Organiser un atelier d’improvisation sans rien laisser au hasard
Un atelier d’improvisation se prépare d’abord autour du programme, de la salle et de l’encadrement. Fixez la date, confirmez le formateur et son accompagnant, puis ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître l’effectif réel. Le nombre de participants détermine la disposition en cercle, le matériel et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, concentrez-vous sur les exercices, les cartes de jeu, l’accès à la salle et l’accueil afin de pouvoir commencer à l’heure.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
- 2
Réserver la salle d’atelier
- 3
Confirmer le formateur et l’accompagnant
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Tenir à jour la liste des participants
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Envoyer les informations pratiques
- 9
Élaborer le programme
2 personnes
- 10
Sélectionner des exercices d’improvisation
2 personnes
- 11
Préparer les cartes de jeu
- 12
Vérifier la liste des courses
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Rassembler le matériel
2 personnes
- 15
Préparer les étiquettes nominatives
- 16
Composer la playlist musicale
- 17
Vérifier le trajet et l’accès
Événement
- 18
Ouvrir la salle
2 personnes
- 19
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 20
Enregistrer les participants
2 personnes
- 21
Distribuer les étiquettes nominatives
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Préparer l’eau et les boissons sans alcool
- 24
Disposer les chaises en cercle
3 personnes
- 25
Libérer une salle de répétition
2 personnes
- 26
Installer le paperboard et le matériel
2 personnes
- 27
Tester le système de sonorisation
- 28
Accueillir les participants
2 personnes
- 29
Présenter le règlement intérieur et le programme
- 30
Encadrer l’échauffement
2 personnes
- 31
Animer les exercices d'improvisation
2 personnes
- 32
Encadrer les pauses
2 personnes
- 33
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Déplacer le matériel pendant les exercices
2 personnes
- 36
Prendre une photo de groupe
- 37
Clôture et collecte des retours
2 personnes
- 38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 39
Trier les matériaux
2 personnes
- 40
Faire la vaisselle
2 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 43
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 44
Éteindre la technique
- 45
Restituer le matériel emprunté
- 46
Ranger les courses restantes
- 47
Fermer la salle
- 48
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 24
- Tablesqté 4
- Tables d'appointqté 2
- Portant à vêtements
- Poubellesqté 3
Matériel d'atelier
- Paperboard
- Blocs de paperboardqté 2
- Marqueurs noirsqté 6
- Feutres de couleurqté 2
- Post-itqté 6
- Stylos à billeqté 24
- Étiquettes nominativesqté 24
- Fiches cartonnéesqté 100
- Cartes de jeuqté 60
- Ruban de masquageqté 3
- Écharpesqté 12
- Balles souplesqté 4
- Chapeauxqté 6
- Accessoires de costumeqté 12
- Lots de journauxqté 6
- Minuteur de cuisine
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
- Support de téléphone
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Carafeqté 3
- Plateaux de serviceqté 3
Catering
- Glacière
- Courses
Nettoyage
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillièreqté 2
- Seau
Conseils
- Bloquez la salle avant d’envoyer les invitations et vérifiez qu’elle permet de libérer un espace de répétition, avec suffisamment de chaises pour former un cercle.
- Confirmez le formateur et l’accompagnant au moins deux semaines avant l’atelier, puis transmettez-leur le programme final et les exercices sélectionnés.
- Arrêtez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’atelier. Utilisez-la pour relancer les inscrits, recueillir les besoins alimentaires et préparer les étiquettes nominatives.
- Préparez les cartes de jeu, fiches cartonnées, feutres, post-it, accessoires et balles souples la veille. Testez aussi l’enceinte Bluetooth, les rallonges et le minuteur.
- Ouvrez la salle 45 à 60 minutes avant l’arrivée du groupe : installez l’accueil, les boissons, les chaises en cercle et le matériel de chaque exercice.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier d’improvisation ?
- Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver la salle, confirmer le formateur, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les relances, les achats et la préparation du matériel.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier d’improvisation ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’atelier afin d’ajuster les chaises, les boissons et les besoins alimentaires.
- Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?
- Arrivez 45 à 60 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’ouvrir la salle, de dégager l’espace de répétition, de disposer les chaises en cercle et de tester la musique.
- Que faut-il vérifier la veille d’un atelier d’improvisation ?
- Vérifiez la liste des participants, le trajet, l’accès à la salle, les courses et tout le matériel prévu pour les exercices. Préparez également les étiquettes nominatives et les cartes de jeu pour éviter de les chercher au démarrage.
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