Organiser un atelier papier, étape par étape
Un atelier papier se prépare d’abord sur le papier : fixez la date, le programme et le nombre de participants avant d’acheter le matériel. Réservez la salle, l’enseignant et les accompagnateurs, puis envoyez des invitations avec des informations pratiques précises. La préparation des exemples, des consignes et des postes de travail prend souvent plus de temps que prévu. Gardez les derniers jours pour vérifier les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accès à la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle d’atelier
- 2
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 3
Réserver l'enseignant et les accompagnateurs
- 4
Rédiger les invitations
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Vérifier la liste des participants
- 9
Envoyer les infos pratiques aux participants
- 10
Choisir les méthodes et les exemples
2 personnes
- 11
Rédiger les consignes de l’atelier
- 12
Préparer les pochoirs
2 personnes
- 13
Imprimer les feuilles de travail
- 14
Vérifier le stock de matériel
- 15
Acheter le matériel manquant
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Répartir le matériel par table
3 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
- 19
Tester la musique et la présentation
- 20
Vérifier l’espace et l’accès
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Recouvrir les tables de papier
2 personnes
- 23
Aménager les stations de matériel
3 personnes
- 24
Installer le point café et thé
2 personnes
- 25
Mettre en place les en-cas et les boissons
2 personnes
- 26
Installer la table technique et de démonstration
2 personnes
Événement
- 27
Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
- 28
Accueillir l’atelier
- 29
Expliquer le travail en sécurité
- 30
Démontrer le pliage du papier
- 31
Encadrer la première session de travail
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
- 33
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 34
Encadrer le deuxième tour de travail
3 personnes
- 35
Servir le dîner
3 personnes
- 36
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
- 37
Encadrer le troisième tour de travail
3 personnes
- 38
Présenter les travaux
2 personnes
- 39
Emballer les travaux en toute sécurité
2 personnes
- 40
Ravitailler les dernières boissons
Suivi
- 41
Trier et emballer le matériel
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
2 personnes
- 44
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 45
Nettoyer l’espace de travail
3 personnes
- 46
Éteindre et ranger le matériel
- 47
Inventorier le matériel restant
- 48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 49
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Table pour le cateringqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verresqté 45
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Carafeqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Bouilloireqté 2
- Machine à caféqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Louchesqté 4
- Thermosqté 4
Matériel en papier
- Papier créatif coloréqté 500
- Papier à dessin blancqté 300
- Carton épaisqté 150
- Papier origamiqté 300
- Ancien magazineqté 40
- Papier aquarelleqté 100
Outils
- Ciseaux pour enfantsqté 25
- Ciseaux de bricolageqté 10
- Couteau de bricolageqté 6
- Planche à découperqté 6
- Règle métalliqueqté 10
- Crayonqté 50
- Gommeqté 25
Matériel
- Bâton de colleqté 40
- Colle liquideqté 12
- Pistolet à colleqté 4
- Cartouches de colleqté 80
- Marqueurs acryliquesqté 12
- Crayons de couleurqté 12
- Feutresqté 12
- Ruban washiqté 30
- Feuilles d'autocollants et de décorationqté 50
- Perforatricesqté 8
- Agrafeusesqté 6
- Agrafesqté 10
- Trombonesqté 200
- Pinces à lingeqté 100
- Pinceaux en mousseqté 30
- Tabliersqté 20
Présentation
- Exemples de travauxqté 12
- Badges nominatifsqté 50
- Stylos pour l’inscriptionqté 10
- Panneau de présentationqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 2
- Balais à main et pellesqté 3
- Épongesqté 6
Catering
- Glacièresqté 3
- Courses
Conseils
- Commencez par le format : bloquez la salle, définissez les horaires et confirmez l’enseignant avant de rédiger les invitations. Prévoyez aussi le temps d’installation et de rangement dans le programme.
- Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Faites une dernière vérification de la liste des participants quelques jours avant l’atelier, puis transmettez les informations pratiques.
- Préparez les méthodes, les exemples, les pochoirs et les feuilles de travail avant le jour J. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer une feuille abîmée ou accueillir une modification de dernière minute.
- Ne commandez pas le matériel à partir d’une liste générale sans vérifier le stock. Comptez les ciseaux, les supports en papier et les outils par table, puis répartissez-les avant l’arrivée du groupe.
- Installez les tables, les chaises et les stations de matériel avant l’accueil. Recouvrez les tables de papier, testez le vidéoprojecteur, l’écran, la musique et les multiprises, puis préparez séparément le point café, les boissons et les en-cas.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier papier ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour réserver la salle, confirmer l’encadrement, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour le stock, les impressions et l’installation.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier papier ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue si les participants doivent s’inscrire. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires et envoyez les informations pratiques après validation de la liste.
- Comment répartir le matériel par table ?
- Préparez un poste complet par table avant le début de l’atelier : papier, exemples, pochoirs et outils adaptés au groupe. Ajoutez au moins 1 ou 2 jeux de rechange pour éviter les interruptions en cas de casse ou de perte.
- Que faut-il vérifier la veille d’un atelier papier ?
- Vérifiez la liste finale, l’accès à la salle, les tables, les chaises, le matériel et les impressions. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, la musique et les rallonges, puis préparez le café, le thé, les boissons et les en-cas.
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