Organiser un concert de musique du monde, étape par étape

Un concert de musique du monde se prépare d’abord autour des artistes, de la date et du programme. Ensuite, verrouillez la salle, les autorisations et les besoins techniques avant de communiquer au public. La sonorisation, l’éclairage, les transports et l’accueil des musiciens demandent souvent plus de coordination que prévu. Gardez enfin du temps pour les inscriptions, les bénévoles, les repas et les documents utilisés le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Rassembler les informations sur les artistes
4
Finaliser le lieu
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier les informations d'assurance
8
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Réserver le kit d'éclairage
12
Rédiger le texte promotionnel
13
Créer les visuels promotionnels
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Organiser le transport des artistes
19
Réserver les repas des artistes
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Établir le planning des bénévoles
22
Imprimer le déroulé
23
Imprimer les informations au public
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Envoyer le briefing aux artistes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer le système de sonorisation
4 personnes
32
Monter l’installation lumière
3 personnes
33
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
34
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Aménager les loges des artistes
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer la décoration
3 personnes
44
Préparer les programmes
2 personnes
45
Effectuer la balance technique
4 personnes
46
Effectuer la balance sonore des artistes
5 personnes
47
Tenir l'entrée
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Distribuer le programme
2 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Garder le comptoir traiteur propre
2 personnes
56
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
57
Servir les repas des artistes
2 personnes
58
Annoncer le programme de la pause
59
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
60
Animer les questions du public
2 personnes
61
Accompagner le quatrième bloc du concert
3 personnes
62
Guider le public vers les places assises
3 personnes
63
Animer le dernier bloc de concert
3 personnes
64
Prononcer le discours de clôture
65
Accompagner la sortie du public
4 personnes
66
Rassembler les objets perdus

Suivi

67
Démonter l'équipement de scène
4 personnes
68
Ranger le matériel audio
4 personnes
69
Démonter l’éclairage
3 personnes
70
Démonter le mobilier
4 personnes
71
Rassembler les déchets
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Réfrigérer les restes
2 personnes
78
Vérifier l'équipement
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Évacuer les déchets
2 personnes
81
Finaliser le transport des artistes
82
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scèneqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 320
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Bureau d’accueil
Comptoirs traiteurqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles d'instrumentsqté 20
Câbles de microqté 20
Répartiteurs électriquesqté 8
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Casque de régieqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 350
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 350
Cuillèresqté 150
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 24
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Bacs de rangementqté 20

Décoration

Toiles de musique du mondeqté 8
Guirlandes de fanionsqté 12
Fond de scène
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Flyers du programmeqté 350
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Numéros de tableqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs poubelleqté 100
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Gantsqté 40
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et la confirmation des artistes. Demandez tout de suite leurs horaires d’arrivée, leurs besoins alimentaires et leur fiche technique afin de ne pas réserver une salle ou du matériel inadapté.
Finalisez le lieu avant de lancer la promotion. Vérifiez la capacité d’accueil, les horaires d’accès, les autorisations et l’assurance ; prévoyez aussi l’emplacement de la scène, de l’accueil, des loges et des tables traiteur.
Transformez les besoins techniques en plan d’installation. Pour chaque groupe, confirmez les microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation électrique, puis transmettez une configuration de scène claire à l’équipe son.
Organisez les déplacements et les repas des artistes au moins quelques jours avant le concert. Indiquez qui les accueille, à quelle heure, où ils se changent et quand ils mangent ; ces détails sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des musiciens.
Préparez l’exploitation du jour J avec un planning des bénévoles et deux séries de documents imprimés : le déroulé pour l’équipe et les informations pour le public. Faites les courses après avoir vérifié les quantités de verres, boissons et fournitures d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique du monde ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, la salle, les autorisations et la technique. Comptez davantage si plusieurs groupes viennent de loin ou si le lieu impose des démarches particulières.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert ?: Réservez-les dès que la salle et la configuration de scène sont confirmées, idéalement 4 à 6 semaines avant le concert. La liste exacte du matériel dépend des instruments, du nombre de musiciens et de la jauge.
Que faut-il demander aux artistes avant un concert ?: Demandez au moins 4 informations : horaires d’arrivée, fiche technique, besoins alimentaires et transport. Faites confirmer ces éléments 2 à 3 semaines avant, puis renvoyez le planning final quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert ?: Pour une petite salle, prévoyez généralement 4 à 6 bénévoles : accueil, public, loges, aide technique et coordination. Ajoutez au moins 2 personnes si l’installation comprend une scène, plusieurs groupes ou un service traiteur.

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