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Checklist pour organiser une visite à la foire annuelle

Une visite à la foire annuelle demande plus qu’une réservation de groupe. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, prévoir un transport fiable et transmettre les bonnes informations avant le départ. Le jour venu, les badges, les billets, le point de rassemblement et les consignes évitent les pertes de temps. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants et au contrôle des présences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Enregistrer la liste des participants

  • Réserver le transport

  • Faire une réservation de groupe

  • Organiser les badges d'accès

  • Vérifier le parcours accessible

    2 personnes

  • Définir les espaces de repos

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Préparer les packs participants

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    2 personnes

  • Confirmer le transport et l’itinéraire

  • Informer les accompagnateurs

    4 personnes

Événement

  • Mettre en place le point de rassemblement

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Vérifier les présences

    2 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Expliquer les consignes de groupe

  • Accompagner le groupe au marché

    4 personnes

  • Accompagner la visite du marché libre

    4 personnes

  • Distribuer les boissons et les snacks

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer la pause

    3 personnes

  • Encadrer le repas de groupe

    4 personnes

  • Recompter les participants

    2 personnes

  • Communiquer le point de départ

    2 personnes

  • Accompagner le groupe au point de départ

    4 personnes

  • Vérifier les présences avant le départ

    2 personnes

  • Raccompagner le groupe au point de départ

    4 personnes

  • Aider les participants à descendre en toute sécurité

    4 personnes

Suivi

  • Rassembler les objets perdus

    2 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer la vaisselle et les glacières

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Documentation

  • Listes de participantsqté 4
  • Cartes d'itinéraireqté 30
  • Formulaires de contact d'urgenceqté 30
  • Billets d’entréeqté 30

Communication

  • Badges nominatifsqté 30
  • Porte-badgesqté 30
  • Talkies-walkiesqté 4
  • Téléphones portablesqté 4
  • Batteries externesqté 4

Mobilier

  • Chaises pliantesqté 6
  • Tables pliantesqté 2

Catering

  • Glacièresqté 3
  • Thermosqté 4
  • Courses

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 40
  • Assiettes réutilisablesqté 35
  • Couverts réutilisablesqté 35

Cuisine

  • Plateaux de serviceqté 6
  • Louchesqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Pains de glaceqté 12

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Gel hydroalcooliqueqté 3
  • Gilets réfléchissantsqté 4

Pratique

  • Parapluiesqté 6
  • Sacs de courses pliablesqté 6
  • Poubellesqté 3

Conseils

  • Commencez les inscriptions assez tôt pour obtenir une liste fiable des participants, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence avant de réserver définitivement le transport.
  • Prévoyez un point de rassemblement clairement indiqué et imprimez une carte d’itinéraire pour chaque participant, surtout si le groupe se déplace entre plusieurs espaces de la foire.
  • Vérifiez l’accessibilité du parcours et identifiez les espaces de repos avant le jour du départ. Les chaises pliantes et les gilets réfléchissants sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
  • Préparez les badges nominatifs, les porte-badges et les billets d’entrée à l’avance, puis gardez une liste imprimée pour vérifier les présences sans dépendre d’un téléphone.
  • Remplissez les glacières et les thermos le jour même, avec des pains de glace, des gobelets réutilisables et une trousse de premiers secours facilement accessibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une visite à la foire annuelle ?
Envoyez-les au moins 4 semaines avant la visite afin de laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le départ.
Combien de temps avant faut-il réserver le transport ?
Réservez le transport dès que le nombre prévisionnel de participants est connu, idéalement 3 à 4 semaines avant la foire. Confirmez l’horaire, l’itinéraire et le point de prise en charge 48 heures avant.
Que faut-il préparer la veille de la foire annuelle ?
La veille, vérifiez les prévisions météo, les billets, les badges, la liste des participants et les cartes d’itinéraire. Préparez aussi les packs participants, le matériel de communication et les glacières pour éviter les recherches le matin.
Comment gérer l’accueil d’un groupe à la foire ?
Arrivez au point de rassemblement 20 à 30 minutes avant l’heure annoncée. Accueillez les participants, vérifiez les présences, distribuez les badges et expliquez les consignes avant de rejoindre la foire.

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