Organiser un marché régional, étape par étape
Un marché régional se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et plan des stands déterminent tout le reste. Ensuite, il faut recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et recueillir leurs besoins, notamment en alimentation et en électricité. La logistique ne s’arrête pas aux tables et aux tentes : toilettes, déchets, paiements, accès et météo doivent être confirmés avant le jour J. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Gérer les autorisations et les déclarations
- 3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Ouvrir les inscriptions
- 6
Réserver le lieu
- 7
Réserver les branchements électriques
- 8
Réserver les toilettes
- 9
Organiser l’enlèvement des déchets
- 10
Rédiger le texte promotionnel
- 11
Concevoir le flyer et l’affiche
- 12
Publier l’événement en ligne
- 13
Envoyer les invitations
2 personnes
- 14
Distribuer les affiches
2 personnes
- 15
Traiter les inscriptions
- 16
Confirmer les exposants
- 17
Recueillir les besoins alimentaires
- 18
Envoyer les informations aux exposants
- 19
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
- 20
Vérifier les prévisions météo
- 21
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
- 22
Appeler les fournisseurs
- 23
Établir la répartition finale des stands
2 personnes
- 24
Imprimer la liste des exposants
- 25
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 27
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
- 28
Acheter des produits frais
2 personnes
- 29
Récupérer l’argent liquide
- 30
Rassembler le matériel
3 personnes
- 31
Remplir les glacières
2 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Contrôler le site
2 personnes
- 34
Installer les barrières
2 personnes
- 35
Monter les stands et les tentes
6 personnes
- 36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 37
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
- 38
Installer l'éclairage
2 personnes
- 39
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 40
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 41
Aménager la table de vente
2 personnes
- 42
Aménager un espace de repos et de repas
2 personnes
- 43
Accueillir les exposants
3 personnes
- 44
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
- 45
Vérifier les produits et les prix
3 personnes
- 46
Tester le son et le micro
2 personnes
- 47
Installer le panneau d’accueil
Événement
- 48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 49
Fournir les informations
2 personnes
- 50
Indiquer le chemin vers les stands
2 personnes
- 51
Servir le café et le thé
2 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 54
Contrôler les glacières
- 55
Vider les poubelles
2 personnes
- 56
Garder les tables propres
2 personnes
- 57
Vérifier les toilettes
- 58
Réapprovisionner la vaisselle
- 59
Gérer les paiements en espèces
2 personnes
- 60
Clôturer temporairement la caisse
2 personnes
- 61
Soutenir les exposants
2 personnes
- 62
Allumer l’éclairage du soir
- 63
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 64
Faire démonter les stands
4 personnes
Suivi
- 65
Rassembler les objets perdus
2 personnes
- 66
Clôturer définitivement la caisse
2 personnes
- 67
Retirer la décoration
3 personnes
- 68
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
- 69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 70
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 71
Balayer le site
3 personnes
- 72
Faire la vaisselle
2 personnes
- 73
Vider les glacières
2 personnes
- 74
Nettoyer le matériel
3 personnes
- 75
Distribuer les restes
2 personnes
- 76
Rapporter le matériel
3 personnes
- 77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 78
Gérer la caution et les paiements
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 12
- Stands de marchéqté 24
- Tables pliantesqté 18
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 6
- Poubellesqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 8
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Multiprisesqté 8
- Lampes sur batterieqté 10
- Enceinte portable
- Microphone
- Caisse
- Terminal de paiement
- Diablesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Pilesqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Panneaux de bienvenueqté 3
- Panneaux de standqté 30
- Badges nominatifsqté 40
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Nappesqté 20
- Chemins de tableqté 10
- Bacs à plantesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Petits bolsqté 60
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
- Ciseauxqté 4
- Ouvre-boîtesqté 2
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Pains de glaceqté 30
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de stockageqté 12
Nettoyage
- Balaiqté 3
- Pelle et balayetteqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date, le lieu et les autorisations, puis dessinez un premier plan du marché. Gardez une marge pour les passages, les branchements électriques et l’accès des diables lors de l’installation.
- Invitez les exposants avant de communiquer largement au public. À la clôture des inscriptions, confirmez chaque stand et envoyez les informations pratiques sur l’itinéraire, le stationnement, les horaires et les besoins techniques.
- Réservez tôt les éléments difficiles à trouver au dernier moment : toilettes, branchements électriques, tentes, stands et enlèvement des déchets. Prévoyez aussi des rallonges à enrouleur, des multiprises et des lampes sur batterie pour les zones moins éclairées.
- Ne laissez pas les besoins alimentaires et les moyens de paiement pour la dernière semaine. Demandez aux exposants ce qu’ils vendent, vérifiez les équipements nécessaires et prévoyez une caisse ainsi qu’un terminal de paiement pour les ventes de l’organisation.
- À l’approche du marché, vérifiez les prévisions météo et confirmez le plan de secours. Finalisez la répartition des stands, imprimez la liste des exposants et préparez les badges nominatifs au plus tard la veille.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de gérer les autorisations, réserver le lieu et les équipements, recruter les exposants, puis communiquer au public.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?
- Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date de clôture au moins 2 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les stands et d’établir le plan final.
- Quand confirmer les toilettes, l’électricité et l’enlèvement des déchets ?
- Faites les réservations dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines à l’avance. Appelez les fournisseurs une dernière fois 7 jours avant le marché pour vérifier les horaires et les quantités.
- Que faut-il envoyer aux exposants avant un marché régional ?
- Envoyez un dossier pratique 10 à 14 jours avant l’événement avec les horaires, l’itinéraire, le stationnement, l’emplacement du stand, les branchements disponibles et les consignes d’installation. Transmettez le plan définitif dès que la répartition est figée.
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