Organiser un camp international de jeunesse, étape par étape
Un camp international de jeunesse se prépare d’abord avec un cadre précis : date, lieu, capacité d’accueil et règles communes. Ensuite, les inscriptions permettent de réunir les autorisations parentales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Le programme, les groupes et les accompagnateurs doivent être définis avant d’acheter ou de charger le matériel. Les dernières vérifications concernent la météo, les réservations, les courses et l’installation du comptoir d’inscription.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir la limite de participants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Collecter les formulaires parentaux
2 personnes
- 7
Vérifier les autorisations
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 9
Enregistrer les contacts d’urgence
2 personnes
- 10
Traduire les listes de participants
2 personnes
- 11
Élaborer le programme
3 personnes
- 12
Sélectionner les activités
3 personnes
- 13
Rédiger le règlement
2 personnes
- 14
Faire la répartition des groupes
2 personnes
- 15
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
- 16
Imprimer le planning des tâches
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Confirmer les réservations
2 personnes
- 19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 20
Faire les courses
4 personnes
- 21
Rassembler le matériel
3 personnes
- 22
Étiqueter le matériel
2 personnes
- 23
Charger les tentes et les tables
4 personnes
Événement
- 24
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
- 25
Préparer le matériel d’activité
4 personnes
- 26
Monter les tentes
6 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Suspendre la décoration
3 personnes
- 29
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
- 31
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 32
Préparer le déjeuner
5 personnes
- 33
Briefer les accompagnateurs
3 personnes
- 34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
- 35
Accueillir les participants
5 personnes
- 36
Enregistrer la présence
3 personnes
- 37
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 38
Former les groupes
4 personnes
- 39
Animer le jeu d’accueil
6 personnes
- 40
Animer la rencontre internationale
6 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Encadrer les activités sportives
8 personnes
- 43
Vérifier les points d’eau
2 personnes
- 44
Préparer les en-cas
4 personnes
- 45
Installer le buffet du dîner
6 personnes
- 46
Servir le dîner
6 personnes
- 47
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 49
Accompagner les présentations culturelles
5 personnes
- 50
Assurer le programme musical
3 personnes
- 51
Animer le jeu du soir
8 personnes
- 52
Faire le check-out des participants
3 personnes
- 53
Accompagner le départ des participants
6 personnes
Suivi
- 54
Rassembler les déchets
4 personnes
- 55
Faire la vaisselle
4 personnes
- 56
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Démonter les tentes
6 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Laisser le lieu propre
5 personnes
- 61
Inventorier le matériel
2 personnes
- 62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 63
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
- 64
Enregistrer les objets trouvés
- 65
Informer les parents des objets trouvés
- 66
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Bancsqté 8
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Bols réutilisablesqté 80
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Louchesqté 12
- Plateauxqté 8
- Carafes d’eauqté 10
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 8
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Plaques de cuisson portablesqté 4
- Bouteilles de gazqté 4
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 6
- Volley-ballqté 3
- Ballons de basketqté 4
- Frisbeesqté 8
- Cordes à sauterqté 10
- Cônesqté 30
- Rubans d’équipeqté 70
- Balles d'eauqté 200
- Masquesqté 12
- Corde de tir à la cordeqté 2
Décoration
- Guirlande de fanionsqté 6
- Drapeaux internationauxqté 20
- Ballonsqté 100
- Badges nominatifsqté 80
- Marqueursqté 24
- Nappe coloréeqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lanternes LEDqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Siffletsqté 12
- Lampes de pocheqté 12
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Flèches de directionqté 20
Inscription
- Braceletsqté 80
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 30
- Papier d’impressionqté 250
- Porte-badgesqté 80
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaisqté 4
- Boîtes de conserveqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la capacité avant d’ouvrir les inscriptions : elle détermine le nombre d’accompagnateurs, de places assises, de tentes et de portions à prévoir. Fermez le formulaire dès que la limite est atteinte, plutôt que de gérer une liste incomplète.
- Demandez les formulaires parentaux, les autorisations et les contacts d’urgence plusieurs semaines avant le départ. Relancez les familles dont un document manque au plus tard 7 jours avant l’arrivée des jeunes.
- Traitez les besoins alimentaires pendant les inscriptions, pas la veille du camp. Regroupez les réponses par repas et vérifiez-les avec la liste des courses avant d’acheter les ingrédients et de préparer les ustensiles de cuisine.
- Construisez les groupes et le planning après avoir traduit les listes de participants. Préparez une version imprimée du planning des tâches afin que chaque accompagnateur sache où être sans dépendre de son téléphone.
- Faites une vérification matérielle en deux temps : d’abord les tentes, tables, rallonges, multiprises et équipements d’activité, puis le chargement. Étiquetez les bacs et gardez séparément le matériel du comptoir d’inscription pour pouvoir l’installer dès l’arrivée.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un camp international de jeunesse ?
- Ouvrez-les dès que la date, le lieu, la limite de participants et les conditions de participation sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le camp. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le début afin de traiter les documents.
- Quand demander les autorisations parentales pour un camp de jeunes ?
- Demandez-les dans le formulaire d’inscription et relancez les familles 14 jours avant le départ. Tous les documents manquants doivent être vérifiés au plus tard 7 jours avant l’accueil des participants.
- Combien de temps avant faut-il préparer le programme du camp ?
- Établissez une première version 4 semaines avant le camp, puis confirmez les activités et la répartition des groupes après la clôture des inscriptions. Imprimez le planning final au moins 2 jours avant l’arrivée.
- Quand vérifier le matériel et charger les tentes pour le camp ?
- Faites l’inventaire complet 3 à 5 jours avant le départ, notamment pour les câbles, batteries, glacières et équipements de cuisine. Chargez les tentes, tables et bacs après cette vérification, idéalement la veille.
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