Organiser un camp de taekwondo sans rien laisser au hasard
Un camp de taekwondo se prépare d’abord sur le papier, puis sur le site. Commence par confirmer la date, le lieu, les encadrants et le nombre maximal de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemble les informations médicales, les autorisations et les besoins alimentaires, puis construis les groupes et le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, organiser les repas et transmettre aux parents des informations précises sur les horaires et les contacts.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
- 3
Définir la limite de participants
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Collecter les informations médicales particulières
- 8
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
- 9
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
- 10
Créer le programme et la répartition des groupes
2 personnes
- 11
Confirmer la réservation de la salle d’entraînement
- 12
Confirmer la réservation de la salle à manger
- 13
Envoyer les informations aux parents
- 14
Imprimer la liste des participants
- 15
Préparer les badges nominaux
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel de formation
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel de premiers secours
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 22
Dérouler les tapis d’entraînement
3 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 24
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Mettre en place l'espace repas
3 personnes
- 26
Installer les points d'eau
2 personnes
- 27
Installer le poste de premiers secours
- 28
Faire le briefing des encadrants
3 personnes
Événement
- 29
Accueillir les participants
4 personnes
- 30
Enregistrer la présence
2 personnes
- 31
Expliquer les règles du groupe
2 personnes
- 32
Animer l'échauffement
3 personnes
- 33
Animer la formation technique
3 personnes
- 34
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
- 35
Encadrer les jeux d'équipe
4 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
- 38
Servir le dîner
4 personnes
- 39
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
- 40
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
- 41
Encadrer l'entraînement du soir
3 personnes
- 42
Assurer les démonstrations
3 personnes
- 43
Animer l’activité de groupe de clôture
4 personnes
- 44
Faire le check-out des participants
3 personnes
- 45
Informer les parents au départ
2 personnes
Suivi
- 46
Rassembler le matériel de formation
3 personnes
- 47
Nettoyer et ranger les tapis
3 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 50
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 51
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 52
Enregistrer les objets trouvés
- 53
Rappeler les parents au sujet des objets
- 54
Ranger les provisions restantes
2 personnes
- 55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 56
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Matériel de sport
- Tapis de taekwondoqté 30
- Coussins d’escalierqté 12
- Coussins de protectionqté 8
- Protège-têtesqté 20
- Protège-poitrineqté 20
- Protège-tibiasqté 20
- Protège-brasqté 20
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 12
- Rubans d’équipeqté 4
- Chronomètreqté 2
- Siffletsqté 3
- Panneaux de scoreqté 4
- Sacs de sportqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Louchesqté 6
- Thermosqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 4
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 3
- Piles rechargeablesqté 8
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 40
- Marqueursqté 12
- Panneaux de planification A4qté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Lingettes désinfectantesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Porte-essuie-tout en papierqté 3
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de froid instantanéqté 6
- Gants jetablesqté 20
- Lampes de pocheqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la limite de participants avant d’envoyer les invitations : elle doit tenir compte du nombre d’encadrants, de la capacité de la salle et du matériel de protection disponible.
- Demande les autorisations, les informations médicales particulières et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les familles dont le dossier est incomplet au moins 7 jours avant le camp.
- Prépare le programme par groupes avant l’arrivée des enfants. Indique les horaires d’entraînement, de repas et de pauses afin d’éviter les changements improvisés entre les encadrants.
- Fais une vérification du matériel 3 à 5 jours avant le départ : tapis, protections, chronomètre, sifflets, cônes et matériel de premiers secours doivent être comptés et accessibles.
- Le jour J, installe d’abord les tapis et la zone d’accueil, puis les tables et l’espace repas. Imprime la liste des participants et prépare les badges avant l’heure d’arrivée annoncée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un camp de taekwondo ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions peuvent être ouvertes environ 4 semaines avant le camp, tandis que les autorisations, informations médicales et réservations doivent être finalisées au plus tard 7 jours avant.
- Quand envoyer les informations aux parents ?
- Envoie les informations pratiques 10 à 14 jours avant le camp, puis un rappel 2 à 3 jours avant. Indique les horaires, le lieu, les contacts d’urgence, les repas prévus et ce que les participants doivent apporter.
- Comment répartir les participants dans les groupes ?
- Prépare les groupes avant le premier entraînement, en tenant compte du niveau, de l’âge et du nombre d’encadrants disponibles. Garde une liste imprimée et prévois une marge de 2 à 3 places pour les changements de dernière minute.
- Que vérifier la veille d’un camp de taekwondo ?
- Vérifie les réservations des salles, la liste des participants, les autorisations, les contacts d’urgence et le matériel. Prépare aussi les boissons au frais et regroupe le matériel à transporter au moins la veille au soir.
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