Jugendcamp organisieren: von der Anmeldung bis zum Aufbau

Bei einem Jugendcamp entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am ersten Tag Ruhe oder Sucharbeit entsteht. Starte mit Anmeldungen, Einverständniserklärungen und Notfallkontakten, bevor du Programm und Teams festlegst. Danach folgen Ort, Wetter- und Sicherheitsplanung, Materialkontrolle sowie Einkauf und Aufbau. Plane außerdem feste Übergaben ein: Wer bringt die Materialien, wer kontrolliert das Gelände und wer betreut die Essens- und Getränkestation?

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
3
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
4
Einverständniserklärungen einsammeln
2 Personen
5
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
6
Notfallkontakte ausdrucken
7
Programm drucken
8
Location reservieren
9
Aktivitätsorte kontrollieren
2 Personen
10
Wetterszenario vorbereiten
2 Personen
11
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
12
Teams einteilen
2 Personen
13
Route für die Schnitzeljagd festlegen
3 Personen
14
Schnitzeljagd-Aufgaben drucken
2 Personen
15
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Einkäufe sortieren
3 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
20
Gelände kontrollieren
3 Personen
21
Zelte aufbauen
4 Personen
22
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
23
Aktivitätsstationen einrichten
4 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
26
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
27
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
28
Teambriefing geben
4 Personen

Event

29
Teilnehmende empfangen
4 Personen
30
Programm und Regeln erklären
3 Personen
31
Kennenlernspiel anleiten
4 Personen
32
Sportaktivitäten betreuen
6 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
35
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
36
Abendessen vorbereiten
4 Personen
37
Abendessen servieren
5 Personen
38
Geschirr sammeln
3 Personen
39
Abendspiel begleiten
5 Personen
40
Lagerfeueraktivität betreuen
3 Personen
41
Abschied und Ausgabe begleiten
4 Personen

Nachbereitung

42
Abfall sammeln
3 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Tische und Bänke wegräumen
4 Personen
45
Zelte abbauen
4 Personen
46
Gelände reinigen
4 Personen
47
Materialien zurückbringen
3 Personen
48
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
49
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
CampingzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 6
KlappbänkeAnz. 8
StühleAnz. 20
KlapphockerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
TassenAnz. 40
AusgießkannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ScherenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Megafon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
Volleyball
FrisbeesAnz. 4
SpringseileAnz. 8
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 8
AugenbindenAnz. 10
WasserballonsAnz. 200

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
Feuerlöschdecke
WarnwestenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Anmeldung nicht erst beim Aufbau ab: Prüfe Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen spätestens 7 Tage vor Beginn. Drucke die Notfallkontakte zusätzlich aus, damit sie auch ohne Handy erreichbar sind.
Bereite für jede Aktivität eine Alternative bei Regen vor. Kontrolliere Aktivitätsorte, Spielmaterial und die gedruckten Schnitzeljagd-Aufgaben mindestens 2 Tage vorher, statt fehlende Teile am Campmorgen zu suchen.
Teile Teams erst ein, wenn die Teilnehmerliste geprüft ist, und drucke den Ablauf in ausreichender Zahl aus. So können Betreuende Programm, Regeln und Zuständigkeiten vor dem Start gemeinsam durchgehen.
Sortiere Einkäufe und Material nach Einsatzort: Verpflegung, Aktivitätsstationen und Schlafbereich getrennt. Stelle Getränke erst am Aufbautag kalt und kontrolliere Kühlboxen, Mehrweggeschirr sowie Serviermaterial vor dem Transport.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: zuerst Gelände kontrollieren, dann Zelte, Tische und Bänke aufstellen, anschließend Aktivitätsstationen sowie Essens- und Getränkestand einrichten. Rechne für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein und halte Taschenlampen für den Abend bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jugendcamp organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Einladungen und dem groben Programm. Spätestens 7 Tage vor Beginn sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen geprüft sein.
Wann sollte man die Einverständniserklärungen für ein Jugendcamp einsammeln?: Fordere sie direkt mit der Einladung an und setze eine Frist von etwa 2 Wochen vor dem Camp. Fehlende Erklärungen solltest du spätestens 7 Tage vorher nachverfolgen, nicht erst bei der Ankunft.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jugendcamps?: Plane für Geländecheck, Zelte, Tische und Bänke sowie die Aktivitäts- und Verpflegungsstationen mindestens 2 Stunden ein. Bei mehreren Zelten oder einem großen Gelände sind 3 bis 4 Stunden realistischer.
Was muss man bei einem Jugendcamp bei schlechtem Wetter vorbereiten?: Lege mindestens 1 alternatives Programm für Regen fest und prüfe den Ausweichort spätestens 2 Tage vorher. Schütze außerdem Material und Verpflegung mit Partyzelten oder Aufbewahrungsboxen und kläre, wer die Entscheidung zur Umplanung trifft.

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