionnement des dons, le réassort du buffet et la personne à prévenir en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un pique-nique caritatif ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les bénévoles et les livraisons.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un pique-nique caritatif ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin d’ajuster les repas, les boissons et la vaisselle.
Comment prévoir la nourriture pour un pique-nique caritatif ?: Basez les quantités sur les inscriptions reçues, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % pour les arrivées imprévues. Recueillez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant les préparatifs.
Que faire s’il pleut le jour du pique-nique caritatif ?: Prenez une décision définitive la veille au soir, après une dernière vérification météo. Prévoyez dès le départ des tentes de réception et communiquez tout changement de lieu ou d’horaire aux participants.

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