Organiser un marché de Noël à Markthal, étape par étape

Pour organiser un marché de Noël à Markthal, commencez par bloquer la date, les horaires et la réservation de la halle. Ensuite, structurez le marché autour des exposants, des emplacements, des flux d’entrée et du personnel disponible. Les points souvent traités trop tard sont les besoins alimentaires, les livraisons, les droits musicaux et les paiements. Terminez par une installation chronométrée : stands, tables, boissons, matériel de service et signalétique doivent être prêts avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver la halle du marché
2 personnes
3
Définir l’organisation du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Confirmer les exposants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Réserver les livraisons
10
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier les droits musicaux
12
Coordonner l’itinéraire et l’entrée
2 personnes
13
Élaborer le plan
2 personnes
14
Attribuer les emplacements
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Préparer la procédure de caisse
2 personnes
17
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
22
Trier la décoration
2 personnes
23
Créer des étiquettes pour allergènes
2 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Installer les stands de marché et les tables
4 personnes
26
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
27
Installer les nappes
2 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
31
installer la signalisation
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
34
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
35
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
36
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Faire installer les exposants
4 personnes
39
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les portes et l’accueil
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Annoncer le programme
43
Servir les tables de cadeaux
4 personnes
44
Servir des boissons chaudes
3 personnes
45
Servir les boissons froides
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
49
Collecter la vaisselle
2 personnes
50
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Vérifier les stocks
54
Vérifier la décoration lumineuse
55
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
56
Dernier passage auprès des exposants
2 personnes
57
Annoncer la fermeture
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Éteindre l’éclairage
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker les restes
2 personnes
70
Établir le décompte final des exposants
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
73
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 3
Caissesqté 20
Nappesqté 18

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Thermosqté 8
Bains-marieqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Haut-parleur
Microphone
Chariots à mainqté 2

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles décorativesqté 20
Neige artificielleqté 6
Décorations de tableqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Bougies LEDqté 40
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Autre

Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100
Panneaux de présentationqté 8
Cartes de menuqté 20
Cartes allergènesqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Supports pour cartes de tableqté 24
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Monnaie en espèces

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour les inscriptions, les confirmations et l’organisation des livraisons.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription : regroupez les réponses au moins 10 jours avant le marché pour prévoir les quantités, les étiquettes d’allergènes et le service.
Dessinez le plan de la halle avant d’attribuer les emplacements. Gardez des passages dégagés et séparez les zones de vente, de restauration, de paiement et de stockage.
Testez tous les terminaux de paiement et préparez la procédure de caisse au plus tard la veille. Prévoyez aussi une solution de secours si une connexion ou un appareil tombe en panne.
Planifiez l’installation avec une heure de début et un responsable par zone. Les stands, tables, nappes, boissons fraîches, thermos, bains-marie et matériel de service doivent être contrôlés avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël à Markthal ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la halle, confirmer les exposants, traiter les inscriptions, organiser les livraisons et finaliser le plan des emplacements.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirmez-les au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir leurs besoins, d’attribuer les stands et d’ajuster les quantités de catering.
Quand préparer le plan des stands et des tables ?: Établissez une première version environ 3 semaines avant le marché, puis figez-la 7 jours avant. Les exposants et les bénévoles doivent connaître leur emplacement avant le jour de l’installation.
Quand tester les terminaux de paiement et préparer la caisse ?: Effectuez un test complet la veille, puis vérifiez les appareils lors de l’installation. Préparez la procédure de caisse et les caisses à monnaie au moins 24 heures avant l’ouverture.

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