Zo organiseer je een papierworkshop

Begin met de ruimte, datum en inhoud voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de docent en begeleiders vast en bepaal welke werkvormen en voorbeelden passen bij de groep. Voor een papierworkshop zit de voorbereiding vooral in materiaalcontrole, duidelijke instructies en een logische tafelindeling. Werkbladen, sjablonen en papier leg je vooraf klaar; scharen, hobbymessen en snijmatten verdeel je per tafel of werkstation. Zo verlies je op de dag zelf geen tijd met zoeken of bijvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Docent en begeleiders vastleggen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
9
Deelnemers praktische info sturen
10
Werkvormen en voorbeelden kiezen
2 personen
11
Workshopinstructies uitwerken
12
Sjablonen voorbereiden
2 personen
13
Werkbladen printen
14
Materialenvoorraad controleren
15
Ontbrekende materialen inkopen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen per tafel verdelen
3 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Muziek en presentatie testen
20
Ruimte en toegang controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Tafels met papier bedekken
2 personen
23
Materialenstations inrichten
3 personen
24
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
25
Hapjes en drankjes klaarzetten
2 personen
26
Techniek en demonstratietafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
28
Workshop welkom heten
29
Veilig werken uitleggen
30
Papier vouwen demonstreren
31
Eerste werkronde begeleiden
3 personen
32
Dranken bijvullen
33
Pauzehapjes serveren
2 personen
34
Tweede werkronde begeleiden
3 personen
35
Avondmaaltijd serveren
3 personen
36
Servies en afval afruimen
2 personen
37
Derde werkronde begeleiden
3 personen
38
Werkstukken presenteren
2 personen
39
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
40
Laatste dranken bijvullen

Nazorg

41
Materialen sorteren en inpakken
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
45
Werkruimte schoonmaken
3 personen
46
Apparatuur uitschakelen en opbergen
47
Overgebleven materialen inventariseren
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Tafel voor cateringaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenkkanaantal 3
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Papiermateriaal

Gekleurd knutselpapieraantal 500
Wit tekenpapieraantal 300
Stevig kartonaantal 150
Origamipapieraantal 300
Oud tijdschriftaantal 40
Aquarelpapieraantal 100

Gereedschap

Kinderschaaraantal 25
Hobbyschaaraantal 10
Hobbymesaantal 6
Snijmataantal 6
Metalen liniaalaantal 10
Potloodaantal 50
Gumaantal 25

Materialen

Lijmstiftaantal 40
Vloeibare lijmaantal 12
Lijmpistoolaantal 4
Lijmpatronenaantal 80
Acrylstiftenaantal 12
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Washi tapeaantal 30
Sticker- en decoratievellenaantal 50
Perforatorsaantal 8
Nietmachinesaantal 6
Nietjesaantal 10
Paperclipsaantal 200
Knijpersaantal 100
Sponskwastenaantal 30
Schortenaantal 20

Presentatie

Voorbeeldwerkstukkenaantal 12
Naamkaartjesaantal 50
Pennen voor registratieaantal 10
Presentatiebordaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 3
Sponsjesaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Tips

Controleer de materialenvoorraad minstens 7 dagen vooraf. Tel papier per werkvorm en leg per tafel een vaste set klaar met scharen, snijmatten en eventueel hobbymessen.
Stuur praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Vermeld de starttijd, toegang tot de ruimte, wat deelnemers zelf meenemen en wanneer je dieetwensen nodig hebt.
Plan de ruimte alsof deelnemers tegelijk werken, knippen en materiaal pakken. Houd materiaalstations vrij toegankelijk en zet tafels met papier klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Test beamer, projectiescherm, muziek en verlengsnoeren minimaal 1 dag vooraf. Controleer ook of er genoeg stekkerdozen zijn en of de presentatie vanaf de plek van de docent goed zichtbaar is.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat de werktafels zijn ingericht. Gebruik een aparte cateringtafel met kopjes, glazen, borden, bestek en serveerschalen, zodat papier en voedsel elkaar niet in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een papierworkshop organiseren?: Leg ruimte, datum, programma, docent en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en materiaalinkopen te verwerken.
Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig voor een papierworkshop?: Maak voor elke deelnemer een eigen basisset en tel per werkvorm extra papier mee. Reken daarnaast op ongeveer 10 procent reservepapier en reserveer per tafel minstens 2 tot 3 scharen, afhankelijk van de groepsgrootte.
Wanneer moet ik de materialen voor een papierworkshop klaarzetten?: Controleer en koop ontbrekende materialen uiterlijk 7 dagen vooraf. Verdeel papier, sjablonen, werkbladen en gereedschap bij voorkeur de dag ervoor per tafel, zodat je op de workshopdag alleen nog hoeft te controleren.
Hoe richt ik een ruimte in voor een papierworkshop?: Zet tafels zo neer dat iedere deelnemer voldoende werkoppervlak heeft en materiaalstations bereikbaar blijven. Reserveer minstens 30 tot 45 minuten vóór de start voor tafels, stoelen, papierbedekking, techniek, koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.