Organiser un parcours des déchets, étape par étape

Un parcours des déchets combine une activité de terrain, des déplacements à vélo et une collecte à coordonner. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis sécurisez les autorisations, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que le plan de circulation. Les inscriptions et les bénévoles doivent être organisés avant de préparer les dossards, les cartes et le matériel. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, vérifier la météo et transmettre des consignes précises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Gérer les autorisations et les déclarations
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
10
Contacter les gestionnaires des déchets
11
Confirmer les réservations
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
15
Concevoir les dossards
16
Imprimer les cartes d’itinéraire
17
Prévoir les prix et les certificats
18
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les informations aux participants
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Trier les dossards
2 personnes
25
Regrouper les panneaux de parcours
2 personnes

Événement

26
Balisage de la zone de départ
4 personnes
27
Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
28
Installer les tables d'inscription
2 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
3 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
32
Aménager des points de collecte des déchets
3 personnes
33
Installer la station de pesée
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Aménager le point café et boissons
3 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
37
Briefer les bénévoles
3 personnes
38
Enregistrer les participants
4 personnes
39
Distribuer les dossards
2 personnes
40
Effectuer le contrôle vélo et sécurité
2 personnes
41
Accompagner les participants au départ
3 personnes
42
Donner le signal de départ
2 personnes
43
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
44
Encadrer la collecte des déchets
6 personnes
45
Peser les déchets collectés
3 personnes
46
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Enregistrer les arrivants
3 personnes
51
Guider les vélos vers la zone d’arrivée
2 personnes
52
Trier les flux de déchets
4 personnes
53
Déterminer les équipes gagnantes
2 personnes
54
Assurer la remise des prix
3 personnes
55
Encadrer le programme du soir
2 personnes
56
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

57
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
58
Apporter les déchets au traitement
3 personnes
59
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
60
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Vérifier le matériel de circulation
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Bureaux d’inscriptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Balancesqté 2
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Chargeurs mobilesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’outils pour véloqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Pinces à déchetsqté 20
Poubellesqté 20
Caisses pour les déchetsqté 20
Bacs de peséeqté 6
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 50

Décoration

Flèches de directionqté 40
Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
Drapeauxqté 20
Nappesqté 8
Panneaux d’affichageqté 4
Cônesqté 30
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de marquageqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 4
Packs de froidqté 8
Couvertures de survieqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Supports pour sacs poubelleqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire à l’avance, idéalement à deux moments différents, et notez les passages étroits, les zones dangereuses et les endroits où déposer les caisses de déchets. Une carte imprimée par participant évite de dépendre uniquement des téléphones.
Lancez les inscriptions dès que le parcours et les horaires sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires au même moment : les réponses reçues la veille arrivent trop tard pour ajuster les achats.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : accueil, circulation, collecte, assistance vélo et arrivée. Prévoyez un talkie-walkie ou un moyen de communication pour chaque responsable de secteur.
Préparez les numéros de départ, les porte-dossards et les cartes par ordre d’inscription. Regroupez aussi les panneaux du parcours dans l’ordre de pose afin de ne pas perdre du temps le matin même.
Faites une répétition logistique la veille : chargeurs, mégaphone, pompes, chambres à air, pinces, gilets et éclairage doivent être réunis au même endroit. Refroidissez les boissons et installez les poubelles ou caisses avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un parcours des déchets ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et la préparation du matériel.
Quand faut-il repérer l’itinéraire d’un parcours des déchets ?: Faites un premier repérage 4 à 6 semaines avant l’événement, puis une vérification finale 3 à 5 jours avant. Cette seconde visite permet de repérer des travaux, une route fermée ou un nouveau point de dépôt.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un responsable pour l’accueil, un pour la circulation, un pour la collecte et un pour l’assistance vélo. Ajoutez ensuite une personne par groupe ou secteur dès que le parcours comporte plusieurs points de séparation.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant le départ, avec l’horaire, le point de rendez-vous, l’itinéraire, l’équipement conseillé et les contacts d’urgence. Renvoyez un rappel la veille si la météo ou les conditions de circulation nécessitent un changement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.