Organiser un marché de la Fête du Roi sans rien oublier

Un marché de la Fête du Roi se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, obtenir les autorisations, puis remplir les stands et organiser l’accueil. Prévoyez assez tôt les besoins des exposants, l’électricité, les déchets et la signalétique. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, préparer la caisse, refroidir les boissons et vérifier la météo. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui bloquent souvent l’installation le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du marché
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Enregistrer les inscriptions
6
Établir la répartition des stands
2 personnes
7
Confirmer les participants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Commander le catering
11
Organiser l’enlèvement des déchets
12
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
13
Demander des panneaux de signalisation
14
Informer les exposants
15
Préparer les listes de prix
2 personnes
16
Créer des panneaux de direction
2 personnes
17
Changer l'argent liquide
18
Vérifier le contenu de la trousse de premiers secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer les livraisons
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les caisses
2 personnes
26
Trier les matériaux
3 personnes
27
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les barrières
3 personnes
30
Décharger les stands
5 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer la numérotation des stands
2 personnes
38
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
39
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
40
Aménager les stands
8 personnes
41
Préparer le café
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
43
Préparer les boissons
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Approvisionner les caisses
2 personnes

Événement

46
Annoncer l'ouverture
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Tenir les stands de vente
8 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner les toilettes
54
Vérifier l'éclairage
55
Vider les caisses en cours de journée
2 personnes
56
Annoncer la dernière vente
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Fermer les caisses
2 personnes
59
Démonter les stands
8 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Couper l’électricité
2 personnes
66
Rapporter le matériel
3 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
69
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 12
Tables de maquillageqté 8
Poids de standqté 24
Barrières de sécuritéqté 12
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 16

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Guirlandes de fanions orangeqté 10
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux de numéro de standqté 12
Panneaux d’orientationqté 10
Liste de prix pendantqté 20
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Chariots à mainqté 2
Caissesqté 4
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations, puis vérifiez l’assurance avant d’inviter les exposants. Gardez une confirmation écrite de chaque accord et notez les délais demandés par la commune.
Fixez une date limite d’inscription pour les exposants au moins 7 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, confirmer les participants et intégrer leurs besoins alimentaires.
Dessinez le plan des stands avant de commander le matériel : tentes, tables, chaises, poids et barrières ne se répartissent pas de la même façon selon les emplacements. Ajoutez les numéros de stand et les panneaux d’orientation au plan.
Vérifiez l’alimentation électrique au plus tard la semaine précédente et confirmez chaque livraison 2 à 3 jours avant l’événement. Prévoyez une solution claire pour les zones qui ne peuvent pas être alimentées.
Préparez la caisse, la monnaie, les listes de prix et les panneaux la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des exposants, afin de ne pas gérer ces tâches pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un marché de la Fête du Roi ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance et la réservation du lieu doivent être traitées avant de confirmer les exposants.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché ?: Fixez les inscriptions au plus tard 7 jours avant le marché. Confirmez ensuite les participants, leurs besoins alimentaires et leur emplacement afin de finaliser le plan des stands.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de la Fête du Roi ?: Préparez la caisse et la monnaie, les listes de prix, les panneaux, les en-cas et le matériel de signalisation. Refroidissez aussi les boissons et vérifiez la liste des courses avant le jour J.
Quand vérifier la météo et les livraisons ?: Consultez les prévisions 48 à 72 heures avant le marché, puis faites une dernière vérification le matin même. Confirmez les livraisons 2 à 3 jours à l’avance pour pouvoir réagir en cas de retard.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.