Organiser un atelier de dessin, étape par étape

Un atelier de dessin se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par fixer le programme et la capacité de l’espace avant d’ouvrir les inscriptions. Le matériel doit être commandé assez tôt pour composer un kit par participant, tandis que les besoins alimentaires se recueillent avec les inscriptions. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, protéger les surfaces, tester l’éclairage et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’espace de travail
2
Fixer le programme de l'atelier
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations pratiques
7
Commander le matériel de dessin
8
Vérifier la liste des courses
9
Faire les courses
2 personnes
10
Vérifier les livraisons
11
Imprimer les feuilles de travail
12
Faire des dessins d’exemple
13
Composer les kits de dessin
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les snacks
2 personnes
17
Préparer le repas sur le pouce
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Protéger les tables
2 personnes
21
Préparer le matériel de dessin
2 personnes
22
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
23
Tester la technique et l’éclairage

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Expliquer le programme et le matériel
26
Démontrer les techniques de base
27
Encadrer l’exercice de dessin
2 personnes
28
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
29
Animer les exercices de suivi
2 personnes
30
Servir le repas sandwich
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
32
Encadrer le dessin libre
2 personnes
33
Présenter les travaux
34
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Emballer le matériel de dessin
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Faire la vaisselle
2 personnes
38
Rassembler les déchets
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Compter le stock
41
Ranger les matériaux réutilisables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 22
Tables d'appointqté 2
Porte-manteau

Équipement

Lampes de tableqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte Bluetooth
Minuteur de cuisine
Glacièresqté 2

Dessin

Papier à dessin A4qté 250
Carnets de croquisqté 22
Crayons graphiteqté 60
Crayons de couleurqté 22
Feutres finsqté 44
Gommes à malaxerqté 22
Taille-crayonsqté 12
Bâtons de charbonqté 44
Occulteursqté 22
Règlesqté 22
Dessous-de-platqté 22
Palettes de mélangeqté 22
Gobelets d'eauqté 22
Sets de pinceauxqté 22
Ruban adhésifqté 6
Pâte adhésiveqté 4
Ciseauxqté 8
Bacs à crayonsqté 10
Chemises à dessinsqté 22

Décoration

Rouleaux de nappesqté 3
Badges nominatifsqté 25
Porte-badgesqté 25
Panneau d’accueil

Vaisselle

Verres à boireqté 30
Tasses à caféqté 24
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balayette et pelleqté 2
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez la durée, les exercices prévus et le matériel fourni afin que les participants sachent à quoi s’attendre dès leur inscription.
Prévoyez un kit de dessin par personne, avec une petite marge de 2 à 3 kits supplémentaires. Il faut notamment répartir le papier, les crayons, les gommes, les taille-crayons et les feutres avant l’arrivée du groupe.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant l’atelier. Précisez l’horaire, l’accès à la salle, ce qui est fourni et l’organisation du repas sur le pouce.
Installez les tables et les chaises avant de sortir le matériel de dessin. Protégez les surfaces avec les nappes, prévoyez des tables d’appoint pour le buffet et laissez un passage dégagé vers le porte-manteau.
Ne repoussez pas le test technique au début de l’atelier : vérifiez l’éclairage de chaque table, les rallonges, les multiprises et l’enceinte au moins 30 minutes avant l’accueil. Refroidissez aussi les boissons et préparez les snacks à ce moment-là.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de dessin ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour réserver l’espace, fixer le programme, envoyer les invitations et commander le matériel. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, les impressions et la préparation des kits.
Quand commander le matériel pour un atelier de dessin ?: Commandez-le au moins 10 jours avant l’atelier, surtout si vous prévoyez du papier, des carnets, du charbon, des pinceaux ou plusieurs types de crayons. Vérifiez la livraison 3 à 5 jours avant afin de pouvoir remplacer un article manquant.
Combien de places prévoir par table pour un atelier de dessin ?: Prévoyez généralement 4 à 6 participants par table pour que chacun puisse poser son papier et son matériel sans se gêner. Ajoutez une table d’appoint pour les fournitures communes et une autre si le buffet prend de la place.
Que préparer le jour même avant l’arrivée des participants ?: Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, protéger les surfaces, répartir les kits et placer les feuilles de travail. Réservez les 30 dernières minutes au test de l’éclairage et de la technique, puis à l’accueil des participants.

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