Organiser quatre jours de marche, étape par étape

Quatre jours de marche demandent une organisation continue, pas seulement un bon itinéraire. Commencez par obtenir les autorisations et réserver les lieux de départ et d’arrivée, puis verrouillez les parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les points qui posent le plus souvent problème sont les toilettes, la circulation, les besoins alimentaires et les moyens de communication entre équipes. Prévoyez aussi une vraie phase de contrôle avant chaque journée : météo, balisage, cartes, matériel et consignes d’évacuation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Définir les itinéraires de randonnée
3 personnes
3
Contacter les responsables des parcours
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Réserver les toilettes
6
Créer le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
12
Vérifier les cartes d'itinéraire
2 personnes
13
Définir les itinéraires d’évacuation
2 personnes
14
Établir les listes de départ
2 personnes
15
Imprimer les cartes des participants
2 personnes
16
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
17
Créer des panneaux de direction
3 personnes
18
Préparer le briefing des bénévoles
19
Vérifier les prévisions météo
20
Commander les courses
2 personnes
21
Inspecter à nouveau l'itinéraire
3 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Installer le lieu de départ
6 personnes
24
Installer le site de clôture
6 personnes
25
Installer les tables d'inscription
3 personnes
26
Préparer les kits des participants
4 personnes
27
Remplir les glacières
3 personnes
28
Charger les talkies-walkies
29
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

30
Installer les panneaux d'itinéraire
6 personnes
31
Monter les points de contrôle
6 personnes
32
Ouvrir le comptoir d’accueil
3 personnes
33
Enregistrer les participants
4 personnes
34
Distribuer les cartes de départ
3 personnes
35
Donner les consignes de départ
2 personnes
36
Tenir le poste de route
8 personnes
37
Tenir le checkpoint
6 personnes
38
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
41
Distribuer les médailles
3 personnes
42
Fermer le parcours
4 personnes
43
Retirer les panneaux d’orientation
6 personnes
44
Ranger le site de la journée
6 personnes
45
Établir l’itinéraire du jour 2
6 personnes
46
Ouvrir le point d’accueil du jour deux
3 personnes
47
Enregistrer les participants du deuxième jour
4 personnes
48
Tenir le point de parcours du deuxième jour
8 personnes
49
Assurer le checkpoint du deuxième jour
6 personnes
50
Distribuer les soins du deuxième jour
4 personnes
51
Enregistrer l’arrivée du deuxième jour
4 personnes
52
Ranger l’itinéraire du jour deux
6 personnes
53
Mettre en place l’itinéraire du jour trois
6 personnes
54
Ouvrir le point de départ du jour 3
3 personnes
55
Tenir le point de parcours du troisième jour
8 personnes
56
Tenir le point de contrôle du jour trois
6 personnes
57
Distribuer de l'eau le troisième jour
4 personnes
58
Enregistrer l’arrivée du jour 3
4 personnes
59
Ranger le parcours du troisième jour
6 personnes
60
Tracer le parcours final
8 personnes
61
Ouvrir le comptoir de départ de la finale
3 personnes
62
Tenir le dernier poste du parcours
10 personnes
63
Assurer le checkpoint final
8 personnes
64
Distribuer le ravitaillement de la finale
5 personnes
65
Vérifier les finissants
5 personnes
66
Remettre les médailles de fin
5 personnes
67
Diffuser la musique d’arrivée
68
Retirer le parcours final
8 personnes

Suivi

69
Vider le site d'arrivée
8 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le lieu
5 personnes
72
Trier les matériaux
3 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer les glacières
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Rendre les objets trouvés
79
Archiver les données de l'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 4
Poubellesqté 12
Barrières de fouleqté 20

Équipement

Glacièresqté 10
Talkies-walkiesqté 12
Chargeursqté 12
Téléphones portablesqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Mugs réutilisablesqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Carafes d’eauqté 20

Matériel de sport

Cartes d'itinéraireqté 400
Cartes des participantsqté 400
Numéros de départqté 400
Rubans de médailleqté 400
Médailles de marcheqté 400
Cônesqté 60
Ruban de balisageqté 12
Panneaux de directionqté 180
Panneaux de kilométrageqté 40
Presse-papiersqté 20
Kits de tamponsqté 12
Tampons encreursqté 20
Siffletsqté 20
Gilets réfléchissantsqté 30
Plots de circulationqté 40
Lampes de pocheqté 20
Mètres rubansqté 4
Flèches de parcours de secoursqté 40

Cuisine

Thermosqté 12
Distributeurs d'eauqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Supports pour serviettesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 4
Gants de sécuritéqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le départ par les autorisations, les parcours et les réservations. Les responsables des chemins et les lieux d’accueil doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Ouvrez les inscriptions seulement quand les distances, les horaires et les points de départ sont définitifs. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour traiter les listes, les besoins alimentaires et les cartes des participants.
Pour quatre jours, répartissez les bénévoles par fonction et par journée : inscription, circulation, orientation et assistance. Faites un briefing de 20 à 30 minutes avant chaque départ et vérifiez que les talkies-walkies, téléphones et chargeurs sont opérationnels.
Contrôlez chaque itinéraire deux fois : une première fois après sa conception, puis une nouvelle inspection juste avant la marche. Vérifiez les panneaux de direction, les repères kilométriques, les cônes, les cartes et les itinéraires d’évacuation.
Installez séparément le départ et le site de clôture la veille si possible. Prévoyez les tables d’inscription, les tentes, les toilettes, les poubelles, l’eau, les gobelets et les glacières avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de marche ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer les quatre parcours, réserver les lieux et recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour quatre jours de marche ?: Ouvrez-les dès que les itinéraires et les horaires sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant le début. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant pour préparer les listes et les cartes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend des intersections et des points de contrôle, mais répartissez au minimum une équipe dédiée aux inscriptions, une aux parcours et une à la circulation pour chaque journée. Confirmez les effectifs au plus tard 2 semaines avant.
Quand vérifier les parcours de marche ?: Faites une première vérification après la création des itinéraires, puis une seconde dans les 24 à 48 heures avant chaque journée. Contrôlez alors le balisage, les obstacles, les panneaux et les solutions d’évacuation.

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