Organiser un camp de jeunes sans rien oublier

Un camp de jeunes se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les autorisations, puis la sécurité, le programme et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le scénario prévu en cas de pluie. Prévoyez aussi le transport du matériel, le montage des tentes et l’installation des postes d’activités avant l’arrivée du groupe. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’au rangement du site.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
4
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
5
Vérifier la liste des participants
2 personnes
6
Imprimer les contacts d’urgence
7
Imprimer le programme
8
Réserver le lieu
9
Vérifier les lieux des activités
2 personnes
10
Préparer le scénario météo
2 personnes
11
Rédiger le règlement
2 personnes
12
Répartir les équipes
2 personnes
13
Tracer le parcours de la chasse au trésor
3 personnes
14
Imprimer les задания de la chasse au trésor
2 personnes
15
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Trier les courses
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
20
Contrôler le site
3 personnes
21
Monter les tentes
4 personnes
22
Installer les tables et les bancs
4 personnes
23
Installer les postes d’activités
4 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Aménager le point de restauration
3 personnes
26
Préparer le matériel de premiers secours
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Faire le briefing de l’équipe
4 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
4 personnes
30
Expliquer le programme et les règles
3 personnes
31
Animer le jeu de présentation
4 personnes
32
Encadrer les activités sportives
6 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
35
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
36
Préparer le repas du soir
4 personnes
37
Servir le dîner
5 personnes
38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Animer le jeu du soir
5 personnes
40
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
41
Accompagner le départ et la remise
4 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les bancs
4 personnes
45
Démonter les tentes
4 personnes
46
Nettoyer le site
4 personnes
47
Rapporter le matériel
3 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tentes de campingqté 4
Tables pliantesqté 6
Bancs pliantsqté 8
Chaisesqté 20
Tabourets pliantsqté 6
Caisses de rangementqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Couvertsqté 60
Tassesqté 40
Pichets de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 6
Ciseauxqté 4
Glacièresqté 4

Équipement

Enceinte portable
Mégaphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de pocheqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Volley-ball
Frisbeesqté 4
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Masquesqté 10
Balles d'eauqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couverture anti-feu
Gilets réfléchissantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant le départ par les invitations et les inscriptions. Fixez une date limite claire pour recevoir les autorisations parentales et les informations alimentaires, puis relancez les familles qui n’ont pas répondu.
Bloquez une demi-journée pour vérifier les lieux d’activités et préparer le scénario météo. Pour chaque activité extérieure, notez une solution de repli et le matériel nécessaire afin de ne pas improviser le jour même.
Préparez les équipes après avoir vérifié la liste définitive des participants. Imprimez les contacts d’urgence et le programme en plusieurs exemplaires : gardez-en un au point d’accueil, un pour chaque responsable et un exemplaire de secours.
La veille, triez les courses par usage et mettez les boissons au frais. Chargez séparément les caisses de rangement, les jeux, les rallonges et le matériel de cuisine pour retrouver rapidement chaque élément sur place.
Arrivez au moins 3 heures avant les jeunes pour contrôler le site, monter les tentes et installer les tables, les bancs et les postes d’activités. Testez aussi l’enceinte, le mégaphone et l’éclairage avant le début du camp.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de jeunes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de gérer les inscriptions, les autorisations parentales, les besoins alimentaires et la réservation du lieu sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il demander les autorisations parentales ?: Envoyez les formulaires dès l’inscription et fixez une échéance au plus tard 7 jours avant le camp. Vérifiez ensuite chaque dossier avec la liste définitive des participants.
Combien de temps avant l’arrivée faut-il installer le camp ?: Arrivez environ 3 heures avant le groupe. Comptez ce temps pour contrôler le site, monter les tentes, installer les tables et bancs, préparer la restauration et tester le matériel électrique.
Que prévoir en cas de pluie pendant un camp de jeunes ?: Préparez un scénario météo au moins 1 semaine avant le camp. Prévoyez une activité de remplacement pour chaque activité extérieure et vérifiez que le lieu permet d’accueillir les jeunes au sec.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.