Comment organiser un Festival de la Libération

Un Festival de la Libération se prépare d’abord comme une journée accueillant du public, puis comme un programme de commémoration. Commencez par fixer le déroulé, le nombre de participants et les besoins alimentaires avant de réserver les tentes, les toilettes et les livraisons. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, imprimer les supports et vérifier le matériel. Les deux derniers jours, concentrez-vous sur les produits frais, les boissons, la mise en place et les imprévus météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Répartir les bénévoles
2 personnes
5
Confirmer les livraisons
6
Réserver des tentes
7
Réserver les toilettes
8
Imprimer le programme
9
Créer les panneaux de direction
2 personnes
10
Préparer les étiquettes nominatives
11
Vérifier le programme musical
12
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Commander les courses
2 personnes
15
Rassembler le matériel
3 personnes
16
Trier la décoration
2 personnes
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Vérifier les prévisions météo
19
Préparer l'argent liquide
20
Recevoir les courses
3 personnes
21
Contrôler les produits frais
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
3 personnes
23
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer les sandwichs
3 personnes
26
Installer les amuse-bouches végétariens
2 personnes
27
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Balisage de la zone de scène
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
3 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Installer les drapeaux
3 personnes
37
Aménager le stand d’information
2 personnes
38
Aménager l’espace enfants
3 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
41
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
42
Installer les panneaux de stationnement et d'itinéraire
3 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
51
Présenter le programme musical
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Dégager les tables
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Informer les visiteurs
2 personnes
59
Enregistrer les objets trouvés
60
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
4 personnes

Suivi

62
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
63
Ranger le stock en lieu sûr
3 personnes
64
Rassembler les déchets
5 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Démonter les tentes
6 personnes
70
Retirer les panneaux de parcours
3 personnes
71
Rapporter le matériel
3 personnes
72
Retourner le matériel audio
2 personnes
73
Faire récupérer les toilettes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Emballer les restes
2 personnes
76
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
77
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
78
Gérer les objets trouvés
79
Renvoyer la caution et le matériel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Cintres de vestiaireqté 150
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Gantsqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Guirlandes rouge-blanc-bleuqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Nappesqté 20
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Tapis de jeuqté 4
Ballonsqté 12
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Kits de craie pour trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants au moins 10 jours avant l’événement : les inscriptions servent à dimensionner les repas, les tables, les chaises, les toilettes et les gobelets réutilisables.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une personne pour les livraisons, une pour l’accueil et une autre pour le coin café, les sandwichs et les en-cas.
Réservez les tentes et les toilettes au plus tard 3 semaines avant la date prévue. Vérifiez ensuite les horaires de livraison et gardez un contact joignable le jour même.
Préparez la signalétique et le programme 5 à 7 jours avant. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et installez les poteaux de balisage avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Recevez les courses la veille si possible, contrôlez immédiatement les produits frais et mettez les boissons au frais. Gardez les glacières, la glace, les gants et le matériel de premiers secours accessibles, pas rangés au fond d’un véhicule.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un Festival de la Libération ?: Commencez environ 6 à 8 semaines avant la date. Les inscriptions et besoins alimentaires doivent être suivis dès le début, tandis que les tentes, toilettes et livraisons devraient être confirmées au moins 3 semaines à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un Festival de la Libération ?: Répartissez les bénévoles en équipes couvrant l’accueil, la logistique, la restauration, les activités et le rangement. Prévoyez au minimum deux personnes disponibles en permanence pour les imprévus, avec des relais toutes les 2 à 3 heures.
Quand préparer les repas et les boissons ?: Réceptionnez les courses la veille, contrôlez les produits frais et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture. Préparez les sandwichs et les en-cas le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant le début du public.
Que vérifier la veille d’un Festival de la Libération ?: Vérifiez les prévisions météo, les livraisons, le programme musical, la signalétique, les premiers secours et l’argent liquide. Faites aussi un inventaire du matériel de cuisine, des contenants réutilisables et des équipements audio au moins une fois avant le montage.

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