Organiser un atelier de leadership, étape par étape

Un atelier de leadership demande plus qu’un bon programme : les participants doivent être confirmés, la salle adaptée au travail en groupe et le matériel prêt avant leur arrivée. Commence par cadrer les inscriptions et les besoins alimentaires, puis réserve le lieu et construis le déroulé. La veille, vérifie la technique, prépare les supports et installe les espaces de travail. Le jour J, l’accueil doit permettre à chacun de trouver rapidement sa place et son matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des participants
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Réserver le lieu
7
Commander le catering
8
Élaborer le programme de l'atelier
2 personnes
9
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
10
Finaliser la présentation
11
Imprimer les feuilles de travail
12
Créer des badges nominatifs
13
Envoyer les informations aux participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
16
Préparer le matériel
2 personnes
17
Vérifier l’espace
2 personnes
18
Installer les tables
2 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Installer l'écran de présentation
2 personnes
21
Tester la technique
2 personnes
22
Aménager les tables de travail
2 personnes
23
Installer la table d'inscription
24
Préparer le coin café
2 personnes

Événement

25
Assurer l’accueil
2 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Ouvrir l'atelier
28
Donner une introduction au leadership
29
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
30
Servir les boissons de pause
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Animer un exercice de réflexion
2 personnes
33
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
34
Servir le dîner
3 personnes
35
Rassembler la vaisselle
2 personnes
36
Encadrer l’exercice approfondi
2 personnes
37
Faire établir les plans d'action
2 personnes
38
Animer la séance de questions-réponses
39
Clôturer l'atelier
40
Faire le check-out des participants

Suivi

41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Remettre le mobilier en place
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
2 personnes
45
Ranger le matériel technique
2 personnes
46
Vérifier le matériel
47
Stocker les restes
48
Retourner les matériels de location
2 personnes
49
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabouretsqté 6
Poubellesqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Papier pour chevaletqté 8
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Marqueursqté 36
Post-itqté 12
Feuilles de travailqté 40
Blocs-notesqté 36
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 36
Trombonesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Assiettes de dînerqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Aspirateur à main
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par établir la liste des participants, puis envoie les invitations et traite les inscriptions au fur et à mesure. Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et confirme chaque participation avant de commander le catering.
Réserve une salle qui permet d’installer des tables de travail, des chaises et un espace d’accueil séparé. Prévois aussi une table d’inscription et suffisamment d’espace pour circuler entre les groupes.
Finalise le programme et les méthodes de travail avant d’imprimer les feuilles de travail. Prépare les badges nominatifs, les blocs-notes, les stylos, les post-it et les marqueurs en fonction du nombre confirmé de participants.
Teste la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au plus tard la veille. Une vérification de 15 minutes sur place évite de découvrir un problème au début de l’atelier.
Installe les tables, les chaises, les chevalets et le tableau blanc avant l’arrivée du groupe. Mets les boissons au frais, prépare le coin café et place les carafes d’eau, les verres et les supports de travail là où ils seront utilisés.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un atelier de leadership ?: Lance les invitations au moins 3 à 4 semaines avant l’atelier afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Réserve le lieu et commande le catering dès que le nombre de participants est suffisamment fiable.
Quand faut-il confirmer les participants à un atelier de leadership ?: Fixe une date limite de confirmation environ 7 jours avant l’atelier. Utilise ensuite ce nombre pour finaliser le catering, les badges, les feuilles de travail et l’aménagement des tables.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier de leadership ?: Consacre 30 à 45 minutes à la vérification de la salle, de la présentation et de chaque élément technique. Prépare aussi les supports imprimés, les badges, le matériel d’atelier et les boissons pour éviter les tâches urgentes le matin même.
Comment organiser l’accueil des participants le jour de l’atelier ?: Installe la table d’inscription au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue. Place les badges à portée de main, indique l’espace de travail et garde les informations pratiques ainsi que les éventuels besoins alimentaires à disposition.

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