Organiser un concours de cosplay, étape par étape

Un concours de cosplay se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement public. Commencez par fixer le règlement, les critères de notation et la composition du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Réservez ensuite le lieu, le photographe et le matériel technique, puis suivez les participants jusqu’à la confirmation finale. Le jour J, prévoyez un accueil distinct, une table pour le jury, un espace photo et un planning suffisamment détaillé pour éviter les files d’attente.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le photographe
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Imprimer les critères du jury
11
Confirmer les participants
2 personnes
12
Publier le programme
13
Commander les prix
14
Commander le catering
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Copier les feuilles de score
18
Emballer les prix
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Installer la table du jury
2 personnes
26
Aménager les coulisses
3 personnes
27
Délimiter la zone de présentation
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Monter le mur photo
2 personnes
30
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Préparer les coupes
34
Briefer les bénévoles
2 personnes
35
Briefing du jury

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Accueillir le public
3 personnes
40
Vérifier les numéros de course
2 personnes
41
Accompagner les participants pour se changer
2 personnes
42
Effectuer la présélection
3 personnes
43
Rassembler les questions du jury
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Accompagner le public vers la zone de présentation
3 personnes
47
Mettre en place les finalistes
2 personnes
48
Animer la compétition
2 personnes
49
Noter les délibérations du jury
3 personnes
50
Photographier les participants
2 personnes
51
Annoncer la pause
52
Vérifier les résultats du jury
2 personnes
53
Recueillir les votes du public
2 personnes
54
Préparer les gagnants
2 personnes
55
Animer la remise des prix
2 personnes
56
Photographier les gagnants
2 personnes
57
Animer la séance photo libre
2 personnes
58
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
59
Faire le check-out des participants
2 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Sauvegarder les photos en toute sécurité
72
Remercier les participants
73
Publier les résultats en ligne
74
Recontacter les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Tabouretsqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo
Trépiedqté 2
Anneaux lumineuxqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Mur photo
Bâche de fondqté 2
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandeqté 6
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Coupes de prixqté 6
Rubans de médailleqté 10
Chèques-cadeauxqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Spray désinfectantqté 4

Autre

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Feuilles de scoreqté 100
Listes de participantsqté 10
Braceletsqté 100
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 3
Enveloppes pour les prixqté 10

Catering

Courses

Conseils

Publiez le règlement avant le formulaire d’inscription : précisez les catégories, les critères du jury, les horaires de passage et les règles concernant les accessoires ou les prestations scéniques.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les dossiers et confirmer les participants. Prévoyez au moins 7 jours pour vérifier les informations, recueillir les besoins alimentaires et publier le programme définitif.
Préparez une feuille de score par candidat et imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Un jury de trois personnes peut noter plus facilement si les critères et leur barème tiennent sur une seule page.
Installez un espace de préparation avec portants, miroirs et tabourets, séparé du comptoir d’inscription. Comptez environ 15 minutes avant l’ouverture pour tester les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.
Ne gardez pas les prix, les badges nominatifs et les feuilles de score pour la dernière heure. Emballez les récompenses et regroupez les documents la veille, puis refroidissez les boissons avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de cosplay ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et le photographe, lancer les inscriptions, commander les prix et confirmer le programme au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il publier le règlement du concours de cosplay ?: Publiez-le avant l’ouverture des inscriptions, idéalement 4 à 6 semaines avant le concours. Les participants doivent connaître les critères du jury, les catégories et les horaires avant de remplir le formulaire.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour J ?: Réservez au moins 2 heures avant l’accueil du public. Il faut installer les tables et les chaises, le comptoir d’inscription et la table du jury, puis tester le son, l’éclairage et l’espace photo.
Comment préparer le jury d’un concours de cosplay ?: Réunissez les membres du jury au moins 30 minutes avant les premiers passages. Remettez à chacun les critères imprimés, les feuilles de score et le déroulé, puis expliquez la méthode de notation avant de commencer.

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