Organiser un bal orange, étape par étape

Pour organiser un bal orange, commencez par verrouiller le lieu, la date et les horaires avant de lancer les invitations. Le nombre d’inscrits déterminera ensuite les tables, les chaises, la vaisselle, les boissons et la répartition des bénévoles. Prévoyez aussi tôt les besoins alimentaires, la musique et les activités pour enfants. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : badges, fichiers musicaux, livraisons, boissons à refroidir et préparation du buffet doivent avoir un responsable identifié.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu
2
Fixer la date et les horaires
3
Faire les réservations
4
Concevoir l’invitation
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir le programme musical
9
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
10
Imprimer le déroulé
11
Confirmer les inscriptions
12
Répartir les bénévoles
13
Coordonner les livraisons
14
Signaler les allergies
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Créer les ordres du programme
17
Vérifier les fichiers musicaux
18
Trier la décoration
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Couper les légumes
2 personnes
24
Portionner les sauces
2 personnes
25
Préparer la vaisselle
2 personnes
26
Vérifier le lieu
2 personnes
27
Récupérer les clés
28
Décharger le matériel
4 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester la musique
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer un mur photo orange
2 personnes
38
Signaler l’entrée
2 personnes
39
Aménager l’espace enfants
3 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
44
Préparer les boissons
3 personnes
45
Installer la table d’inscription
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

47
Ouvrir les portes
2 personnes
48
Accueillir les invités
3 personnes
49
Cocher les inscriptions
2 personnes
50
Distribuer les badges
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Lancer la musique
55
Encadrer la piste de danse
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Réapprovisionner les toilettes
62
Accompagner le mur photo
63
Présenter le quiz orange
2 personnes
64
Distribuer les prix
65
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
66
Servir les repas diététiques
2 personnes
67
Assurer les annonces
68
Passer le dernier tour de musique
69
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

70
Couper la musique
71
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
72
Rassembler la vaisselle
3 personnes
73
Trier les déchets
3 personnes
74
Démonter le bar
3 personnes
75
Démonter le buffet
3 personnes
76
Retirer la décoration
4 personnes
77
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
78
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
79
Démonter l’éclairage
2 personnes
80
Faire la vaisselle
3 personnes
81
Nettoyer la cuisine
3 personnes
82
Nettoyer la salle
4 personnes
83
Nettoyer les toilettes
2 personnes
84
Inventorier le matériel
2 personnes
85
Rendre les articles empruntés
2 personnes
86
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Poteaux de balisageqté 6
Panneaux de piste de danseqté 24

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Bol à soupeqté 100
Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 120
Fourchettes de tableqté 120
Louchesqté 20

Décoration

Drapeaux orangeqté 12
Ballons orangeqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 14
Porte-serviettesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 8
Étiquettes de prixqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges électriquesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Cartes quiz orangeqté 120
Coloriages pour enfantsqté 100
Crayons de couleurqté 12
Jeuxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations : gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
À la clôture des inscriptions, comptez séparément les adultes et les enfants, puis ajustez les tables, les chaises, les assiettes et les verres au nombre confirmé, avec une petite marge.
Préparez le programme musical et vérifiez chaque fichier au plus tard 3 jours avant le bal. Imprimez aussi le déroulé et les ordres du programme pour les personnes qui coordonnent la soirée.
Planifiez les livraisons et la répartition des bénévoles 48 heures à l’avance. Donnez à chacun une mission précise : accueil, buffet, musique, décoration ou rangement.
Le jour même, refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et terminez les légumes, sauces, en-cas et la vaisselle avant l’ouverture des portes. Gardez les badges nominatifs et les panneaux indicateurs à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un bal orange ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’envoyer les invitations, de suivre les inscriptions et de régler les réservations et livraisons.
Quand envoyer les invitations pour un bal orange ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, avec une date limite de réponse fixée environ 10 jours avant le bal. Vous pourrez ainsi confirmer les quantités de repas, de vaisselle et de mobilier.
Quand préparer la décoration et les badges nominatifs ?: Triez la décoration 2 à 3 jours avant, puis installez les drapeaux, ballons, guirlandes et panneaux le jour même. Imprimez les badges après la clôture des inscriptions, au plus tard la veille.
Combien de boissons prévoir pour un bal orange ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 verres par personne, puis environ 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.